Comparer le transfert, les alias, les groupes de distribution et les boîtes aux lettres partagées

Votre email Microsoft 365 inclut plusieurs types d'adresses pour gagner du temps et améliorer la collaboration. Ces adresses sont associées à votre plan de messagerie et ne disposent pas de leur propre nom d'utilisateur ou mot de passe pour vous connecter.

Jane, propriétaire d'une entreprise immobilière, gère une équipe d'employés. Voyons comment elle utilise le transfert des emails, les alias, les groupes de distribution et les boîtes aux lettres partagées pour travailler avec son équipe.

Transfert

Un transfert d'e- mail livre automatiquement les e-mails vers un autre compte de messagerie. Quand quelqu'un envoie un message à votre adresse email Microsoft 365, vous le verrez dans la boîte de réception de l'autre compte.

Jane a des comptes de messagerie personnels et professionnels. Pour gagner du temps à consulter ses e-mails, elle crée un transfert de messagerie afin que son e-mail professionnel Microsoft 365, jane @ , soit automatiquement transféré vers son compte Gmail personnel. Il lui suffit désormais de se connecter à Gmail pour voir tous ses emails.

Transférer votre compte Microsoft 365 vers une autre adresse email .

Alias

Les alias sont un bon moyen de faire paraître une petite entreprise plus grande. Un alias est une adresse email complètement différente ajoutée à une boîte aux lettres. Tout ce qui est envoyé à une adresse mail alias est reçu dans la boîte de réception du compte mail principal.

Jane crée l'alias Careers @ à l'aide de son compte de messagerie principal, jane @ . Lorsqu'un futur employé envoie un mail à Careers @ , il est automatiquement envoyé à Jane @ . Lorsque Jane répond, le futur employé voit un message de jane @ .

Créez un alias de messagerie .

Groupes de distribution

Les groupes de distribution vous font gagner du temps lorsque vous collaborez avec un groupe. Au lieu d'inclure individuellement l'adresse e-mail de chaque personne, vous pouvez utiliser l'adresse du groupe de distribution pour envoyer un e-mail à tous les membres du groupe. Les utilisateurs approuvés peuvent également envoyer des e-mails en tant que groupe de distribution, par exemple pour les ressources humaines ou les groupes de formation. Pour inclure une personne extérieure à votre domaine (comme un vendeur ou un fournisseur), commencez par l’ajouter en tant que contact partagé .

Jane crée l' équipe du groupe de distribution @ pour envoyer des e-mails et des rendez-vous à ses trois employés.

Créez un groupe de distribution .

Boîtes aux lettres partagées

Les boîtes aux lettres partagées fournissent une adresse email générique à laquelle plusieurs personnes peuvent accéder et envoyer. Ils offrent des fonctionnalités de collaboration améliorées, notamment un stockage dédié pour voir les messages précédents, un calendrier partagé et des contacts. Une autorisation est requise pour accéder ou envoyer en tant qu'adresse de boîte aux lettres partagée.

Les deux assistants de Jane aident à répondre aux questions générales et aux demandes de renseignements. Pour que les deux assistants puissent accéder aux mails et y répondre, Jeanne crée les questions @ de la boîte aux lettres partagée.

Créez une boîte aux lettres partagée .