إذا كنت تعمل من المنزل، فأنت بحاجة إلى التأكد من أن لديك بيئة عمل مناسبة لكي تكون منتجاً. العمل عن بُعد ليس شيئاً جديداً بالنسبة لي. أنا أسافر غالباً بين الاجتماعات، مع حاسوبي المحمول. فمكتبي و عملي هو أينما كنت.
ولكن، أنا أول من يجب أن يعترف أن العمل من المنزل (أو فندق أو مقهى ... أي مكان؟) أصعب بكثير مما يعتقده معظم الناس. من تجربتي سأقدم لك بعض النصائح الجيدة لمساعدتك في التركيز وإنتاجية والأهم من ذلك الإيجابية.
إليك أفضل خمسة نصائح:
استخدم البرامج التكنولوجية
قد يبدو استخدام البرامج التكنولوجية اللازمة لك للعمل من المنزل أمراً صعباً، ولكنه يمكن أن يكون سريعاً ورخيصاً في الحقيقة.
- Zoom: جودة سريعة ورائعة، نستخدم Zoom عبر مؤسستنا بأكملها في مؤتمرات و اجتماعات الفيديو. و فهو يسهل علينا مشاركة الشاشة وتسجيل ودعوة الآخرين للانضمام، يعد حل رائع لعمل اجتماع فعال للشركات الكبيرة والصغيرة على حد سواء.
- Microsoft Office 365: سواء كان تقريراً أو جدول بيانات أو مشاركة مدونة تعمل عليها، يستخدم Office 365 تقنية السحابة للحفاظ على نسخة مباشرة من عملك آمنة. يمكنك العمل بمفردك أو بالتعاون مع فريقك. أفضل جزء هو أنك تقوم بالحفظ مباشرة إلى محرك الأقراص الخاص بك عبر جهاز الكمبيوتر الخاص بك، ولكن يمكنك الوصول إلى ملفاتك من أي جهاز باستخدام تسجيل الدخول للحساب الخاص بك. لذا فإن مكتبك يتبعك حقاً أينما ذهبت.
- Slack: بدلاً من مجموعات رسائل البريد الإلكتروني الطويلة التي تملأ البريد الوارد، يتيح لك Slack إعداد قنوات الدردشة العامة والخاصة، مع سهولة التنقل ومشاركة المستندات. إنه متاح على كل من الهاتف المحمول وسطح المكتب، لذلك يمكنك دائما متابعة عملك بسهولة أينما كنت.
مقالات ذات صلة: أفضل التطبيقات للشركات الصغيرة التي تساهم في نجاح العمل
جهز لنفسك مكاناً أثناء العمل من المنزل
سواء كانت طاولة المطبخ أو مكتباً في غرفة الطعام أو حتى سريرك، فأنت بحاجة لمساحة خاصة فيك للعمل. إن امتلاك غرفة منفصلة في منزلك يعد ترفاً بالنسبة لمعظمنا، لذا فإن أفضل شيء هو مكتب مخصص أو مساحة عمل في أي غرفة من غرف البيت المريحة.
اختر كرسياً مريحاً، أو كرة بيلاتيس، أيهما سيسمح لك بالعمل بشكل مريح بشكل مكثف مع الحد الأدنى من التشتيت.
إذا كنت تعيش مع أشخاص آخرين وكان "مكتبك" في منطقة مزدحمة من المنزل، فقم بإعلامهم مقدماً من أنك ستحتاج منهم ترك المكان خلال ساعات العمل، أو أن يبقوا بشرط أن يحافظوا على هدوئهم.
اضاءة جيدة و هواء نقي
على الرغم من أن المكتب المنزلي يمنحك جميع أنواع الامتيازات و الحرية، إلا أنه من السهل جداً الجلوس على مكتبك في الصباح قبل أن تدرك مرور أربع ساعات و أنت لم تنهض من المنزل أو تغادره لتتنفس الهواء النقي. أشعر بالخجل من القول أنني عملت ثلاثة أيام دون أن أغادر المنزل لأنني لم يكن لدي "وقت" للراحة.
تعتبر فترات الراحة المنتظمة، مثل المشي السريع إلى المقهى الخاص بك، أمراً مهماً لإعطاء دماغك استراحة، وإبقائك يقظاً ذهنياً. كل صباح أنت بحاجة الى تنشق الهواء و التعرض لفيتامين "د"، لذلك انضبط المنبه لتذكيرك بأخذ استراحة و الذهاب لتنشق الهواء النقي.
يجب عليك أيضاً محاولة التأكد من أن مكتب منزلك في منطقة تحصل على ضوء جيد و كافي لمستوى الدماغ والطاقة. يُعد عدم وجود ضوء الشمس سبباً كبيراً للاضطراب العاطفي الموسمي (SAD)، والذي قد يكون من الصعب اكتشافه والتعافي منه.
احتفظ بجدار للأفكار
عند العمل ستلاحظ أن الأفكار والملاحظات التي يجب تذكرها تأتي من كل مكان وفجأة. لذا، أجد أن كتابتها و تعليقها على جدار خاص بالأفكار حول جهاز الكمبيوتر الخاص بي أو على مخططي الأسبوعي يبقيها في ذهني.
استخدم جدار الأفكار لتعليق كل شيء بدءاً من النصائح التي قرأتها عبر الإنترنت إلى نقطة مهمة تحتاج إثارتها في الاجتماع القادم. فالجلوس في الصباح مع كوب من الشاي وجدار مليء بالأفكار أفضل بكثير من تسجيل الدخول لحاسوبك و التحديق في شاشة فارغة. بالاضافة الى أنني شخص يعمل وفق قوائم محددة، فاحتاج غالباً لاستخدام جدار الملاحظات لكتابة قائمة المهمات التي يجب إنجازها لليوم. إن لم أقم بتعليقها على جدار الأفكار فأنا ألق نظرة على قائمة مهام Outlook الخاصة بي. وفي الحقيقة، لا يوجد شيء أكثر إرضاءً من وضع علامة على قائمة كاملة من المهام في نهاية كل يوم.
مقالات ذات صلة: اوت لوك 365: ما هو أوت لوك في أوفيس 365 وكيف يمكنك استخدامه؟
استخدم حلول التخزين الرقمي أثناء العمل من المنزل
تتوفر حلول التخزين الرقمية لكل شيء تقريباًً، لذلك لا تحتاج إلى مئات المجلدات للحفاظ على مكتبك في المنزل منظماً. تماماً مثل Office 365 الذي يساعدني في العمل أثناء التنقل، فهو يهتم أيضاً بمعظم مشكلات التخزين الخاصة بي و يساعدني على ايجاد ملفاتي و عملي أينما كنت فقط بضغطة زر.
ما زال التخزين الورقي موجود، ولكن حلول التخزين الرقمية الأنيقة ذات أهمية حيوية.
بغض النظر عما إذا كانت ملفاتك رقمية أو مطبوعة، فراجعها بانتظام وافهم سبب الاحتفاظ بها. إذا كنت تفضل الاحتفاظ بنسخة ورقية من ملفاتك فبالطبع احتفظ بواحدة. ولكن تذكر أنك تملك إمكانية مسحها رقمياً و الاحتفاظ بها للرجوع إليها في حال تعرض النسخة الورقية للتلف أو الفقد.
مهما قررت، لا توجد قواعد محددة للعمل من المنزل. فقط يجب أن تعمل بجد من أجلك وتبقي نفسك منتجاُ. ولكن قبل كل شيء، يجب أن تكون سعيداً.
