قد يبدو العمل من المنزل مثيراً في البداية، ولكن إذا كنت جديداً عليه، فقد يمثل تحدياً إلى حد ما. لأن البقاء متحفزاً ومنتجاً يمكن أن يكون صعباً. التواصل المستمر والتنسيق وإدارة المهام هي بعض المفاتيح للعمل بكفاءة من المنزل. باستخدام الأدوات والموارد المناسبة، ستظل متحمساً ومنتجاً كما يجب.
وفقًا لدراسة حديثة أجرتها شركة SurePayroll، فإن 86٪ من العمال يفضلون العمل بمفردهم عن بُعد للوصول إلى "أقصى إنتاجية".
بالإضافة إلى الوصول السريع إلى الإنترنت والشبكة الافتراضية الخاصة (VPN)، تسلط هذه المقالة الضوء على بعض الأدوات الأساسية التي يحتاجها كل موظف يعمل عن بُعد.
مقالات ذات علاقة: أفضل التطبيقات للشركات الصغيرة التي تساهم في نجاح العمل
التواصل الداخلي ضمن الفريق
التواصل المستمر مع أعضاء فريقك أمر ضروري. هناك عدد من أدوات الاتصال للتعاون في العمل متاحة مجاناً، ومعظمها لديه خطط مدفوعة أيضاً لفتح المزيد من الميزات. فيما يلي بعض الأدوات المفضلة لدي:
Slack
يَُعَد Slack أحد أدوات التعاون في العمل الأكثر شيوعاً الموجودة اليوم. إنه تطبيق لإدارة الاتصالات يفعل المعجزات لأولئك الذين يعملون من المنزل. يحتوي Slack على تطبيقات عبر الأنظمة الأساسية الرئيسية، بما في ذلك iOS و Android و MacOS و Windows. يمكنك إنشاء قناة خاصة لكل قسم، وإرسال رسائل مباشرة أيضاً. يتيح لك Slack مشاركة الملفات و حفظ الرسائل المهمة وتثبيت المستندات كمرجع سريع.
في حين أنه يساعد عادةً زملاء العمل عبر مواقع و بلدان مختلفة على التعاون بفعالية، إلا أنه سيكون مفيداً بشكل خاص حالياً مع وجود كل فرد من أعضاء الفريق في موقع منفصل.
Google Hangouts وMeet
على الرغم من أن Hangouts هي في الأصل أداة مراسلة فورية، يمكن استخدامها الآن لمكالمات الفيديو الجماعية أيضاً. تمتلك Google أيضاً حلاً تجارياً يعتمد على Hangouts يُسمى Google Meet، والذي يرتبط مع تقويم العمل الخاص بك لعرض اجتماعاتك تلقائياً، ويسمح لك بمشاركة شاشتك بسهولة في حالة رغبتك في إظهار الخطوات التفصيلية للقيام بشيء ما لأحد الزملاء.
مقالات ذات علاقة: ثمانية من منتجات جوجل يتوجب على جميع الشركات استخدامها
سهولة وكفاءة التواصل الداخلي بين أفراد الفريق هو حجر الأساس للعمل بكفاءة من المنزل. إذا لم يتمكن فريقك من التحدث مع بعضهم البعض، فقد يؤدي ذلك إلى بعض الصعوبات في سير العمل.
مشاركة المعلومات
أثناء العمل من المنزل، هل لديك معلومات أو مستندات تحتاج إلى مشاركتها مع فريقك؟ بالطبع تفعل! من أجل البقاء على اطلاع مع أعضاء فريقك بغض النظر عن مكان وجودهم، هناك بعض منصات مشاركة المعلومات التي يمكنك استخدامها:
DropBox
Dropbox هي أداة لمشاركة الملفات بين الأفراد و الفرق. يمكنك إنشاء ملفات لجميع المستندات والتقارير الخاصة بك، حتى يتمكن فريقك من الوصول إليها بسهولة. يمكن لفريقك بأكمله استخدام DropBox لتصفح الملفات وتنزيلها بسهولة. يمكن لـ DropBox عمل نسخ احتياطية من الملفات المهمة، من خلال جدولة عمليات مزامنة منتظمة. يتم تحديث الملفات تلقائياً لتزويدك بأحدث نسخة من ملفات فريقك. و كخاصية إضافية، يمكن الوصول إلى DropBox بلا إنترنت، لذلك لا يجد أي شخص نفسه في مأزق.
WeTransfer
WeTransfer هو نظام أساسي قائم على الكلاود و مصمم للسماح للمستخدمين بنقل أنواع مختلفة من الملفات مجاناً إلى مستخدمين آخرين على الإنترنت. استخدامه بسيط للغاية و مميز، خاصة لأنه يسمح لك بإرسال ملفات كبيرة جداً أو ثقيلة بطريقة مريحة وفعالة للغاية.
إدارة المهام للعمل من المنزل
هل تجد صعوبة في متابعة المهام؟ هل تريد تعيين أحد أعضاء فريقك لمتابعة المهام؟ في الحقيقة، لا شيء يساعد في تتبع مهامك مثل قائمة المهام. حيث تساعدك في البقاء على رأس الأولويات ومهام العمل. هناك عدد من الأدوات التي تساعدك على إنشاء قوائم مهام، والتي يمكن مشاركتها مع أعضاء الفريق حتى يتمكن الجميع من رؤية المهام التي يتم تنفيذها.
Asana
يتيح Asana للمدراء وأعضاء الفريق تحديد أولويات مهامهم. يتم عرض جميع المهام على اللوحة الرئيسية. يمكن للمدراء تعيين الموظف المطلوب منه إنجاز المهمة. كما ويمكن تحرير المهام والتعليق عليها لتحسين و تسهيل عملية التواصل. مع اقتراب الموعد النهائي للمهمة، فإنه يتم رفع المهمة إلى رأس لوحة التحكم لإظهار أولويتها.
Trello
يتيح Trello لفريقك بأكمله إنشاء وتصميم وتعيين المهام في واجهة مرئية مباشرة. يمكنك إنشاء بطاقات لكل مهمة، وفرزها حسب القسم أو المُكَلَف به أو القسم. تتيح أداة Trello التعاونية لفريقك بأكمله البقاء على اطلاع على تقدم المهام المختلفة، بطريقة جذابة و واضحة.
هناك بعض التطبيقات والأدوات البديلة التي يمكنك استخدامها مثل Zoho و Paymo. و التي تسمح للفرق الصغيرة بإدارة المشاريع بشكل فعال. باستخدامها، يمكن لزملاء العمل البقاء على اتصال ومتابعة الإنجاز الحاصل في المشروع دون إرسال تنبيهات في كل مرة يكون هناك تحديث أو إنجاز جديد، الأمر الذي يجعل ادارة المهام أسهل و أبسط.
أدوات الإنتاجية
هل تجد صعوبة في الحفاظ على إنتاجيتك أثناء العمل من المنزل؟ لا داعى للقلق. ستساعدك هذه الأدوات على تعزيز إنتاجيتك، وتتبع تقدم فريقك.
Rescue Time
هل يتشتت انتباهك بسهولة؟ هل تتم مقاطعتك باستمرار أثناء العمل من المنزل؟ Rescue Time هي أداة مفيدة للأشخاص الذين يحتاجون إلى القليل من المساعدة عندما يتعلق الأمر بالتركيز. يساعدك على فهم أين يذهب وقتك كل يوم، تحسين طاقتك، واستعادة السيطرة على يومك. يراقب التطبيق استخدام جهاز الكمبيوتر الخاص بك ويشير إلى أن انتباهك قد تشتت قليلاً. يمكنك أيضاً استخدامه لحظر وصولك مؤقتاً إلى مواقع الويب التي تستنزف الوقت لإزالة إغراء المماطلة.
World Time Buddy
هل تعمل مع فريق يعيش في مناطق زمنية مختلفة؟ World Time Buddy هو محول المنطقة الزمنية وجدولة الاجتماعات. يقضي على ارتباك اختلافات الوقت، من أجل تجنب تعارض الوقت والجدولة، والحفاظ على الإنتاجية.
Toggl
Toggl هو تطبيق للجدول الزمني يتتبع الوقت الذي تستغرقه لإكمال المهام. تقوم بتعيين مقدار معين من الوقت لإكمال المهمة، ويقوم Toggl بمزامنة هذه الإدخالات مع الكلاود، بحيث يبقى فريقك متابعاً لكل جديد. Toggl هو أيضاً نظام إعداد تقارير حيث يتيح لك تنزيل بيانات تتبع الوقت، مما يعرض لك المعلومات التي تحتاجها عندما تحتاج إليها.
الآن بعد أن غطينا الأدوات التي تحتاجها للعمل من المنزل، ما الأداة التي ستبدأ في استخدامها؟ يمكنك أيضاً التحقق من المقالة التي تقدم لك نصائح للعمل من المنزل.
