عادةً ما تكون حياة رواد الأعمال مشغولة وديناميكية. إذا كنت رائد أعمال، فعلى الأرجح سيكون لديك جدول أعمال ضيق للغاية، مما يعني أن يومك يبدأ مبكر جداً يومياً، وقضاء ساعات طويلة في الرد على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك، والانتقال من اجتماع إلى اجتماع آخر والتخطيط الدائم للمشاريع الجديدة ومتابعة فريقك. نحن نتفهم هذا ونعلم أنه في بعض الأحيان قد تشعر أنه لا توجد ساعات كافية في اليوم لإنجاز كل شيء. يقول غاري فاينرتشوك، مؤسس والرئيس التنفيذي لشركة التسويق الرقمي فاينر ميديا: إذا أراد مؤسسو الشركات الناشئة تحقيق النجاح، فيجب عليهم العمل ما لا يقل عن 18 ساعة في اليوم في السنة الأولى. لمساعدتك في تحقيق أقصى استفادة من وقتك، قمنا بتجميع قائمة بها نصائح تساعدك على زيادة الإنتاجية.
خمسة نصائح لـ زيادة الإنتاجية
من التخطيط ليومك إلى متابعة رسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها إلى التعامل مع ما يشتتك يومياً، إليك بعض النصائح حول زيادة الإنتاجية لمساعدتك على إنجاز أعمالك بأقصى قدر من الكفاءة:
- ابدأ يومك بنشاط وهمة
- قم بإيقاف ما يشتتك
- استخدام أدوات زيادة الإنتاجية
- قم بالمهام الأصعب أولاً
- كرس بعض الوقت لنفسك
1. ابدأ يومك بنشاط وهمة
أولاً وقبل كل شيء، عليك أن تعرف أن الطريقة التي تبدأ بها يومك ستحدد الإيقاع لبقية اليوم. نصائحنا لـ زيادة الإنتاجية لك هي كالتالي:
ابدأ يومك في وقت مبكر قدر الإمكان: قال بنجامين فرانكلين: "الصباح الباكر مثل ذهب". يمنحك الاستيقاظ مبكراً بداية نشيطة لليوم لأنه يتيح لك المزيد من الساعات للعمل. كما أنه يعزز من سرعتك ويقلل من مستويات التوتر لديك.
تناول وجبة فطور صحية: وجبة الفطور الصحية مهمة للحفاظ على صحتك، وأيضاً تساعد على زيادة تركيزك وطاقتك طوال اليوم. لا يهم كم أنت مشغول، احرص على تناول وجبة فطور لائقة. سوف تساعدك على بداية نشيطة ليومك.
قم ببعض التمارين: لقد أقررنا بالفعل أن الأشخاص الأصحاء أكثر إنتاجية. التمارين تجعلك أكثر صحة، وتعزز من قدرتك على التفكير بمزيد من الوضوح. لذلك، تأكد من ممارسة بعض التمارين الرياضية كل يوم. لا تحتاج إلى قضاء ساعات في صالة الألعاب الرياضية للاستفادة من ذلك؛ يمكنك أن تتجول في محيط منطقتك، أو يمكنك التحقق من هذا المقال الذي يحتوي على 8 تمارين يمكنك القيام بها على مكتبك.
2. قم بإيقاف ما يشتتك
في العالم التكنولوجي الذي نعيش فيه، أحد أهم العوامل القاتلة للإنتاجية هو المشتتات الناجمة عن المقاطعات المستمرة مثل رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية وإشعارات وسائل التواصل الاجتماعي. على الرغم من أن التكنولوجيا من المفترض أن تجعل حياتنا أسهل، فإنها قد تجعلك تفقد تركيزك في بعض الأحيان.
على الجانب المشرق ، يمكنك إيقاف هذه المشتتات، ولكن كيف؟
وقت خالي من الإنترنت: على الرغم من أن الكثير من أعمالنا اليومية تتطلب استخدام الإنترنت، لا تزال هناك بعض المهام التي يمكنك القيام بها دون الإنترنت. نصيحتنا لك هي تكريس بضع ساعات كل أسبوع لإيقاف تشغيل الإنترنت والابتعاد عنه والإهتمام بالمهام التي لا تتطلب الإنترنت.
قلل من استخدامك لوسائل التواصل الاجتماعي: يتفقد وسائل التواصل الاجتماعي قد تصبح هوساً لبعض الناس. فـ بدلاً من التحقق من تغريدة واحدة قد تجد نفسك تفقد ساعات وساعات في وسائل التواصل الاجتماعي كل يوم. هناك تطبيقات يمكنك استخدامها لإيقاف ذلك مثل Offtime والتي ستساعدك على حظر التطبيقات المشتتة وتتبع مقدار الوقت الذي تقضيه على هاتفك الذكي.
لا للإزعاج: للتركيز بشكل كامل، تأكد من ضبط هاتفك الذكي على وضع عدم الإزعاج. وبهذه الطريقة يمكنك إيقاف المشتتات من العالم الخارجي والتركيز على مهامك. سواء أكان اجتماعاً مع عميل، أو رسالة بريد إلكتروني مهمة تحتاج إلى كتابتها أو تقرير تحتاج إلى كتابته، قم بتخصيص بعض الوقت للتركيز، وبدء العمل دون أي مشتتات.
3. استخدام أدوات زيادة الإنتاجية
قم بإعداد قائمة مهام: قائمة المهام ستجعل حياتك أسهل وأكثر تنظيماً. ضع قائمة بالمواعيد والاجتماعات ومهامك ورسائل البريد الإلكتروني التي يجب عليك الرد عليها. حدد ما الذي ستفعله أولاً وتذكر أن لا تقوم بوضع مشروع ضخم على أنه مجرد مهمة واحدة في قائمتك. بدلاً من ذلك، قم بتقسيم هذا المشروع إلى مهام أصغر لمساعدتك على البقاء على المسار الصحيح للوصول إلى هدفك النهائي.
لا تبالغ في تقدير عدد الأشياء التي يمكنك القيام بها في يوم واحد، وبدلاً من إنشاء قائمة ضخمة من المهام، خطط لإنجاز مهمة واحدة كبيرة وثلاث مهام متوسطة الحجم وخمس مهام صغيرة كل يوم. يمكنك أيضاً استخدام تطبيقات مثل Todoist لمساعدتك في تنظيم مهامك.
تدوين الملاحظات: من ملاحظات الإجتماعات إلى مسودات المدونة ونصوص الخطب، يعد تدوين الملاحظات مهارة أساسية لأصحاب المشاريع. يمكنك استخدام تطبيقات مثل Evernote لتنظيم ملاحظاتك دون عناء. لذلك، بدلاً من امتلاك مجموعة كبيرة من صفحات دفاتر الملاحظات والملاحظات اللاصقة وملفات تحرير النصوص، سيكون لديك نظام منظم لمساعدتك على تدوين الملاحظات التي تتم مزامنتها عبر الكمبيوتر المحمول والهاتف الذكي والكمبيوتر اللوحي.
إدارة رسائل البريد الإلكتروني: تمثل رسائل البريد الإلكتروني أداة اتصال أساسية لرواد الأعمال.
وفقًا للبحث الذي أجراه معهد ماكينزي العالمي، يعد البريد الإلكتروني ثاني أكثر الأنشطة التي تستهلك الوقت للعاملين.
تعمل خطط أوفيس GoDaddy's Office 365 على تبسيط حياتك. يمكنك الحصول على أحدث تطبيقات Office وتحديثها حتى تتمكن من العمل على أي جهاز في أي مكان وفي أي وقت. إلى جانب القدرة على مشاركة المستندات والتعاون بسهولة باستخدام OneDrive for Business و Office Online، يمنحك أوفيس 365 القدرة على عقد اجتماعات عبر الإنترنت في الوقت الحقيقي ومشاركة الشاشة باستخدام Skype for Business.
مقالات ذات صلة: فوائد استخدام بريد إلكتروني رسمي خاص لـ شركتك
اقرأ الأخبار والأحداث ذات صلة بعملك: هل أنت مهتم بمواضيع أو منشورات أو مواقع ومدونات معينة؟ بدلاً من التحقق من مصادر مختلفة كل يوم، يمكنك تنظيم وقراءة ومشاركة محتوى مواقعك المفضلة من خلال تطبيق يسمى Feedly. سيكون لديك خلاصة منظمة من مواضيعك المفضلة التي يمكنك أن تقرأها أو تجاهلها.
4. قم بالمهام الأصعب أولاً
كل واحد منا لديه مهمة أو أكثر في قائمة مهامنا التي نخشى القيام بها. ربما تخشى القيام بهذا التقرير المعقد أو كتابة مقالة في المدونة لأنك لا تعرف كيف تبدأ، أو هذا المشروع الذي تشعر أنك لا تستطيع القيام به لأنه ضخم جداً.
أياً كان، فهي مهمة معلقة، وتواصل تأجيلها إلى اليوم التالي. ولكن حان الوقت لنقلها إلى أعلى قائمة المهام الخاصة بك. لأنه لا يوجد شيء أكثر تحفيزاً من إزالة هذا الوحش عن قائمتك أولاً في الصباح.
لذلك، اسحب قطعة من الورق وابدأ بالعصف الذهني وستجد أفكار لتلك المدونة أو افتح ذلك الملف وابدأ بالعمل في التقرير. حتى إذا لم تكن قادراً على إنهاء هذه المهمة الساحقة في يوم واحد، فستبدأ على الأقل. ثم يأتي الجزء الأفضل: شطب هذه المهمة من قائمة مهامك والاستمرار في يومك بثقل كبير قد تم إزالته من كتفيك.
5. كرس بعض الوقت لنفسك
هناك اعتقاد خاطئ بأن رواد الأعمال لا يرتاحون أبداً أو يأخذون فترات راحة، لكنهم بشر في النهاية. يوجد حد لطول المدة التي يمكن أن يكرس فيها شخص تركيه على مهمةً ما. بغض النظر عن مقدار ما تحتاج إلى القيام به، بعد فترة معينة من الوقت، سوف تتعب، تمل ولن تجد الدافع للاستمرار.
نصيحتنا لك هي عمل جدول لفترات راحة حتى خلال الأيام الأكثر ازدحاماً. خذ عشر دقائق للوقوف أو التمدد أو تناول مشروب تفضله أو التحدث مع فريقك. سوف تعود إلى عملك منتعشاً عقلياً وجسدياً، وعلى استعداد لتكون أكثر إنتاجية.
أيضاً، لا تنس قضاء بعض الوقت في أجازة مع عائلتك أو أصدقائك أو حتى بمفردك؛ بهذه الطريقة، عندما تعود إلى المكتب، ستكون منتجاً كما كنت دائماً.
نحن نعلم أن الاستمرار في العمل وتحفيز الإنتاجية طوال الوقت أمر صعب للغاية، ولهذا السبب قمنا بتجميع هذه النصائح لـ زيادة الإنتاجية لمساعدتك في رحلتك. ابدأ في تطبيق تلك النصائح واستعد لتكون فعالاً قدر الإمكان.
