كيفية إجراء تقييم لأداء الموظفين

إن تقييم أداء الموظفين هو أمر مخيف. أقول "مخيف" لأنني بالتأكيد لم أكن أبدًا من المعجبين بالحكم على عملي في اخر السنة وان يتم اختياري. نادراً ما تحظى تقييمات الموظفين بشعبية رغم أهميتها. لذلك عندما ترأست شركتي، قررت التعامل مع مراجعات الموظفين على أنها فرصة للنمو بدلاً من كونها تمرين روتيني.

كيفية إجراء تقييم لأداء الموظفين؟

على مر السنين، اكتشفت أنه إذا تعاملت مع تقييم الموظفين بهذا الإطار الذهني الصحيح، فيمكن أن تكون مفيدة للغاية في نمو عملك وتطوره. تشمل هذه الخطوات التي يجب اتخاذها عند إجراء تقييم الموظفين ما يلي:

• أخلق جو مريحاً

• ركز على نقاط القوة وطرق التحسين

• اسألهم عما إذا كان لديهم أي تعليقات أو مخاوف

• إنشاء تقييمات الموظفين أثناء العمل عن بعد

• التواصل اللوجستي

• تحدث بلغة اهتمام

• امنح الموظفين المساحة للتحدث

• استمع واطرح الأسئلة ذات الصلة

• امدح فريقك

تابع القراءة لمعرفة كيفية إجراء تقييم الموظفين.

أخلق جو مريحاً

يغلب على الاجتماعات الجامدة والجافة والتي لا نهاية لها موسم تقييم الموظفين. حيث يملأ أعضاء فريق العمل نموذجاً، ويلتقون بمديريهم، ويراجعون بعض الأرقام، ويحصلون على تنويهاتهم وتوصياتهم. التقييمات ببساطة تشعر بها وكأنها عمل روتيني. والأسوأ من ذلك، إنها عمل روتيني يشعر الناس بالقلق حياله. بعد كل هذا، بمجرد تحديد تاريخ التقييم، فإنك تحدق في ساعة تدق، وتحسب الدقائق حتى تكتشف مدى جودة أدائك.

في شركتنا، وجدنا أن الكثير من موظفينا يؤجلون ملء التقييم حتى اللحظة الأخيرة، ثم يسرعون بها بشكل عشوائي. لذلك قررنا أن نجعل الأشياء أخف وزناً وغير رسمية. لقد جربنا التخلص من النماذج القياسية وحددنا أوقات الاجتماعات، واخترنا بدلاً من ذلك إجراء محادثة سهلة بين الموظفين والإدارة. يبدو أن هذا يعمل بشكل جيد، حيث لا يشعر أعضاء الفريق الفرديين بأنهم منعزلون، وتواريخ التقييم لا تعلق فوق رؤوسهم لأسابيع متتالية.

ركز على نقاط القوة وطرق التحسين

ليس هذا هو الوقت المناسب لإلقاء الخبر السيئ أن هناك شخصاً ما أمامه أسبوعين لتحقيق هدف تعسفي قبل طرده. يجب استخدام التقييمات السنوية لمساعدة موظفيك على النمو، وليس لإخبارهم بأنهم على حافة الهاوية. أخبر المديرين الذين يشرفون على هذه التقييمات أن ينظروا إلى نقاط قوة الموظفين، وأن يبنوا توصياتهم عليها، بدلاً من نقاط الضعف.

لذا، إذا كان شخص ما جيدًا في خدمة العملاء، ولكن ربما يفتقر إلى تقنية المبيعات، فاستخدم قوة الخدمة كنقطة انطلاق، وقدم لهم النصيحة حول كيفية استخدام هذه القوة لدعم مبيعاتهم.

مرة أخرى، أنت تريد حقًا العمل على تهدئة أي توتر، وإذا كنت أنت أو فريق الإدارة الخاص بك، يدققون فقط في قوائم المشاكل، فأنت تضيع فرصة ثمينة لمساعدة فريقك على العمل بشكل أفضل.

مقالات ذات صلة: كيف يمكنك تسهيل اتصال العملاء بك

اسألهم عما إذا كان لديهم أي تعليقات أو مخاوف

انخفاض مشاركة الموظف مكلف. في المتوسط، يكلف استبدال الموظف ما يقرب من 5000 دولار. الموظفون غير المنتجين وغير المتفاعلين سيئون لعملك، لذلك تحتاج إلى معرفة شعور موظفيك تجاه أولئك الذين يقودون الشركة.

اسأل موظفيك عن شعورهم حول إدارة الشركة، وتأكد من أنهم يشعرون أن رأيهم محل تقدير. يحترم القادة العظماء دائمًا الأشخاص الذين يقودونهم، وإذا عملت للتأكد من أن فريقك يشعر بالاحترام، فسيكونون أكثر سعادة وتفاعلًا وإنتاجية.

يجب ألا تدور تقييمات الموظفين حول حل المشكلات الصغيرة غير المهمة. بدلاً من ذلك، فهي فرصة للنظر في عمل عام ونموه - وهي فرصة لتحديد كيف يمكن لشركتك أن تحقق أداءً أفضل في العام المقبل.

اجعل التعليقات خفيفة، وركز على قوة الموظف، وتأكد من الاستماع إلى مخاوف موظفيك. عندما تنتهي التقييمات، يجب أن يكون لديك مجموعة قوية من التعليقات والاقتراحات لمساعدتك على التخطيط للعام المقبل.

إنشاء تقييمات الموظفين أثناء العمل عن بعد

بسبب جائحة فيروس كورونا المستمرة في مكان العمل التقليدي. بين عشية وضحاها تقريبًا، انتقل الموظفون في المكتب إلى العمل من المنزل. تم إجراء تعديلات وفقًا لممارسات التوظيف الشخصية النموذجية بما في ذلك إجراء المقابلات وإعداد الموظفين الجدد وتدريبهم على العمل بنجاح عن بُعد داخل المؤسسة.

تم أيضًا تحديث تقييمات الموظفين، التي يتم إجراؤها عادةً بشكل شخصي، لاستيعاب العمل من موظفي المنزل. قد تتم هذه المراجعات من خلال برنامج مؤتمرات الفيديو بدلاً من وجهًا لوجه. ومع ذلك، لا يزال هناك الكثير من فرص النمو التي يمكن العثور عليها للعمال عن بعد وأرباب عملهم.

سواء كنت تجري تقييمات منتصف العام أو تقييمات سنوية، فإن هذه الأساليب المدروسة ستساعدك على الاستعداد لتقييم الموظف التي تفيدك أنت وأعضاء فريقك.

مقالات ذات صلة: 7 نصائح أمنية للعمل عن بعد

التواصل اللوجيستي

قبل أن تتوجه إلى تقييم الموظف، قم بعمل لوجستيات معينة في وقت مبكر

الميعاد: تواصل مع موظفك قبل التقييم. دعهم يعرفون أن تقييم موظفيهم قادمة واسألهم عن اليوم والوقت المناسبين لجدولهم الزمني لإعداده.

كود الملابس: شجع العمل على ارتداء ملابس غير رسمية أثناء التقييم.

التوقيت: قد يختلف طول تقييم الموظف اعتمادًا على عدد التقييمات التي يقوم بها الموظف كل عام. نظرًا لأنك (على الأرجح) ستكون في مكالمة Zoom معًا وربما تقوم بجدولة تقييمات متعددة للموظفين في نفس اليوم، فهدف إلى تقييم مدة تتراوح من 20 إلى 30 دقيقة.

تقييم مباشر أو فيديو: قد يستغرق الأمر بعض الوقت قبل أن نتمكن من الحصول على تقييمات شخصية. ومع ذلك، أوصي بإجراء تقييم للموظف من خلال Zoom أو منصة فيديو أخرى. يمنحك هذا فرصة لرؤية الأفراد في فريقك، والمساحة التي يعملون بها، والتقاط إشارات لغة الجسد. تعني رؤية بعضكما البعض أيضاً أنك ستكون قادراً على ممارسة الاستماع الواعي. لا يمكنك القيام بمهام متعددة مثلما قد تتمكن من إجراء مكالمة هاتفية أو عبر البريد الإلكتروني . إن معرفة أن لديك اهتماماً كاملاً يشجع كل شخص على إجراء محادثة أكثر عمقًا وشفافية معاً.

ملاحظات إضافية. أضف ملاحظة قصيرة إلى دعوة الاجتماع قبل إرسالها. قد تفصل هذه الملاحظة بعض العناصر التي ترغب في تغطيتها في التقييم معاً في بضع نقاط سريعة.

تحدث بلغة اهتمام

تحتاج تقييمات الموظفين إلى تحديد نغمة تناسب الظروف الحالية غير المسبوقة. لم يكن معظم الموظفين في المكتب منذ أكثر من عام. يواجه كل شخص يعمل من المنزل، من زملائه الذين لديهم أطفال صغار إلى أولئك الذين يعتنون بأفراد الأسرة المسنين، مجموعة من التحديات الفريدة في الحفاظ على التوازن بين العمل والحياة.

افتح ببعض أسئلة المحادثات الصغيرة الممتعة التي تسمح لكلا الشخصين بالشعور بالاسترخاء والسهولة في المناقشة. استمع جيدًا، ودوِّن الملاحظات أثناء التقييم، وشجع الموظفين على أن يتحدثوا إذا كان لديهم تعليقات. كن متعاطفًا ورحيماً ومتفهماً لظروف كل فرد.

يؤدي ضبط النغمة إلى أكثر من مجرد مساعدتك في إنشاء إجراء تقييم جيد. بل أنه يساعد الموظفين على بناء الثقة معك وتقوية معنوياتهم في العمل.

امنح الموظفين المساحة للتحدث

بدلاً من سؤال أعضاء فريقك عن أدائهم، امنحهم الكلمة أثناء اجراء التقييم. دعهم يشاركونك إنجازاتهم الرئيسية وتفاصيل كيف فعلوها.

على سبيل المثال، قد يشارك الموظف مع صاحب العمل تقييمًا ذاتيًا قام بإنشائه في مستند Google. قد يلقي هذا التقييم نظرة فاحصة على أهداف قابلة للقياس تمكنوا من تحديدها وإنجازها في قسمهم. بالإضافة إلى ذلك، سيلاحظون التأثير الذي أحدثه الوصول إلى هذه الأهداف على العمل.

على سبيل المثال، لنفترض أن أحد المتخصصين في وسائل التواصل الاجتماعي تمكن من تنمية شركة Instagram التي يتابعها 2000 متابع. قد يتحدث الموظف عن الاستراتيجية التي استخدموها للوصول إلى هذا الهدف. قد يشاركون التأثير الذي أحدثه تدفق المتابعين الجدد على العمل، مثل زيادة المشاركة مع المنشورات وزيادة حركة المرور على الموقع.

يمكن للموظفين أيضًا معالجة التقدم من حيث صلته بجوانب أخرى خارج مسؤوليات العمل اليومية. على سبيل المثال ، قد يشاركون كيف يمكنهم الحفاظ على تركيزهم وتحفيزهم أثناء العمل من المنزل. أو قد يتحدثون عن كيفية تواصلهم مع أعضاء الفريق الآخرين على الرغم من العقبات مثل التواجد في مناطق زمنية مختلفة.

استمع واطرح الأسئلة ذات الصلة

يتيح إعطاء الموظفين الفرصة لأصحاب العمل للاستماع إليهم. إنهم قادرون على طرح الأسئلة ذات الصلة التي تتعلق بجوانب أداء الموظف.

فيما يلي بعض الأمثلة على الأسئلة التي قد يطرحها أصحاب العمل حتى يكون لديهم التعليقات المناسبة للمساعدة:

• ماذا تحتاج للنجاح الآن؟ يمكن أن يعني هذا أي شيء من شاشة حاسوب إضافية إلى طلب اشتراك مدفوع في خدمة برمجية للقيام بالمهمة بشكل أسرع وأكثر كفاءة.

• هل هناك شيء تود تغييره في جدول عملك؟ يعمل بعض الموظفين بشكل أفضل عندما يبدأون يومهم مبكرًا بينما قد يفضل البعض الآخر البدء في وقت لاحق. ضع هذه المرونة في الاعتبار للرجوع إليها في المستقبل بمجرد أن نتمكن من العودة بأمان إلى مكان العمل مرة أخرى.

• هل تجعلك أي من مسؤوليات عملك تشعر بالقلق؟ قد يبدو هذا وكأنه سؤال خادع، لكن ليس من المفترض أن يكون سؤالًا واحدًا. اطرح هذا السؤال على أصحاب الأداء المتميز والذين يحتاجون إلى مساعدة إضافية. ستسمح لك الإجابة برسم الخطط حيث يمكنك تقديم الدعم والمساعدة في تخفيف هذه المسؤوليات.

• ما هي أهدافك طويلة المدى في العمل؟ أحداث مستقبلية غير مسبوقة في الصمود، أين تود أن تكون في غضون ستة أشهر أخرى؟ ماذا عن سنة من الآن؟ يمكن لأصحاب العمل البدء في العمل مع الموظفين الذين يظهرون المبادرة والشغف لتولي الواجبات التي تضعهم في مناصب عليا والعمل في طريقهم في الشركة.

امدح فريقك

غطت الطبيعة غير المسبوقة لوباء فيروس كورونا بالإرهاق والتحولات الرئيسية في كل جانب من جوانب حياتنا المهنية والشخصية. ومع ذلك، ما زلنا واقفين.

اختتم أداء تقييم الموظف بالاعتراف بمرونة موظفيك.

تذكر القيم الثقافية لعملك خلال هذا الوقت أيضًا. مد يد العون لأولئك الذين يكافحون في حاجة إلى الدعم واستمر في توجيه أولئك الثابتين في أدائهم إلى الأمام. كوِّن فريقك وشجعهم على مواصلة النجاح.

أثر في الموظفين من خلال كونك مثال يحتذي به. سيتبعك فريقك لبعض الوقت قبل أن يبدأوا في تولي زمام المبادرة بأنفسهم.