Uma das primeiras tarefas de um dia de trabalho é, na maioria das vezes, conferir o e-mail. São muitas mensagens, normalmente sobre assuntos diferentes, unidas em um único local, que nem sempre temos tempo para limpar ou arrumar a bagunça, não é mesmo? Por isso, para nada ficar perdido e não haver nenhum problema em suas tarefas, é importante saber como organizar a caixa de entrada do seu e-mail.
Neste artigo daremos algumas dicas que você pode começar a aplicar agora mesmo. Confira!
1. Como organizar a caixa de entrada com diferentes pastas
Sim, criar pastas diferentes para seus e-mails pode ser trabalhoso, mas tenha certeza de que o retorno que isso trará em termos de qualidade de trabalho e tranquilidade vale todo o esforço!
Pense em como é melhor dividir tudo, dependendo das suas funções. O comum é separar por clientes ou por assuntos específicos. Caso seja uma operação de vendas, por exemplo, é uma boa ideia separar em pastas como “compras”, “vendas” e então subpastas com fornecedores e a clientela.
2. Filtre automaticamente os e-mails
Pode parecer estranho, mas a melhor maneira de como organizar a caixa de entrada é… Não deixar suas mensagens por lá! Para isso, você pode utilizar as pastas que você criou com a dica anterior.
Porém, para poupar trabalho, é possível configurar seu e-mail para que ele filtre automaticamente por assunto, remetente e até por palavras contidas no corpo da mensagem, e já leve o e-mail direto para a pasta que lhe convém. A maioria das plataformas faz isso, naturalmente quando o e-mail é considerado um spam, por exemplo.
3. Não deixe e-mails já lidos na caixa de entrada
Na correria do trabalho é muito comum que nós, já tendo lido todas as mensagens recebidas, deixemos tudo por lá mesmo, na caixa de entrada. Então, na hora de procurar qualquer e-mail é aquela dor de cabeça!
Por isso, caso já tenha lido a mensagem e ela não se encaixe em seu fluxo de trabalho ou nas pastas que você separou, descarte-a ou arquive-a, assim ela não ocupará espaço em sua caixa. Além disso, é realmente estressante olhar para uma caixa cheia de mensagens, não é mesmo? Pense nisso!
4. Não misture pessoal com profissional
Existe quem veja benefícios em ter uma conta de e-mail profissional e uma para pessoais que dividam a mesma caixa de entrada. Caso esteja tudo bem organizado, isso não é um problema!
Porém, se você for como eu, é provável que os assuntos do trabalho já encham o suficiente a sua caixa de entrada, então o melhor é não deixar as mensagens pessoais aumentarem ainda mais o número de e-mails por lá.
Evite, por exemplo, se cadastrar em newsletters de interesse pessoal com o endereço da empresa. Se necessário, deixe para fazer isso em casa, com calma e em seu login privado.
5. Mantenha a organização
Montar um padrão de organização da sua caixa de entrada é difícil, mas mais ainda é mantê-lo. Sempre vai haver dias com mais tarefas e talvez você não possa dar a devida atenção ao seu e-mail. Porém, assim que possível, vá lá e dê uma olhada.
Sempre existirá alguma mensagem recebida que pode não fazer parte das suas pastas criadas anteriormente, mas o importante é não deixá-las lá na caixa, “pegando poeira”. No momento em que perceber já crie uma pasta para ela ou arquive-a para ver depois!
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