Fazer uma boa gestão do tempo e das atividades que devem ser feitas durante o dia é essencial para manter um bom fluxo de trabalho. Para facilitar a organização, uma ótima ideia é contar com a ajuda de ferramentas de produtividade.
Em especial, vivemos tempos de transformação digital que tanto oferecem quanto demandam novos recursos para otimizar tarefas e interações fora do espaço físico.
O home-office, por exemplo, é uma realidade. Então espaços de interação, compartilhamento de documentos e operação conjunta precisam ser criados para que não haja perda de desempenho nessa nova realidade.
Quer saber então quais são as melhores ferramentas de produtividade disponíveis especialmente para otimizar rotinas de trabalho? Então continue lendo este artigo!
O que são ferramentas de produtividade?
Uma pessoa é considerada produtiva não apenas por entregar mais tarefas, mas sim por aumentar sua capacidade de execução de atividades, mantendo a qualidade e o custo. No cotidiano, porém, às vezes é difícil se organizar a ponto de aproveitar melhor o tempo disponível para trabalhar.
É por conta disso que você precisa entender o que são ferramentas de produtividade e por que elas são importantes para empresas ou profissionais freelancer.
Elas possibilitam a gestão dos horários de trabalho e das ações a serem cumpridas, sendo mais fácil definir o que deve ser feito, otimizar alinhamentos entre outros membros da equipe ou mesmo unificar as informações.
Principalmente nos últimos anos de transformação digital, vemos surgir cada vez mais recursos desse tipo para otimizar rotinas e gerenciar processos.
Afinal, não faz o menor sentido guardar arquivos e documentos em pastas ou caixas, não é verdade? Atualmente, serviços de armazenamento em nuvem, como o Google Drive, surgiram para potencializar a capacidade de armazenamento e gerenciamento de dados nas empresas.
Outros espaços digitais foram criados para integrar colaboradores e tarefas em um único espaço, independente desses colaboradores trabalharem no mesmo espaço físico da empresa ou em home-office.
Quais são as melhores ferramentas de produtividade?
Vamos agora te mostrar na prática quais são as melhores ferramentas de produtividade disponíveis. Veja só estas dicas de softwares que irão ajudar você e o seu negócio no dia a dia!
1. Trello
Profissionais que trabalham com atividades que devem passar por várias etapas para finalizar o processo de produção podem contar com o Trello. Esta é uma das ferramentas de produtividade mais utilizadas por empresas, já que oferece a criação de quadros para cada uma dessas fases.
Uma vantagem é que ele possui um layout dinâmico, que permite que o usuário visualize cada um dos quadros lado a lado e o conteúdo que está em cada um deles. Assim, caso a tarefa mude de etapa, basta arrastá-la para o próximo bloco.
Além disso, várias pessoas podem ser inseridas para acessar a página, de modo que, caso o trabalho seja em equipe, todos estarão cientes do status do projeto.
2. Skype
Há momentos em que os colaboradores precisam alinhar informações sobre as tarefas, mas reunir todos ao mesmo tempo para falar sobre assuntos que seriam breves pode acabar afetando no fluxo de trabalho.
O uso de ferramentas de mensagem instantâneas como o Skype é uma ótima solução. Com ele, é possível ter chats privados não só entre os funcionários da empresa, mas também com clientes, fornecedores e outros profissionais que sejam essenciais. Além disso, é possível criar grupos, gravar áudios, fazer chamadas de voz e vídeo.
Com a velocidade das conversas, é muito mais fácil definir as ações necessárias para os projetos sem depender de marcar horários para se encontrar presencialmente com os outros membros. Inclusive, é interessante para melhorar o atendimento.
3. Google Drive
Quando se trata de implementar ferramentas de produtividade, também é essencial incluir soluções de cloud computing na rotina de trabalho. Essa tecnologia permite que arquivos sejam armazenados na nuvem e estejam disponíveis para acesso de qualquer dispositivo com internet, desde que a pessoa tenha login e senha que a habilite a visualizar os itens.
O Google Drive é ótimo para centralizar documentos, relatórios, vídeos, imagens e qualquer outro tipo de informação necessária para que todos os envolvidos possam produzir.
Além disso, dentro do espaço de armazenamento ainda há outras ferramentas que são úteis para o dia a dia, como a criação de documentos de texto, planilhas que podem servir para gestão de tarefas, metas, financeira, criação de gráficos, entre outras atividades e apresentações de slides.
4. Runrun.it
Para que seja possível, ao mesmo tempo, gerir os esforços de cada tarefa realizada por sua equipe de colaboradores e aumentar a produtividade, outra ferramenta que é bastante necessária é o Runrun.it.
O software possui funções como o cadastramento de tarefas, que serão alocadas de acordo com cada pessoa, time, tipo de atividade e projeto. Também é possível adicionar um tempo de esforço estimado para cada categoria e, se preciso, um prazo de entrega e descrição.
O site irá contabilizar quanto tempo foi usado no dia e criará relatórios inteligentes para analisar a produtividade dos colaboradores. Esta função é interessante, inclusive, para criar metas de produção e encorajar os profissionais a adotarem atitudes mais organizadas para que possam ter maior controle sobre o seu tempo de trabalho.
5. Rescue Time
Caso esteja buscando uma alternativa para mensurar o quanto você ou os funcionários estão procrastinando, o Rescue Time pode auxiliar nesse serviço. A distração é normal e, inclusive, saudável, já que é impossível estar todo tempo focado no trabalho. Entretanto, é preciso tomar cuidado para que ela não desvie atenção das obrigações.
Este programa analisa quanto tempo a pessoa passou em cada site e irá mostrar um relatório do percentual diário em cada atividade — desde as tarefas profissionais até a checagem de redes sociais.
Ele ainda possui o modo “focado”, que permite bloquear sites que atrapalham a produtividade. O desbloqueio ocorre apenas quando a pessoa desativar essa funcionalidade, ou depois de um certo tempo programado.
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