Nem sempre os pequenos negócios podem contar com o apoio de escritórios de contabilidade, um setor administrativo ou mesmo alguém que faça o controle de alguns pontos importantes da gestão. Por isso, é importante saber como usar o excel para que as planilhas sejam fortes aliadas na organização empresarial.
Afinal, ser um pequeno empreendedor não quer dizer que não precise pensar em estratégias para organizar e mapear alguns setores da empresa. Aliás, é importante que desde cedo você adote o costume de criar planilhas e mapear cada detalhe que possa ser relevante para o gerenciamento.
Porém, engana-se quem pensa que o Excel é apenas uma ferramenta para criar listas e abas. O software — assim como as planilhas do Google, também muito utilizadas por conta do Drive — conta com um sofisticado sistema de fórmulas que pode ser bastante útil e facilitar o dia a dia da empresa.
Como usar o excel para se organizar?
Muitas pessoas até entendem que ele é uma ferramenta importante e tem grande utilidade para a rotina empresarial, mas como usar o excel, exatamente, para aumentar a organização?
Algumas dicas de planilha que você pode criar são:
Fluxo de caixa
O fluxo de caixa nada mais é do que a movimentação de entradas e saídas financeiras de uma empresa. Em geral, é formado por contas simples, mas que ajudam a ter uma visão geral e sem tantos detalhes sobre a situação do negócio no período que está analisando.
Você pode escolher se quer avaliar por dia, semana, mês ou ano, podendo criar abas para cada espaço de tempo. A ideia é ver a quantidade de faturamento obtido e quais foram os gastos realizados.
O montante final vai mostrar se a empresa está em crédito ou débito, o que vai te permitir criar análises e planejamentos financeiros para o futuro.
Controle de estoque
Já pensou receber pedidos de determinado produto de um cliente e, na hora de confirmar, não ter mais? Essa é uma oportunidade de venda perdida e, dependendo da demora para receber um novo carregamento, essa situação pode se complicar. Basicamente, você está entregando os consumidores para seus concorrentes e isso não é legal!
Com o mapeamento do estoque, você consegue ter uma visão exata do que está disponível, o que está prestes a acabar e até mesmo o que não está vendendo. Aliás, também é interessante adicionar data de validade, caso o produto que você comercializa tenha vencimento.
Uma dica interessante para deixar a planilha mais visual é adicionar cores na coluna de quantidade de estoque para indicar quando é preciso fazer um novo pedido. Por exemplo:
- verde: ainda há uma grande quantidade de produtos;
- amarelo: há poucos e é preciso entrar em contato com o fornecedor;
- vermelho: não há mais nenhum.
Planejamento financeiro e administrativo
Para quem quer usar o excel para administração e finanças, é possível utilizar a planilha para monitorar os seus KPIs e montar relatórios e gráficos a partir das informações apresentadas.
Com o mapeamento dos dados, é mais fácil fazer um planejamento realista para os próximos períodos. Afinal, você consegue identificar os pontos fortes e fracos da organização e se preparar para o futuro.
Lista de clientes e fornecedores
Se você fez algum tipo de campanha de captação de leads, as planilhas vão te ajudar a centralizar as informações dadas pelos usuários, como nome e e-mail. Em alguns casos, é possível adicionar até o LTV (lifetime value), que mede o quanto cada cliente “vale” com base em previsões futuras.
A lista também serve para fornecedores. Inclusive, vale a pena criar comparativos de valores entre cada um.
Folha de pagamento e informações de funcionários
É importante separar um tempo para organizar os dados dos seus funcionários, ok? Então, conte com o apoio das planilhas não apenas para fazer fichas de dados básicos — com nome, endereço, telefone e etc —, mas também como um suporte para a sua folha de pagamentos, com salário e conta bancária.
Pautas e publicações no seu site e redes sociais
Nem tudo é somente sobre gestão financeira e administrativa. É possível aprender como usar excel para te auxiliar na sua presença digital também, sabia?
Imagine a seguinte situação: você tem um blog da empresa. Que tal criar uma planilha com todos os textos que você já publicou, que está produzindo ou que tem a intenção de escrever ainda? Desta forma, os conteúdos não ficam “soltos” e você consegue centralizar todos eles em um só lugar, mantendo um calendário editorial.
Isso é válido para temas de posts nas redes sociais, também. Assim, quando tiver novas ideias, é mais fácil verificar se elas já foram feitas.
Como usar o Excel e suas fórmulas e funções rápidas
Além de não saber a melhor forma de implementar as planilhas, você não sabe como usar o Excel de forma avançada? Veja só algumas fórmulas e funções práticas que vão tornar os seus documentos mais ricos:
Cálculos rápidos
Para fazer operações matemáticas, use as seguintes fórmulas:
- soma: =SOMA([célula em questão]:[outra célular em questão]):
- subtração: =[célula]-[célula], ou =[célula]-(SOMA([célula]:[célula])):
- multiplicação: =[célula]*[célula]. O sinal de multiplicação é (*);
- divisão: =[célula]/[célula]. O sinal de multiplicação é (/).
Nas funções pré-salvas você também irá encontrar fórmulas para outras operações, como média, arredondamento, etc.
Formatação condicional
Clique com o botão direito do mouse em uma célula e vá para a função de formatação condicional. Por lá, você poderá adicionar opções que vão variar de acordo com o que você digitar naquela célula.
Pensando no exemplo mencionado sobre as cores do estoque, pense na seguinte situação: quando você atinge 15 produtos no estoque, é preciso pedir para um fornecedor. Então, nessa função, você pode adicionar a seguinte condição de formatação:
- célula verde se tiver 16 ou mais;
- célula amarela se tiver 1 ou mais;
- célula vermelha se tiver 0.
Aprendeu como usar o Excel para se organizar? Veja essas dicas de como manter pequenos negócios lucrativos!
