Um dos aspectos mais desafiadores da gestão de uma empresa é a gestão financeira. Os proprietários de uma empresa já têm o suficiente para lidar e a gestão financeira é um jogo totalmente diferente que exige muito tempo, energia, paciência e, pelo menos, um conhecimento básico de contas. Envolve o estabelecimento de metas, orçamento, acompanhamento de despesas e receitas, alocação de recursos financeiros, investimento e também o pagamento a colaboradores e a si mesmo.
Por mais difícil que seja, todo empresário deve aprender a gerenciar as finanças de seus negócios com verificações regulares, disciplina e práticas saudáveis, como as 9 discutidas abaixo. Com elas você pode proteger a saúde financeira de sua empresa em grande medida.
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Monitore seus livros contábeis regularmente
Mesmo que você esteja extremamente ocupado ou tenha contratado a melhor firma de contabilidade, precisa reservar um tempo para estudar seus livros ou tirar informações de seu contador. Isso ajuda você a controlar suas despesas diárias, semanais ou mensais.
Também permitirá que você descubra quaisquer despesas desconhecidas em que possa estar incorrendo (como impostos ocultos), evite gastos excessivos, detecte irregularidades no andamento do negócio e esteja menos sujeito a cair em classificações de crimes financeiros. Essa prática também ajuda a priorizar suas despesas com base no retorno do investimento e na situação do fluxo de caixa em qualquer momento.
Por exemplo, investir em um nome de domínio premium para sua empresa pode ser uma ótima ideia do ponto de vista da marca, ao passo que comprar uma máquina de café para seu escritório pode esperar até que você tenha uma porcentagem de lucro maior. Embora nomes de domínio premium, como www.sapatos.store ou www.aprender.online sejam relativamente caros, eles são um grande investimento quando se trata de construir uma marca online memorável e significativa.
Se você não tem tempo suficiente ou acha que não tem as habilidades para monitorar e entender seus livros contábeis, você pode usar ferramentas online com QuickBooks, Conta Azul, ou Nibo.
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Não misture despesas corporativas e pessoais
Não é correto usar sua conta corporativa para pagar suas contas pessoais ou parte da hipoteca de sua casa, mesmo se você tiver certeza de que poderá devolver esse dinheiro em breve. Em contrapartida, você não deve emitir cheques de sua conta pessoal para qualquer tipo de despesa corporativa.
Misturar os dois não é apenas antiprofissional, mas também pode criar vários problemas:
- Isso pode levar a um cálculo incorreto do imposto, pois você terá dificuldade em distinguir despesas pessoais e da empresa.
- Isso pode causar confusão em seus livros contábeis devido à falta de distinção clara entre os tipos de despesas.
- Isso pode criar problemas durante os processos judiciais, pois os investigadores terão dificuldade em rastrear “caminhos” do dinheiro.
A maneira mais fácil de gerenciar ambas as contas com eficiência é contratar um contador e revisar regularmente as despesas com ele. Você também deve ter cartões de crédito separados para os dois tipos de despesas.
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Pague tudo em dia
Adiar o pagamento de contas para o mês seguinte não só pressionará as finanças daquele mês, mas também acarretará em encargos de mora. Além disso, isso prejudica seu histórico de crédito e cria problemas quando você precisa tomar um empréstimo comercial, alugar um espaço de escritório adicional ou se reunir com investidores.
Para evitar esses aborrecimentos, garanta os pagamentos pontuais configurando pagamentos automatizados para os seguintes itens em sua conta corporativa:
- Contas de serviços, como telefonia, internet, água e luz
- Cartão de crédito
- Empréstimo e reembolso de juros
- Impostos
A inadimplência em empréstimos e reembolso de impostos pode muitas vezes levar a sérias penalidades e até mesmo a processos judiciais. Os pagamentos em dia não só garantirão uma melhor gestão das finanças, mas também o ajudarão a construir uma reputação corporativa favorável.
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Expanda com cuidado
Todo empresário deve ser ambicioso e ter apetite pelo risco. No entanto, várias startups falham nos primeiros anos porque, embora sejam capazes de atrair grandes somas de investimento de capital, ficam tentadas a expandir muito rapidamente e consideram sua situação financeira garantida.
O crescimento do seu negócio depende de muito mais do que apenas disponibilidade de fundos. Você também precisa estar em posição de acompanhar a demanda crescente e, ao mesmo tempo, estar preparado para circunstâncias inesperadas do mercado.
Para expandir com cautela e de forma planejada, crie um fundo de expansão separado e aloque uma porcentagem fixa de seus ganhos para este fundo regularmente. Quando chegar a hora de dar o próximo passo no crescimento da sua empresa, tente trabalhar com o que você tem, em vez de se esticar demais.
Lembre-se de que, embora abordar seus investidores seja uma opção, você ainda terá que pagá-los de volta, mesmo que as coisas não saiam de acordo com o planejado e isso pode até mesmo fazer com que você tenha que vender sua participação na empresa.
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Alugue em vez de comprar
A compra de máquinas e equipamentos pode parecer um bom investimento, mas há duas desvantagens:
- Você terá que arcar com todos os custos de manutenção e conservação, que muitas vezes podem ser bastante elevados.
- O custo do equipamento se deprecia rapidamente, então você definitivamente estará vendendo com prejuízo mais tarde, quando não precisar dele. Além disso, pode tornar-se obsoleto e você terá que descartá-lo por completo.
A menos que seja algo de que você precisa a longo prazo e não envolva um alto custo de manutenção, é melhor alugar máquinas e equipamentos em vez de comprá-los. O mesmo se aplica ao espaço físico de escritório, principalmente se o seu negócio é novo e ainda está em fase de crescimento, pois lhe dá a flexibilidade de se mudar para um espaço maior ou menor quando quiser.
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Pegue emprestado com inteligência
Ao pegar dinheiro emprestado para o seu negócio, você deve ter uma compreensão clara dos juros e das condições de pagamento, para que possa planejar suas finanças para o período do empréstimo sem se sobrecarregar.
Em primeiro lugar, converse com seu banco ou consultor financeiro sobre para quê você precisa do empréstimo, sua situação financeira atual, quanto dinheiro você precisa e com que tipo de plano de pagamento você se sente confortável. Explore todas as suas opções cuidadosamente antes de assinar qualquer acordo.
Além dos empréstimos a prazo, as empresas também têm a opção de obter uma linha de crédito. Em contraste com a primeira, uma linha de crédito dá acesso a fundos dos quais você pode sacar qualquer quantia como e quando precisar. Você só paga juros sobre o valor que usa. As linhas de crédito costumam ser melhores para necessidades de curto prazo, como folha de pagamento, despesas inesperadas ou sazonais ou situações de emergência.
Empréstimos a prazo são mais adequados para grandes despesas específicas, como compra de ativos, abertura de um escritório em um novo local ou início de um novo braço de sua empresa.
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Tenha uma estratégia de faturamento
Todo proprietário de empresa ou provedor de serviços tem, eventualmente, dificuldade em receber pagamentos em dia de seus clientes. Pagamentos atrasados prejudicam mais o seu negócio do que você pode imaginar. Se o seu fluxo de caixa for irregular, você não pode contar com ele para cobrir suas despesas operacionais e terá que usar suas economias ou reservas pessoais para pagá-las.
A fim de garantir pagamentos imediatos e fluxo de caixa estável, você deve ter uma estratégia de faturamento que inclua:
- Um prazo para você faturar todos os seus clientes. Normalmente, você deve fazer isso nos primeiros 3 dias do mês ou mesmo durante a última semana do mês anterior.
- Faturas que apresentam uma divisão clara de diferentes componentes, incluindo taxas ou encargos bancários para garantir o mínimo de idas e vindas.
- Acordos com todos os seus clientes relativos a datas de faturamento e execução de pagamento, juntamente com cláusulas de previsão de atraso.
- Estratégia para lidar com clientes que costumam atrasar pagamentos. Você pode, por exemplo, oferecer um desconto de 2 a 5% em pagamentos recebidos antes do prazo de vencimento.
8. Não exagere
Quando você está trabalhando duro, é tentador exagerar um pouco, para se “recompensar”. Tente não se deixar levar pelos excessos. Pense que várias despesas podem ser desnecessárias e com retorno zero do investimento. Essas incluem:
- Gastos de luxo, como voar em classe executiva e se hospedar em hotéis cinco estrelas em todas as viagens de negócios.
- Exagerar em enfeitar seu escritório para torná-lo mais “moderno” ou mais sofisticado, como comprar móveis caros ou gastar com tecnologia bacana, mas supérflua.
- Altos custos de design e impressão para cartões de visita ousados, banners e outros materiais de marketing (criativo, básico e simples é o caminho a seguir).
- Compra de carros de luxo para viagens de negócios locais.
- Realização de eventos extravagantes e exagerados.
9. Faça um curso de finanças
Alguns empreendedores têm jeito para lidar com números e dinheiro, enquanto outros não, e você não deve ser muito duro consigo mesmo se cair na última categoria. Um curso de gestão financeira pode ajudá-lo a obter esse entendimento, que você pode até aplicar para gerenciar suas finanças pessoais.
Hoje em dia, com tantas opções presenciais e online disponíveis com horários flexíveis, incluindo cursos apenas aos fins de semana, com certeza você encontrará algo que permite conciliar os estudos com o trabalho e outros aspectos da sua vida.
Dependendo da sua experiência, você pode optar por algo básico, como um curso introdutório de contabilidade, ou cursos específicos, como tecnologia da informação contábil ou contabilidade tributária.
Conclusão
Gerenciar suas finanças pode ser assustador, especialmente se você não tiver experiência em área financeira. No entanto, ao ter atenção e criar o hábito dessas 9 práticas, você pode ficar no controle dos fluxos de caixa de seu negócio, evitar incorrer em perdas desnecessárias e expandir seu negócio de maneira adequada.
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