Precisa de uma rotina mais produtiva? Utilizar ferramentas de organização é essencial para conciliar as demandas do dia a dia de forma mais leve e assertiva.
Há dias que não têm horas o suficiente para as coisas que precisa resolver, não é verdade? A gestão do tempo é um dos principais desafios de profissionais no ambiente de trabalho.
Principalmente porque o dia a dia nas empresas envolve a implementação de trabalho em equipe e integração entre setores, o que torna as práticas de organização ainda mais complexas e abrangentes.
A nossa sorte é que a transformação digital veio para ficar e nos fornece diversos tipos de ferramentas de organização e planejamento de tarefas para todos os modelos de empresa.
Continue a leitura até o fim e confira 9 dicas de organização de tarefas por meio de diferentes ferramentas!
Ferramentas de organização e produtividade: quando e por que usar?
Assim como para qualquer tipo de tarefa, as ferramentas de organização e produtividade são úteis para melhorar o tempo de execução das atividades, otimizar a realização e aumentar a eficiência, especialmente quando existem múltiplas responsabilidades e prazos a cumprir. Por exemplo, você pode extrair benefícios desses sistemas com:
- gerenciamento das tarefas e suas datas-limites;
- planejamento de longo prazo;
- organização de documentos;
- aumento da colaboração entre o time;
- automatização de atividades repetitivas;
- gestão de produtividade (tanto geral, quanto pessoal);
- monitoramento de metas.
Ou seja, as ferramentas de organização de tarefas são excelentes formas de melhorar a eficiência ao garantir o cumprimento dos prazos e aumentar o controle sobre as atividades realizadas.
9 ferramentas de organização de tarefas que você precisa conhecer
Diante da necessidade crescente de organização para obter mais eficácia na hora de executar as tarefas, cada vez mais empresas desenvolvem soluções estratégicas para auxiliar neste sentido. Portanto, independentemente da sua necessidade ou do tamanho da demanda, com certeza existe um sistema ideal para te ajudar.
Cada uma das ferramentas que apresentamos a seguir tem uma função. Portanto, sempre que precisar consultar o que precisa fazer, é só acessá-las. Conheça essas soluções a seguir.
1. Google Keep
Essa aplicação do Google é bastante intuitiva e funciona como se fosse um quadro de atividades. Com esta solução, você adiciona anotações, listas, imagens e até áudios e organiza seus conteúdos e responsabilidades de acordo com suas necessidades.
É ideal para quem gosta de trabalhar com diversos formatos de materiais e tem memória visual. Além disso, o Keep também é sincronizável com smartphone, ou seja, você acessa o que precisar sempre que quiser!
2. Google Agenda
Outro recurso do Google que se destaca entre as ferramentas de organização é o Google Agenda.
Seu funcionamento é simples e intuitivo: você adiciona eventos e atividades nas respectivas datas. Se você tem um blog, por exemplo, também pode utilizar o sistema para planejar suas publicações conforme o calendário editorial.
Além disso, você também consegue sincronizar sua conta no Gmail para encaminhar convites de reuniões ou conferir a agenda de outros usuários — uma funcionalidade super útil para equipes grandes!
3. Evernote
O Evernote é um dos principais meios de salvar uma grande quantidade de conteúdo na nuvem e uma opção prática para organizar anotações, textos, imagens, arquivos de áudio e listas em notas ou cadernos do mesmo assunto.
Além disso, o Evernote é um recurso completo que permite o compartilhamento com outros usuários ou em redes sociais. A versão de extensão para navegador ainda permite salvar páginas da internet em formato PDF!
4. Google Drive
Salvar arquivos na nuvem é uma opção muito prática para deixar seus documentos reunidos em um só lugar. O Google Drive é uma das principais ferramentas de organização para transformar a sua rotina e ordenação de arquivos.
Você pode salvar arquivos de diversos formatos — doc, apresentação, planilha —, compartilhar os documentos com níveis de acesso diferentes, habilitar comentários, contar com salvamento automático das alterações e integração com outras ferramentas, como o Google Keep e Google Agenda.
5. Pocket
Já encontrou um artigo informativo e quis salvar para ler depois? O Pocket agrega tudo o que você acha de interesse na internet e que não tem tempo para ler no momento, ou que deseja guardar para depois!
Você pode lê-los off-line no celular ou desktop e ainda instalar a extensão de navegador para salvar tudo o que te interessar em suas pesquisas enquanto navega pela web.
6. Notion
O Notion é uma plataforma multiuso ideal para unir todas as ferramentas de organização em um único espaço. Ou seja, as funcionalidades são muitas, como:
- calendários;
- anotações;
- páginas múltiplas para organização;
- tabelas — que funcionam como planilhas e realizam funções matemáticas;
- imagens.
Tudo isso sem deixar o mobile first de lado. A plataforma conta com sincronização entre o site e o aplicativo para dispositivos móveis e permite edição de todos os itens a partir de qualquer dispositivo logado.
Além disso, é possível criar páginas compartilhadas e colaborativas, o que é muito útil para projetos em equipe, por exemplo, já que todos podem acessar e atualizar as informações simultaneamente.
7. Microsoft 365
Antes conhecido como Office 365, essa plataforma da Microsoft é bem mais que um suite de aplicativos que traz uma série de ferramentas de criação integradas, como Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams e OneNote.
A solução também funciona como um mecanismo de armazenamento de dados e compartilhamento de tarefas em nuvem, acessível tanto por meio do desktop quanto via apps.
Dentre as principais funcionalidades desta plataforma, podemos enumerar:
- criação e edição de documentos de texto, slides e planilhas em nuvem, com possibilidade de colaboração em tempo real para otimizar o trabalho em equipe;
- recurso Teams, com chat e videochamada para conectar os colaboradores da organização instantaneamente;
- calendário e integração com e-mail profissional pelo Outlook;
- alta capacidade de armazenamento de documentos em nuvem;
- criptografia de dados e autenticação multifatorial para reforçar a segurança.
8. Todoist
O Todoist é um aplicativo para mobile, desktop ou navegador. Nesta ferramenta, você pode planejar o seu dia, adicionar lembretes, fazer listas de projetos e até adicionar colaboradores em tarefas.
Também pode organizar melhor a sua vida pessoal por meio de um rastreador de hábitos diários,no qual você marca os dias em que fez cada atividade listada, e, desta forma, não deixa de lado as suas metas que não tem relação com o trabalho.
9. Trello
Você já ouviu falar no método “Kanban”? Essa abordagem de gerenciamento de fluxo de tarefas de uma equipe tem como principal objetivo tornar os processos mais integrados a partir de um quadro pelo qual todos consigam ver os trabalhos e suas etapas de desenvolvimento (a fazer, fazendo e feito).
Uma das melhores ferramentas para organizar tarefas que usam esse tipo de abordagem é o Trello — é bastante simples e tem uma lógica bem intuitiva para seus usuários.
O Trello permite a criação de colunas para dividir as categorias de fluxo de trabalho. Assim, o usuário pode inserir cards relacionados a tarefas nas colunas para organizar os processos.
Depois de conhecer as principais ferramentas de organização de tarefas do mercado, você pode estar se perguntando qual é a melhor, afinal, sua produtividade merece o que há de mais moderno, não é?
Qual a melhor ferramenta de organização?
A resposta é: depende! Afinal, cada uma das soluções citadas serve a um propósito e funciona de uma maneira única. Ou seja, para decidir, você deve levar em consideração alguns fatores-chave, como o design da plataforma, sua usabilidade e as integrações possíveis. Desta forma, você consegue extrair o que cada uma oferece de melhor e decidir qual atende às suas necessidades.
A maioria oferece planos gratuitos para teste ou versões mais básicas sem custo para você explorar as possibilidades. Então, lembre-se: defina seus objetivos, teste os sistemas e, assim, você será capaz de escolher qual a melhor ferramenta de organização para melhorar aspectos como a produtividade e eficiência do dia a dia.
Por que investir em ferramentas de organização?
O principal motivo para investir em ferramentas que melhoram a organização e otimizam a produtividade é pelas facilidades que você obtém ao utilizá-las. Por meio da tecnologia, além de ter uma visão mais ampla das tarefas e responsabilidades, você monitora dados importantes, como KPIs (indicadores de performance), e rastreia eventuais falhas ou pontos de melhoria.
É claro que, mesmo com o uso de sistemas tecnológicos, a determinação e motivação são fatores igualmente essenciais.
Para vencer o perigo da distração, especialmente se você está começando um negócio para trabalhar em casa, é preciso focar as suas anotações em um só lugar e criar um sistema próprio de organização pessoal. E, como vimos, há uma gama de ferramentas de organização para te ajudar!
E aí, qual destas soluções você vai utilizar para otimizar a sua produtividade?
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