Precisa de uma rotina mais produtiva? Utilizar ferramentas para organizar tarefas é essencial para conciliar as demandas do dia a dia de forma mais leve e assertiva.
Há dias que não têm horas o suficiente para as coisas que precisa resolver, não é verdade? A gestão do tempo é um dos principais desafios de profissionais no ambiente de trabalho.
Principalmente porque o dia a dia nas empresas envolve a implementação de trabalho em equipe e integração entre setores, o que torna as práticas de organização ainda mais complexas e abrangentes.
A nossa sorte é que a transformação digital veio para ficar e nos fornece diversos tipos de ferramentas de organização e planejamento de tarefas para todos os modelos de empresa.
Continue a leitura até o fim e confira 9 dicas de organização de tarefas por meio de diferentes ferramentas!
Quais são as melhores ferramentas para organizar tarefas?
Com os resultados obtidos com essas oito ferramentas abaixo, você vai rapidamente perceber os benefícios da organização no ambiente de trabalho. São elas:
- Google Keep
- Google Agenda
- Evernote
- Google Drive
- Notion
- Microsoft 365
- Todoist
- Trello
Cada uma delas possui uma função. O fato é que lembretes, anotações, agenda e até a sua lista de afazeres precisam ser descritas em um lugar seguro.
Assim, você sempre terá tudo em mãos, sem medo de perder as informações importantes, e poderá trabalhar de forma rápida.
Portanto, sempre que precisar consultar o que precisa fazer, é só recorrer a uma ferramenta de simples visualização e design limpo.
Veja as melhores ferramentas para organizar tarefas que fazem justamente isso e podem te ajudar na gestão do seu calendário.
Além disso, no tópico seguinte, separamos mais duas opções voltadas especificamente para o planejamento de tarefas. Vem com a gente!
1. Google Keep
Essa aplicação do Google é bastante intuitiva e funciona como se fosse um quadro ou board. Mas como organizar as tarefas com ela?
Nele, você pode adicionar anotações, listas, imagens e até áudios e organizar isso de forma visual, de acordo com as suas necessidades.
É ideal para quem gosta de trabalhar com diversos formatos e tem memória visual. Com o Keep, você também pode sincronizar mobile com desktop de forma rápida e prática.
2. Google Agenda
Outro recurso do Google que se destaca entre as ferramentas de organização é o Google Agenda.
Ele funciona de maneira simples e intuitiva, sendo um calendário em que é possível adicionar eventos e atividades. Além desse uso, se você tem um blog, por exemplo, ele também pode ser usado para planejar suas publicações na forma de um calendário editorial.
Você ainda pode sincronizar isso com a sua conta no Gmail, encaminhar convites de reuniões para outras pessoas ou conferir o cronograma de outros usuários do Google Agenda, o que o torna muito útil para quem trabalha com equipes grandes.
3. Evernote
O Evernote é um dos principais meios de salvar uma grande quantidade de conteúdo na nuvem.
É uma opção prática para organizar anotações, textos, imagens, arquivos de áudio e listas em notas ou cadernos do mesmo assunto.
Além disso, o Evernote é um recurso completo que você pode até compartilhar com outros usuários ou em redes sociais. A versão de extensão para navegador ainda permite salvar páginas da internet em formato PDF!
4. Google Drive
Salvar arquivos na nuvem é uma opção muito prática para deixar seus documentos reunidos em um só lugar.
Por isso, o Google Drive é uma das principais ferramentas de organização para transformar a sua rotina.
Você pode salvar arquivos de diversos formatos — doc, apresentação, planilha —, compartilhar os documentos com níveis de acesso diferentes, habilitar comentários, contar com salvamento automático das alterações e muito mais para agilizar o seu trabalho.
5. Pocket
Já encontrou um artigo informativo e quis salvar para ler depois? O Pocket agrega tudo o que você acha de interesse na internet e que não tem tempo para ler no momento, ou que deseja guardar para depois!
Você pode lê-los offline no celular ou desktop e ainda pode instalar a extensão de navegador para salvar tudo o que te interessar em suas pesquisas enquanto navega pela web.
6. Notion
O Notion é uma plataforma multiuso com a ideia de unir todas as ferramentas de organização em um único espaço. Ou seja, as funcionalidades são muitas, como:
- calendários;
- anotações;
- páginas múltiplas para organização;
- tabelas — que podem funcionar como planilhas e realizar funções, como uma conta matemática;
- imagens e muito mais.
Tudo isso sem deixar o mobile first de lado. A plataforma conta com sincronização entre o site e o aplicativo para dispositivos móveis, permitindo que tudo seja editado de qualquer lugar.
Além disso, é possível criar páginas compartilhadas e até colaborativas, o que é muito útil para projetos em equipe, por exemplo, já que todos podem acessar e atualizar as informações simultaneamente.
7. Microsoft 365
Antes conhecido como Office 365, essa plataforma da Microsoft é bem mais que um suite de aplicativos que traz uma série de ferramentas de criação integradas, como Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams e OneNote.
Ele também funciona como um mecanismo de armazenamento de dados e compartilhamento de tarefas em nuvem, que pode ser acessado tanto por meio do desktop quanto pelo smartphone via apps.
Dentre as principais funcionalidades desta plataforma, podemos enumerar:
- criação e edição de documentos de texto, slides, planilhas, etc em nuvem com possibilidade colaboração em tempo real para otimizar o trabalho em equipe;
- Recurso Teams com chat e videochamada para conectar os colaboradores da organização instantaneamente;
- Recursos de calendário e integração com e-mail profissional pelo Outlook;
- Alta capacidade de armazenamento de documentos em nuvem;
- Criptografia de dados autenticação multifator para reforçar a segurança.
2 ferramentas para planejamento de tarefas
8. Todoist
O Todoist é um aplicativo que pode ser usado no mobile, desktop ou diretamente no navegador com uma extensão.Com ele, você pode planejar o seu dia, adicionar lembretes, fazer listas de projetos e até adicionar colaboradores em tarefas.
Também pode organizar melhor a sua vida pessoal por meio de um rastreador de hábitos diários, em que você marca os dias em que fez cada atividade listada, e, desta forma, não deixar de lado as suas metas que não são relacionadas ao trabalho.
9. Trello
Você já ouviu falar no método Kanban? Essa abordagem de gerenciamento de fluxo de tarefas de uma equipe tem como principal objetivo tornar os processos mais integrados a partir de um quadro pelo qual todos consigam ver os trabalhos a serem realizados.
Essa visualização é feita por meio de cards ou post-its que podem ser ajustados em tempo real para melhorar a eficiência e qualidade. A ideia é que cada membro da equipe ou organização tenha uma visão ampla dos processos, percebam gargalos e articulem o que deve ser priorizado.
Uma das melhores ferramentas para organizar tarefas que usam esse tipo de abordagem é o Trello. Ela é bastante simples e tem uma lógica bem intuitiva para seus usuários.
O Trello permite a criação de colunas para dividir as categorias de fluxo de trabalho. A partir disso, o usuário pode inserir cards relacionados a tarefas nas colunas para organizar os processos.
Por que investir em uma ferramenta de organização?
Esvaziar o checklist diário é um sonho de consumo para qualquer pessoa que deseja ser mais produtiva e crescer a cada dia.
Sabemos que a velocidade com que as horas passam não estão a seu favor, mas com foco e organização você pode ir muito longe.
É claro, você vai precisar de boas doses de determinação, mas você também pode utilizar a tecnologia para te ajudar. Afinal, atualmente as pessoas utilizam a web para tudo — assistir vídeos, conferir redes sociais, pesquisar, estudar e, cada vez mais, trabalhar.
Para vencer o perigo da distração, especialmente no caso de trabalhar em casa, é preciso focar as suas anotações em um só lugar e criar um sistema próprio de organização pessoal. E, como vimos, para isso, há uma gama de ferramentas de organização para te ajudar!
Em resumo, a importância da organização do trabalho se dá tanto para fazer os profissionais se sentirem melhor com seus processos, como também para garantir os resultados esperados.
E aí, qual destas ferramentas para organizar tarefas você vai utilizar para otimizar a sua produtividade?
Se gostou das dicas e quer continuar otimizando o seu espaço virtual de trabalho para torná-lo completo e mais organizado, confira também como criar um e-mail profissional!
Falando nisso, adquira um e-mail profissional com a GoDaddy, otimize a comunicação com os membros da sua equipe com recursos de atribuição de tarefas e compartilhe informações de agenda e contatos com com os outros participantes.
Nós da GoDaddy integramos ao e-mail profissional uma das melhores ferramentas para organizar tarefas disponíveis no mercado: o Microsoft 365.
Não perca tempo e comece agora a otimizar as tarefas organizacionais!
