Organizar e gerenciar atividades pode ser um desafio constante, seja em projetos profissionais ou em atividades do dia a dia. Para tornar esse processo mais eficaz e transparente, é possível utilizar o método Kanban.
Essa solução proporciona uma visão clara do fluxo de trabalho e permite resolver ineficiências com facilidade.
Mas o que é o sistema Kanban e quais são as suas principais regras?
Neste artigo, vamos explorar como essa estratégia pode transformar a forma como você lida com as suas tarefas.
Vamos lá?
O que é o sistema Kanban?
O método Kanban é uma metodologia visual para gerenciamento de fluxo de trabalho, que se caracteriza pelo uso de quadros (kanban, em japonês) para representar atividades e etapas do processo. Esse sistema visa melhorar a eficiência e a organização ao permitir visualizar projetos e identificar pontos críticos.
A sua origem remonta à década de 1950, no Japão, quando Taiichi Ohno, engenheiro da Toyota, a desenvolveu com o objetivo de otimizar a sua linha de produção. Desde então, empresas e indivíduos usam em contextos variados, como:
- produção e o controle de inventário;
- desenvolvimento de software;
- administração de vários projetos simultaneamente;
- organização pessoal;
- controlar e priorizar as solicitações e funções de atendimento;
- deveres de estudo e prazos acadêmicos.
Como funciona o Kanban?
O Kanban funciona de forma muito simples. Primeiro, divide-se um quadro em colunas, em que cada uma representa uma fase do trabalho, como "a fazer", "em progresso" e "concluído".
Cada tarefa recebe um cartão, que deve deslocar pelas colunas conforme o projeto avança. Para focar no que realmente importa e evitar sobrecarga, define-se um limite de quantidade de itens que podem estar na mesma etapa.
Regularmente, a equipe ou indivíduo revisa e ajusta o processo para aprimorá-lo e resolver problemas.
Ficou claro o que é o método Kanban e como funciona? Então vamos para a próxima parte!
Quais são as 4 principais regras do Kanban?
As 4 principais regras do Kanban são:
- começar pelo que já existe;
- buscar pequenas melhorias contínuas;
- respeitar o processo;
- incentivar atitudes de liderança.
Entenda cada uma a seguir!
1. Começar pelo que já existe
Ao adotar o método Kanban, é essencial começar com o procedimento que já é familiar para você e sua equipe, em vez de refazer tudo do zero. Começar com o que já existe ajuda a identificar os atuais pontos fortes e fracos.
Essa abordagem permite uma transição mais suave e minimiza a resistência a mudanças. Portanto, avalie o passo a passo do trabalho, encontre as áreas para desenvolver e faça os ajustes.
2. Buscar pequenas melhorias contínuas
Em vez de pôr em prática grandes mudanças de uma vez, esse sistema promove a realização de pequenas melhorias contínuas. As revisões e correções são graduais, com base na observação dos resultados e feedbacks.
Transformações incrementais reduzem o risco de grandes falhas e ajudam a construir uma cultura em que as equipes podem se adaptar e evoluir conforme necessário.
3. Respeitar o processo
Esta regra refere-se à importância de seguir e respeitar os processos e práticas durante a implementação do Kanban. Todos os membros do grupo devem compreender e aderir às regras e ao novo fluxo de trabalho. Essa prática ajuda a manter a consistência, evita confusões e enriquece a eficiência geral.
4. Incentivar atitudes de liderança
A filosofia de aprimoramento contínuo também incentiva que todos do time assumam atitudes de liderança, independentemente de seus cargos formais. Trata-se de uma forma de promover a colaboração, que pode levar a soluções mais criativas para evoluir o trabalho.
Entender quais são as 4 principais regras do Kanban deve fazer parte da estratégia de otimização de projetos!
Confira quais as vantagens e desvantagens do método Kanban
Como qualquer metodologia, o Kanban apresenta vantagens e desvantagens que você precisa considerar para garantir uma aplicação eficiente.
5 vantagens do sistema Kanban
- Oferece uma visão clara do status das atividades e da sequência.
- Permite modificações práticas e fáceis nas prioridades e operações.
- Reduz a sobrecarga e otimiza a eficiência de projetos.
- Facilita a identificação de problemas.
- Favorece a implementação de melhorias.
4 desvantagens do sistema Kanban
- Pode não oferecer uma estrutura para planejamentos de longo prazo.
- Requer uma adesão consistente às regras para ser eficaz.
- Pode ser difícil de gerenciar em equipes muito grandes ou em projetos complexos.
- Pode não fornecer detalhes de informações sobre a importância das obrigações.
Por fim, vamos ver algumas dicas de como aplicar o método Kanban para organizar tarefas!
Como aplicar o método Kanban para organizar tarefas?
Para aplicar o Kanban na organização dos seus deveres, considere essas 5 dicas:
1. Priorize as tarefas mais importantes
Coloque as atividades importantes no topo da coluna "a fazer" para garantir prioridade e foco.
2. Use cores e etiquetas
Diferencie tipos de responsabilidades com cores ou etiquetas específicas para facilitar a localização rápida de prioridades, prazos ou áreas de atenção, sem precisar analisar cada detalhe.
Se montar o quadro fisicamente, você pode usar post-its ou adesivos.
3. Atualize o quadro regularmente
Reserve um momento para mover as atribuições entre colunas. Pode ser sempre no início ou no fim de cada dia ou semana, a depender do fluxo de trabalho.
Manter o quadro atualizado ajuda a visualizar o progresso de maneira precisa e confiável.
4. Divida grandes obrigações em partes menores
Para que projetos grandes não pareçam intimidantes, divida-os em subtarefas menores e crie cartões individuais para cada uma. Essa é uma ótima técnica para continuar em foco e acompanhar os avanços.
5. Experimente ferramentas digitais
Se preferir abordar a estratégia de maneira mais dinâmica, tente usar ferramentas como Trello ou Notion. Essas plataformas digitais facilitam o acesso remoto e o compartilhamento de informações entre equipes.
Agora você sabe tudo sobre o método Kanban e está pronto para administrar suas tarefas de forma mais organizada e flexível!
Gostou do nosso conteúdo? Quer aprender mais? Confira os outros artigos do blog da GoDaddy, como:
