Escolher o tipo de e-mail certo para cada situação é importantíssimo para a comunicação entre empresas e pessoas.
Porém, você sabe quais são as opções disponíveis e qual é o modelo ideal para cada situação? Não?
Então, você chegou ao lugar certo. Aqui reunimos um conteúdo prático sobre:
- quais os tipos de e-mail existentes;
- quais os principais tipos de e-mail profissionais que você pode enviar;
- o que não pode faltar em um e-mail;
- e os tipos de segurança em e-mail que você precisa se atentar.
Então, sem perder mais tempo, vamos aprender tudo sobre os tipos de e-mail.
Quais são os tipos de e-mail que posso utilizar?
São dois os tipos de e-mails:
- e-mails pessoais: contas usadas para assuntos que não dizem respeito ao seu trabalho. Você pode utilizar provedores como Gmail, Outlook e Yahoo.
- e-mails profissionais: são os endereços de e-mail usados para o ambiente profissional. Geralmente, usa um provedor próprio com nome personalizado.
Um endereço de e-mail pessoa pode ser seunome@gmail.com e pode ser cadastrado, por exemplo, em sites de compra, em que você é o cliente.
Também é usado para fazer candidaturas em empregos novos, se registrar em redes sociais, compartilhar conteúdos com amigos, trocar mensagens com familiares e mais.
Já o e-mail profissional é usado apenas em trocas de mensagem entre colegas de trabalho, com clientes e parceiros.
Geralmente, o endereço é algo como seunome@nomedaempresa.com.br ou ainda vendas@nomedaempresa.com.br.
Dessa forma, ele transmite mais credibilidade e segurança para quem recebe a mensagem.
Além disso, é possível usar o e-mail profissional para receber contatos de pessoas interessadas em seus produtos ou serviços, oferecer suporte aos clientes e enviar mensagens de marketing.
Quais os tipos de e-mail profissionais mais utilizados e suas vantagens
Os e-mails profissionais são usados para estabelecer uma comunicação direta com clientes e leads. Isso pode ser feito a partir de diferentes tipos de e-mail profissionais que você pode enviar para clientes como:
- e-mail de prospecção;
- e-mail de follow-up;
- e-mail de apresentação;
- e-mail de agradecimento;
- e-mail de feedback.
Conheça um pouco mais sobre cada um deles.
E-mail de prospecção
Os e-mails de prospecção são aqueles em que você utiliza para conquistar um novo cliente, despertando o interesse dele em conhecer a sua oferta.
E-mail de follow-up
E-mail de follow-up é um tipo de mensagem enviada para dar continuidade a uma comunicação prévia.
Geralmente, ele é utilizado para dar seguimento a uma conversa, para agradecer por uma reunião ou para verificar o status de um processo de venda que já foi iniciado.
Leia também: Aprenda Como Trabalhar com Funil de Vendas e Fazer seus Clientes Comprarem!
E-mail de apresentação
Similar ao material de prospecção, o e-mail de apresentação possibilita apresentar um produto, sua empresa ou mesmo uma proposta.
Para montar um e-mail de apresentação, comece com uma saudação educada e amigável. usando o nome do destinatário, por exemplo, “Olá Carlos, como vai?”.
Depois apresente-se de forma clara e concisa, incluindo seu nome, a empresa, a qual representa e o que vocês produzem.
Em seguida, explique o motivo do e-mail e o que você espera conseguir com ele.
Destaque os principais benefícios ou vantagens de se trabalhar com você ou com a sua empresa e convide o lead para algo, por exemplo, agendar uma reunião.
E-mail de agradecimento
Enviar um e-mail de agradecimento pode te ajudar a contabilizar muitos pontos em uma troca de mensagens, ajudando você a manter um bom relacionamento com seus clientes, lead e prospects, além de parceiros e colegas de trabalho.
E-mail de feedback
Este é aquele e-mail que você envia para pedir um retorno sobre determinado tópico. Dê abertura também às críticas.
O que não pode faltar em um e-mail profissional?
Independente do tipo de e-mail profissional que você enviará, alguns elementos são indispensáveis para a comunicação:
- saudação adequada;
- educação e atenção às regras de tratamento pessoais;
- uso de linguagem clara, correta e direta;
- bom layout e aparência geral do e-mail;
- assinatura completa com seu nome, sobrenome e cargo;
Esses elementos vão te ajudar a demonstrar o profissionalismo necessário para que sua empresa conquiste o seu cliente e feche negócio.
Além disso, para um e-mail profissional, é imprescindível que você demonstre aos seus clientes que sua empresa tem capacidade mínima de operação, e conta pelo menos com um endereço de e-mail profissional, como: contato@minhaempresa.com.br
Imagina você recebendo um e-mail com o endereço: joaozinho25@gmail.com falando sobre uma empresa de venda de softwares.
Agora imagine você recebendo um e-mail de joao@osmelhoressoftwares.com.br
Para qual das duas opções você daria o seu voto de confiança? A segunda, não é mesmo?
Logo, é imprescindível que você tenha esse cuidado ao enviar mensagens a seus paceiros clientes. Use um e-mail profissional para ampliar a sua credibilidade no mercado.
Para ter um e-mail corporativo o processo é bem simples e você pode aprender facilmente como conseguir o seu assistindo este nosso vídeo abaixo:
Quais os tipos de segurança em e-mail eu preciso ter?
Assim como toda comunicação confidencial, você precisa se atentar a alguns pontos importantes no que diz respeito a segurança em e-mail.
Afinal, seus e-mails podem enfrentar problemas se você não tomar alguns cuidados. Os principais deles dizem respeito a perda de senhas de acesso e o acesso de terceiros ao conteúdo sigiloso dos e-mails.
Para evitar fraudes e invasões em seus e-mails, uma dica é escolher senhas de no mínimo 8 caracteres e alternar entre letras, números e símbolos. Isso torna a sua senha mais forte.
Além disso, não utilize a mesma senha para mais de um site, pois caso haja um vazamento de senha, qualquer outro site que você tenha utilizado aquela senha estará vulnerável.
Quanto aos tipos de segurança em e-mail relacionados ao conteúdo, todo cuidado é pouco e alguns deles incluem:
- não clique em links de contatos desconhecidos;
- antes de clicar em algum link recebido por e-mail, passe o mouse em cima, e confira o link que aparece escrito no canto inferior da página. Dessa forma você saberá para onde o link está apontando.
Agora que você viu que podemos dividir os tipos de e-mail entre pessoal e profissional e conheceu os diversos tipos de e-mail que você pode enviar, vai ficar mais fácil preparar aquela comunicação de sua empresa, não é mesmo?!
Como você viu aqui, a criação de um e-mail profissional é importantíssimo para que a comunicação de sua empresa demonstre o profissionalismo que o seu cliente espera de você.
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Além disso, ele funciona muito bem em qualquer dispositivo, inclusive no celular, sincronizado automaticamente em todos os seus aparelhos.
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