Im heutigen digitalen Zeitalter können wir von überall aus kommunizieren. Da gehört die „Always on“-Mentalität einfach dazu – also die ständige Erreichbarkeit via Smartphone, Tablet, Notebook etc. Doch manchmal braucht jeder eine Pause oder ist schlichtweg nicht verfügbar. Mit einer Abwesenheitsnotiz informierst du andere darüber, dass du gerade nicht am Arbeitsplatz bist. Das kann der Fall sein, wenn du wegen privater Termine früher Feierabend machst oder es dir im Urlaub gut gehen lässt. Wie du eine Abwesenheitsnotiz in Outlook erstellst und worauf es dabei ankommt, erfährst du hier.
Was ist eine Abwesenheitsnotiz?
Eine Abwesenheitsnotiz ist eine vorformulierte Antwort, die Outlook Office 365 automatisch auf eingehende E-Mails verschickt. In der IT-Sprache ist hierbei auch von Autoreply oder Autoresponse die Rede. Dadurch erfahren Kunden, Kollegen, Geschäftspartner und andere Kontakte, dass du aktuell nicht erreichbar bist. Hast du die Abwesenheitsnotiz in Outlook einmal aktiviert, brauchst du dich also bis zu deiner Rückkehr um nichts weiter zu kümmern. Die automatisierte E-Mail-Antwort enthält üblicherweise Infos darüber,
- für welchen Zeitraum du abwesend bist,
- dass du während deiner Abwesenheit nicht auf deine E-Mails zugreifen kannst oder diese (nur unregelmäßig) liest,
- wann der Absender mit einer Antwort rechnen kann,
- ob die eingehende E-Mail an eine andere Person weitergeleitet wird und
- wer dich währenddessen am Arbeitsplatz vertritt bzw. in dringenden Fällen weiterhelfen kann.
Wann und warum sollte ich eine Abwesenheitsnotiz in Outlook erstellen?
Wer eine E-Mail verschickt, erwartet in der Regel eine zeitnahe Antwort – und zwar spätestens nach ein paar Tagen. Eine Abwesenheitsnotiz in Outlook ist deshalb nicht nur eine Frage der Höflichkeit. Mit der kurzen Nachricht an den Absender stellst du sicher, dass wichtige E-Mails nicht unter den Tisch fallen. Denn es wäre schon ärgerlich, wenn dir ein lukrativer Auftrag entgeht oder sich ein Kunde frustriert an die Konkurrenz wendet.
Typische Anlässe für Abwesenheitsbenachrichtigungen sind: Urlaube, Dienstreisen, längere Termine während der Arbeitszeit, Mutterschutz bzw. Elternzeit, Krankheit, Sabbatical oder das Ausscheiden aus dem Unternehmen. Übrigens: Wenn du möchtest, kannst du den Grund deiner Abwesenheit in die Notiz aufnehmen – das ist allerdings kein Muss.
Wie stelle ich bei Outlook die Abwesenheit ein?
Die Schritt-für-Schritt-Anleitung erklärt dir, wie du eine Abwesenheitsnotiz in Outlook erstellst und sie wieder deaktivierst.
Schritt 1: Öffne Microsoft Outlook
Um eine automatisierte Abwesenheitsnotiz in Outlook zu erstellen, rufst du zunächst das Outlook-Programm auf. Überprüfe zur Sicherheit, dass du mit dem richtigen Konto angemeldet bist.
Schritt 2: Geh zu den Einstellungen
Nun klickst du oben auf der Menüleiste auf „Datei“.
Schritt 3: Wähle die Option „Automatische Antworten“ aus
In den Einstellungen findest du auf der linken Seite eine Liste von Optionen. Klicke auf „Automatische Antworten“, um den Abwesenheitsassistenten zu öffnen. Falls du Outlook 2007 verwendest, gelangst du über „Extras“ zum Abwesenheitsassistenten.
Schritt 4: Aktiviere die automatischen Antworten
Wähle im Menü die Option „Automatische Antworten senden“ aus. Damit aktivierst du deine Abwesenheitsnotiz in Outlook.
Schritt 5: Stelle den Zeitraum für deine Abwesenheitsnotiz ein
Mit der Option „Nur in diesem Zeitraum senden“ kannst du einstellen, dass die Außer-Haus-Nachricht zum festgelegten Zeitpunkt deaktiviert wird. Diese Funktion ist praktisch, denn damit kannst du das Deaktivieren nicht vergessen. Bist du aber auf unbestimmte Zeit nicht auf der Arbeit, wählst du die Option besser nicht aus.
Schritt 6: Formuliere eine Abwesenheitsnotiz
Outlook bietet dir die Möglichkeit, separate Abwesenheitsnotizen für Kontakte „innerhalb meiner Organisation“ und „außerhalb meiner Organisation“ zu senden. Diese Option nutzt du, wenn die Nachricht beispielsweise nur für Kollegen oder nur für Kunden gedacht ist.
Tipp: Wahrscheinlich möchtest du vermeiden, dass Outlook eine Abwesenheitsnotiz an Absender von Spam-Mails und dergleichen verschickt. Wähle deshalb „Nur meine Kontakte“ für automatische Antworten an Personen außerhalb deiner Organisation aus.
In der Registerkarte fügst du dann deinen Text für die Abwesenheitsbenachrichtigung ein, der sich in unterschiedlichen Schriftarten etc. formatieren lässt.
Schritt 7: Speichere und aktiviere deine Abwesenheitsnotiz
Sobald du deine Abwesenheitsnotiz in Outlook verfasst hast und alle Einstellungen fertig sind, klickst du auf „OK“. Damit ist deine Out-of-Office-Nachricht startklar.
Schritt 8: Überprüfe deine Abwesenheitsnotiz
Schicke eine Test-E-Mail (z. B. von deinem privaten E-Mail-Konto) an deine Business-Adresse. Dadurch kannst du schnell feststellen, ob die Abwesenheitsnotiz wie gewünscht funktioniert und richtig angezeigt wird.
Schritt 9: Deaktiviere die Abwesenheitsnotiz, wenn du zurück bist
Sobald du wieder im Einsatz bist und erreichbar sein möchtest, lässt sich die Abwesenheitsnotiz ebenso einfach deaktivieren. Öffne dazu erneut den Assistenten für „Automatischen Antworten“ und deaktiviere die Option manuell. Ein Deaktivieren ist natürlich nicht nötig, wenn du vorher die Zeiteinstellung in Schritt 5 vorgenommen hast.
Tipp: Falls du deine Abwesenheitsnotiz in Outlook ändern möchtest, ist dies auch über die Outlook-App für iOS oder Android möglich.
Wo finde ich Abwesenheitsnotiz-Vorlagen?
Suchst du nach einer schönen Formulierung für deine automatischen Antworten in Outlook, findest du hierfür zahlreiche Vorlagen online. Da haben wir gleich noch ein paar Tipps:
- Denk an eine Grußformel, wie „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder „Liebe Kollegen und Kolleginnen“.
- Weise darauf hin, wenn dein gesamtes Team beispielsweise bei einem Workshop ist oder Betriebsferien sind. Damit ist dem E-Mail-Absender klar, dass gerade keiner in der Firma erreichbar ist.
- Hast du keinen Zugriff auf deine E-Mails, stimme dich mit einer Urlaubsvertretung ab.
Abwesenheitsnotiz in Outlook erstellen - Fazit
Eine automatische Out-of-Office-Nachricht sollte selbstverständlich sein – egal, ob du für mehrere Wochen nicht erreichbar bist oder dir vielleicht nur den Nachmittag frei nimmst.
Titelmotiv: Photo by Kenny Eliason on Unsplash
