Der Betrieb eines eigenen kleinen Unternehmens bringt viele Freiheiten mit sich – unter anderem kannst du deine Arbeitszeiten und deinen Arbeitsort selbst bestimmen. Theoretisch zumindest. In der Praxis benötigst du die richtigen Tools, mit denen du auch außerhalb deines Büros effizient arbeiten kannst. In diesem Beitrag erkläre ich, was du alles für den Remote-Betrieb Ihres Unternehmens brauchst.
Die folgenden Informationen sind besonders nützlich für alle, die gerade in das Thema mobiles Arbeiten einsteigen, aber auch alle anderen Leser dürften den einen oder anderen hilfreichen Tipp finden.
Die richtige Hardware
Um ortsunabhängig zu arbeiten, benötigst du das richtige Werkzeug. Natürlich ist die Versuchung groß, einfach den erstbesten Laptop zu nehmen, in der Hoffnung, dass er seinen Zweck schon erfüllen wird.
Aber das könnte zu einer unangenehmen Überraschung führen: Ist die Hardware für deine Ansprüche nicht geeignet, kannst du deine Arbeit nicht richtig erledigen und so unter Umständen sogar Termine nicht einhalten. Die mögliche Folge: unzufriedene Kunden.
Hier sind einige Entscheidungskriterien für die Wahl des richtigen Tools für mobiles Arbeiten:
Ist es zukunftssicher? Dein Laptop sollte den Aufgaben, die du voraussichtlich erledigen musst, heute und auch noch in 18 Monaten gewachsen sein. Nimm nicht aus Kostengründen einen Rechner, der gerade einmal die Minimalanforderungen erfüllt – damit würdest du am falschen Ende sparen.
Ist es handlich genug? Wenn du mit deinem Arbeitsgerät reisen möchtest, solltest du es überall mit hinnehmen können. Wenn du nur kurzzeitig unterwegs arbeiten willst, dann kannst du ruhig einen Kompromiss eingehen – beispielsweise könntest du ein Tablet für einen Kundentermin nutzen oder in einem Café damit schnell etwas erledigen, um anschließend im Büro am Hauptrechner weiterzuarbeiten. Wenn du aber eine längere Reise planst, auf der du auch arbeiten möchtest, dann benötigst du einen leichten, handlichen Laptoprechner mit hoher Leistung.
Was brauchst du noch? Man könnte meinen, mit einem Laptop habst du alle deine Hardware-Anforderungen abgedeckt. Meistens stimmt das aber nicht. Brauchst du vielleicht auch noch eine Maus und Tastatur, damit du schnell und effizient tippen und arbeiten kannst? Dazu ein Headset für Video-Calls? Geh alle Aufgaben durch, die du außer Haus erledigen musst. Dann mach eine Liste mit den erforderlichen Hardwarekomponenten, die du dafür benötigst.
Internetverbindung
Es klingt etwas banal, aber eine stabile Internetverbindung ist entscheidend. Ohne Onlineanschluss kannst du nicht mobil arbeiten. Selbst wenn du deine Arbeit größtenteils von zu Hause aus erledigen willst, ist es immer sinnvoll, einen Plan B für den Fall zu haben, dass deine Internetverbindung ausfällt.
Glücklicherweise wird immer häufiger kostenloses WLAN angeboten – so musst du nicht weit suchen, falls eine Verbindung ausfällt. Wenn du aber an einem unbekannten Ort arbeiten möchtest, solltest du vorausplanen. Das gilt insbesondere fürs Ausland. Mach noch vor der Abreise mehrere Orte mit Internetverbindung ausfindig. So hast du die Wahl, wenn es an einem oder gar zwei Orten mit der Verbindung nicht klappt.
Unter Umständen lohnt sich auch der Kauf eines LTE-oder 4G-Handys, das du als persönlichen WLAN-Hotspot konfigurieren und so als zusätzliches Backup nutzen kannst. Prüfe aber vorher die Netzabdeckung, um zu sehen, ob diese Investition sinnvoll für dich ist.
Der richtige Arbeitsort
Wenn es irgendwo eine Internetverbindung gibt, dann heißt das noch nicht, dass es ein brauchbarer Arbeitsplatz ist. Beurteile deineAnforderungen realistisch – es mag zwar ganz verlockend klingen, den ganzen Tag in einem Coffee Shop zu arbeiten, aber ist das wirklich machbar? Kannst du dort den Akku deines Laptops laden? Ist es nicht zu laut, um sich zu konzentrieren? Gibst du nicht zu viel Geld für Kaffee aus? Ein Ort wie ein Coffee Shop kann zwar bestens geeignet sein, um kurz etwas zu erledigen, oder sogar, um einen Kundentermin wahrzunehmen, aber für längeres Arbeiten ist er alles andere als ideal.
Such dir Orte, an denen du professionell arbeiten kannst, beispielsweise Desk-Sharing- oder Coworking-Spaces oder Bibliotheken. Ein Conference-Call in einem Lokal wirkt wahrscheinlich nicht sehr seriös auf deinen Gesprächspartner, und wenn die WLAN-Verbindung dort noch so stabil ist. Schließlich solltest du auch den Kauf von Kopfhörern mit Geräuschunterdrückung in Erwägung ziehen, damit du dich auch an Orten konzentrieren kannst, wo es nicht gerade ruhig zugeht.
Die richtige Software
E-Mail, Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Videokonferenz-Software, Collaboration-Tools – die Software, die du außer Haus benötigst, ist so unterschiedlich wie deine Aufgaben. Aus diesem Grund solltest du dich mit einem cloudbasierten Softwarepaket wie Office 365 näher beschäftigen. Office 365 ist ein Onlineangebot – das bedeutet, dass du die Softwaretools immer bei Bedarf nutzen kannst, selbst wenn du nur eine Internetverbindung und einen geliehenen Laptop zur Verfügung hast. Im Paket sind auch Apps für dein Mobiltelefon enthalten. Damit bist du in der Lage, dich ganz schnell um dringende Angelegenheiten an Orten zu kümmern, an denen du gerade keinen Rechner hochfahren kannst.
Die richtigen Sicherheitstools
Jeder, der mit einem Rechner arbeitet, geht Sicherheitsrisiken ein. Beim mobilen Arbeiten gibt es aber noch einige zusätzliche Gefahren. Deshalb ist hier die Datensicherheit von vorrangiger Bedeutung – denn wenn du Kundendaten unwiederbringlich verlierst, kann dies das Ende deines Unternehmens bedeuten.
Noch schlimmer: Wenn die Daten gestohlen werden, musst du unter Umständen auch noch mit hohen Summen haften.
Es lauern viel mehr Gefahren, als du vielleicht denkst.
Von Viren über Gerätediebstahl bis hin zu öffentlichem WLAN – deine Daten sind zahlreichen Risiken ausgesetzt. Ergreife deshalb Maßnahmen, um die Chancen zu minimieren, dass Daten verloren gehen oder gestohlen werden. Folgende Dinge solltest du unbedingt beachten:
Schützen – Aktualisiere laufend deine Antivirensoftware, um die Virengefahr möglichst gering zu halten. Jedes Gerät, auf dem Kundeninformationen gespeichert sind, solltest du durch ein Passwort schützen und die Daten darauf verschlüsseln. Auf diese Weise erschwerst du den Diebstahl von Daten, selbst wenn der Dieb das Gerät physisch besitzt. Du solltest auch äußerst vorsichtig sein, wenn du ungesicherte öffentliche Hotspots nutzt. Daten, die über ein nicht gesichertes WLAN übertragen werden, können abgehört werden. Verschicke also niemals sensible persönliche Informationen bzw. Unternehmens- oder Kundendaten über ein ungesichertes Netzwerk.
Wenn du sensible Daten über ein ungesichertes öffentliches Netzwerk verschicken musst, dann nur über ein VPN (Virtual Private Network). Informationen, wie du ein VPN einrichtest, findest du hier.
Sichern – Wichtig ist, alle Vorkehrungen zu treffen, um Datenverlust von vorneherein zu vermeiden. Aber es gibt niemals hundertprozentige Sicherheit. Es ist schon schlimm genug, wenn Daten verloren gehen, aber es ist eine Katastrophe, wenn du keine Sicherungskopie besitzt. Nutze einen Service wie Cloud Backup, damit du die unternehmenskritischen Daten im Fall eines Verlusts wiederherstellen kannst. Deine Versicherung sollte zudem Verlust, Diebstahl und Beschädigungen deiner Arbeitsmittel abdecken, sonst musst du unter Umständen selbst für den Schaden aufkommen, wenn etwas schiefläuft.
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