Immer mehr Unternehmen und Freiberufler nutzen das Internet. Doch auch in der Zeit des Online-Business bleibt die schriftliche Kommunikation das Fundament jeder erfolgreichen Geschäftsbeziehung. Wenn es um E-Mail-Marketing und die professionelle E-Mail-Kommunikation geht, kann die Fähigkeit, eine Geschäfts-E-Mail zu erstellen, entscheidend sein. Deshalb zeigen wir dir in diesem Artikel, wie du eine Geschäfts-E-Mail strukturierst und geben dir wichtige Tipps für eine klare und effektive Schreibweise.
Die grundlegenden Elemente einer Geschäfts-E-Mail
Die Form ist alles. Deine Geschäftskorrespondenz muss von deinem Gegenüber als korrekt und akzeptabel angesehen werden. Denn was akzeptabel ist, hat bessere Chancen, beachtet zu werden. Dies ist besonders wichtig, wenn du jemanden zum ersten Mal kontaktierst. In solchen Fällen sollte die Sprache ernst, aber freundlich, aber nicht aufdringlich sein. Die folgenden Elemente sollten in deiner E-Mail enthalten sein:
- Der Betreff
- Die Begrüßung
- Die Einleitung
- Der E-Mail-Text
- Die Handlungsaufforderung
- Der Abschluss
1. Der Betreff
Der Betreff ist das Erste, was der Empfänger sieht. Daher entscheidet der Betreff oft darüber, ob die E-Mail überhaupt geöffnet wird. Achte auf Folgendes:
Klar und kurz: Der Betreff sollte den Inhalt der E-Mail in einer Zeile zusammenfassen. Er sollte weniger als 60 Zeichen haben, damit er vollständig im Posteingang angezeigt wird.
Klare Botschaft: Der Betreff sollte Empfänger:innen sofort wissen lassen, welcher Inhalt diese in der E-Mail erwartet.
Korrekte und spezifische Informationen: Fehler oder Unklarheiten können Verwirrung stiften und das Vertrauen der Empfänger:innen erschüttern.
Beispiele:
- "Verzögerung bei der Lieferung" (dringende Mitteilung)
- "Neuer Produktkatalog" (Informationsanfrage)
- "Position als Web-Editor" (Bewerbung)
Tipp: Vermeide Emojis im Betreff, denn sie wirken unseriös.
2. Die Begrüßung
Wie in jeder zwischenmenschlichen Kommunikation ist eine angemessene Begrüßung wichtig. Nutze nach Möglichkeit den vollen Namen oder zumindest den Nachnamen der Person, an die du die E-Mail richtest.
Beispiele:
- "Sehr geehrter Herr / Sehr geehrte Frau ..."
- "An die zuständige Stelle,"
- "Hallo, Herr / Frau ..."
3. Die Einleitung
Nun ist es an der Zeit, den Zweck deiner geschäftlichen E-Mail zu erläutern. Stelle dich kurz vor, besonders wenn es das erste Mal ist, dass du mit dem Empfänger/der Empfängerin in Kontakt trittst.
Beispiele:
- "Mein Name ist Edgar Mayer und ich bewerbe mich für die Stelle als ..."
- "Ich heiße Anna Schmidt und wende mich an Sie, um mehr über die Einladung zu erfahren, die ich erhalten habe ..."
Die Einleitung sollte möglichst kurz und prägnant sein, um die Aufmerksamkeit der Leser:innen nicht zu verlieren.
Mit diesen Tipps bist du gut gerüstet, um Geschäfts-E-Mails zu erstellen, die nicht nur professionell sind, sondern auch deine Chancen erhöhen, die gewünschte Antwort zu erhalten.
4. Der Hauptteil der E-Mail (weitere Details zur Anfrage oder die Entwicklung des Themas)
Jetzt ist es an der Zeit, das Thema oder den Zweck deiner E-Mail klar, aber möglichst knapp zu formulieren. Denk daran: Eine Geschäfts-E-Mail sollte nicht zu lang sein. Sei also direkt, aber freundlich. Geh ins Detail, aber schweife nicht vom Thema ab.
Hier einige Tipps, um deinen Leser:innen das Auffinden der wichtigen Informationen zu erleichtern:
- Für eine Geschäfts-E-Mail gibt es keine spezielle Länge. Versuche, den gesamten Text im Sichtfeld eines Bildschirms zu halten (teste die Länge mit verschiedenen Endgeräten wie z.B. auf einem Laptop, Desktop, einem Smartphone oder Tablet).
- Ist deine E-Mail relativ lang, unterteile sie in kurze Absätze und verzichte auf Einrückungen.
- Verwende Fettungen. Hebe damit wichtige Wörter und Sätze besonders hervorheben. Das empfiehlt sich vor allem bei längeren E-Mails.
5. Die Handlungsaufforderung (das Call-to-Action-Element)
Obwohl dieser Schritt vor allem für die kommerzielle Kommunikation gilt, ist es wichtig klarzustellen, was die Empfänger:innen mit deiner Nachricht tun sollen. Sollen Sie konkret auf deine Anfrage antworten? Sollen sie deine Nachricht zurücksenden? Oder sollen sie zumindest den Erhalt deiner Geschäfts-E-Mail bestätigen?
Diesen Schritt im Marketing nennt man "Call to Action". Das heißt, du solltest eine kurze Anweisung einfügen, die beschreibt, was als Nächstes passieren soll oder wie die Kommunikation fortgesetzt werden soll.
Beispiele:
- "Ich freue mich auf deine Rückmeldung"
- "Ich werde dir nächste Woche eine Folge-E-Mail schicken, um weitere Details mit dir zu klären",
- "Gib mir Bescheid, ob das für dich in Ordnung ist"
- "Fordere ein Angebot an"
- "Lade unseren Katalog herunter"
- usw.
6. Der Abschluss
Zum Schluss, aber nicht weniger wichtig, kommt der Abschluss der Geschäfts-E-Mail. Bedenke: Der Abschluss ist deshalb so bedeutsam, weil er der letzte Eindruck ist, den die Empfänger:innen von dir haben werden. Einige Elemente, die du hier berücksichtigen solltest sind:
Die Danksagung
Bedanke dich, bevor du die E-Mail beendest. Das ist eine großartige Möglichkeit, die Kommunikation per E-Mail abzuschließen, denn sie weckt Sympathien.
Beliebte Phrasen für den Abschluss einer Geschäfts-E-Mail sind: "Ich danke dir im Voraus für deine Aufmerksamkeit", "Vielen Dank für die Zeit, die du dir genommen hast, um auf diese E-Mail zu antworten", oder einfach: "Vielen Dank".
Die höfliche Abschiedsformel
Die üblichste Formel für den Abschluss einer formellen E-Mail ist "Mit freundlichen Grüßen". Andere Optionen sind:
- Herzlichst
- Mit Respekt
- Ich bin gespannt auf deine/Ihre Rückmeldung
- Herzliche Grüße
- Einen schönen Tag
Die E-Mail-Signatur
Das i-Tüpfelchen jeder professionellen E-Mail ist die Signatur des Absenders. Hier kannst du deinen Namen, deine Position und den Namen des Unternehmens, für das du arbeitest, angeben, sowie deine Kontaktnummern und, falls gewünscht, Links zu deiner Website und den sozialen Netzwerken des Unternehmens.
Gute Corporate-E-Mail-Manager erlauben es dir, Signaturen einzurichten, d.h. eine Funktion, die deine Kontaktdaten automatisch in die E-Mails einfügt, die du sendest (oder nur in die, die du zum ersten Mal sendest). Du kannst auch ein Foto oder Logo hinzufügen.
Zu guter Letzt: Achte immer auf die Rechtschreibung und Grammatik in all deinen E-Mails. Eine fehlerfreie formale E-Mail sagt viel über deine Glaubwürdigkeit aus und kann dir in der Zukunft viele Türen öffnen.
E-Mail-Kommunikation für Unternehmer: ein wesentlicher Bestandteil der Markenpromotion
Wie du siehst, ist das Verfassen einer Geschäfts-E-Mail einfacher, als es scheint. Du musst nur das Ziel der Nachricht klar vor Augen haben und den Ton der Kommunikation sowie die Zeit der Personen respektieren, die Leser:innen für das Lesen benötigen werden.
Ein weiterer wichtiger Punkt in der E-Mail-Kommunikation ist, Vertrauen zu deinen Empfänger:innen aufzubauen. Denn niemand wird auf eine Nachricht von einer verdächtigen E-Mail-Adresse klicken, wie dagobert1234@gratisemail.de
Freemail vs. eigene Domain. Was sind die Vor- und Nachteile? Hier findest du Tipps, wie du eine neue E-Mail-Adresse erstellen kann.
Deshalb ist es nicht nur notwendig, sondern auch eine sinnvolle Investition, eine personalisierte E-Mail-Adresse mit eigener Domain zu nutzen.
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Professionelle E-Mail-Adresse vs. generische E-Mail-Adresse
Um das zu erreichen, folge einfach diesen 3 einfachen Schritten:
- Registriere deine eigene Domain. Wende dich an einen vertrauenswürdigen Domain-Registrar und wähle aus den Domain-Endungen, die am besten zu deiner Branche oder Tätigkeit passen.
- Nutze ein professionelles E-Mail-Produkt, wie z.B. die E-Mail-Produkte von GoDaddy. Wähle aus den verfügbaren E-Mail-Paketen je nach deinen Bedürfnissen (individuell oder geschäftlich, Speicherplatz, zusätzliche Konten, integrierte Office-Pakete usw.).
- Richte deine personalisierte E-Mail in deinem bevorzugten E-Mail-Programm ein. Suche nach Anleitungen, wie du deine E-Mail-Adresse mit eigener Domain mit E-Mail-Clients wie Outlook oder Apple Mail verbinden kannst. Oder nutze das Webmail-Programm deines Hosting-Anbieters.
