E-Mails sind ein unverzichtbares Werkzeug im Arbeitsalltag. Sie verbinden Teams, Kunden und Partner, bilden die Basis für Kommunikation und helfen bei der Organisation. Doch viele Nutzer*innen wissen nicht, dass Microsoft 365 E-Mail weit mehr zu bieten hat als nur das Versenden und Empfangen von Nachrichten. Mit versteckten Funktionen und cleveren Tricks kannst du deinen Workflow optimieren, Zeit sparen und effizienter arbeiten.
Erfahren Sie hier, warum Microsoft 365 die ideale Lösung für Unternehmen ist.
In diesem Artikel stellen wir dir 20 spannende Features vor und zeigen dir Schritt für Schritt, wie du sie nutzen kannst.
1. Regeln für den Posteingang: Automatisiere deinen Workflow
Mit Regeln kannst du eingehende Nachrichten automatisch sortieren und organisieren. So wird dein Posteingang übersichtlicher, und du sparst Zeit.
Wie funktioniert das?
Öffne Outlook und klicke auf „Datei“ in der Menüleiste.
- Wähle „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“.
- Erstelle eine neue Regel, indem du Bedingungen wie „Von einem bestimmten Absender“ oder „Betreff enthält“ festlegst.
- Wähle Aktionen aus, zum Beispiel das Verschieben in einen bestimmten Ordner, das Löschen oder Markieren als gelesen.
Tipp: Nutze Regeln, um wichtige E-Mails von Kund*innen in separate Ordner zu leiten oder Newsletter automatisch in einen „Lesen“-Ordner zu verschieben.
2. E-Mail-Zeitplanung: Nachrichten später senden
Die Funktion zur E-Mail-Zeitplanung ermöglicht es dir, Nachrichten jetzt zu schreiben und den Versand für einen späteren Zeitpunkt zu planen.
So richtest du es ein:
- Verfasse eine neue E-Mail.
- Gehe zu „Optionen“ und klicke auf „Übermittlung verzögern“.
- Setze ein Häkchen bei „Nicht vor senden“ und wähle Datum und Uhrzeit aus.
Wann sinnvoll?
- Wenn du Kolleg*innen in anderen Zeitzonen erreichst.
- Um Marketingkampagnen zu optimalen Zeiten zu verschicken.
3. Nachricht zurückrufen: Fehler schnell korrigieren
Hast du versehentlich eine E-Mail verschickt? Mit der Funktion Nachricht zurückrufen kannst du den Versand unter bestimmten Bedingungen rückgängig machen.
So rufst du eine E-Mail zurück:
- Gehe in den Ordner „Gesendete Elemente“.
- Öffne die entsprechende E-Mail.
- Klicke auf „Weitere Aktionen“ (drei Punkte oben rechts) und wähle „Diese Nachricht zurückrufen“.
- Wähle, ob du die Nachricht löschen oder durch eine neue ersetzen möchtest.
Wichtig:
Funktioniert nur, wenn der Empfänger die Nachricht noch nicht geöffnet hat. Beide Parteien müssen ein Microsoft 365-Konto verwenden.
4. Kategorien und Tags: Ordnung im Posteingang schaffen
Mit Kategorien und Tags kannst du E-Mails farblich markieren und sie schnell wiederfinden.
Wie funktioniert das?
- Klicke mit der rechten Maustaste auf eine E-Mail.
- Wähle „Kategorisieren“ und anschließend eine Farbe.
- Erstelle über „Alle Kategorien“ neue benutzerdefinierte Kategorien, die zu deinem Workflow passen.
Tipp: Verwende Rot für dringende Aufgaben, Blau für Meetings und Grün für persönliche E-Mails.
5. Abwesenheitsnotizen: Automatische Antworten einrichten
Wenn du im Urlaub oder nicht verfügbar bist, kannst du mit Abwesenheitsnotizen automatisch auf E-Mails antworten.
Einrichtung:
- Gehe zu „Datei“ > „Automatische Antworten“.
- Aktiviere „Automatische Antworten senden“ und gib deinen Nachrichtentext ein.
- Definiere separate Texte für interne und externe Kontakte.
- Setze ein Zeitintervall, damit die Antworten automatisch aktiviert und deaktiviert werden.
Tipp: Weise externe Kontakte auf alternative Ansprechpartner hin, um den Kommunikationsfluss sicherzustellen.
Erfahren Sie, wie Sie eine Abwesenheitsnotiz in Outlook erstellen: Schritt für Schritt erklärt.
6. Erweiterte Suchfilter: Finde jede E-Mail blitzschnell
Die Suchfunktion in Outlook ist ein mächtiges Werkzeug, um spezifische Nachrichten zu finden.
Wie verwendest du erweiterte Filter?
- Klicke in der Suchleiste auf „Suchtools“ > „Erweiterte Suche“.
- Filtere nach Kriterien wie Absender, Betreff, Datum, Anhängen oder Schlüsselwörtern.
- Shortcut: Strg + E aktiviert die Suche.
Pro-Tipp: Speichere häufig genutzte Suchanfragen, um sie schnell wiederzuverwenden.
7. Konversationen zusammenfassen: Nachrichtenverläufe übersichtlich darstellen
Mit der Funktion Konversationsansicht kannst du alle E-Mails eines Threads zusammenfassen.
Wie aktivierst du die Ansicht?
- Gehe in den Posteingang und klicke auf „Ansicht“.
- Aktiviere „Nach Unterhaltungen anzeigen“.
Warum ist das hilfreich?
Du siehst den gesamten Nachrichtenverlauf auf einen Blick, ohne zwischen verschiedenen Ordnern wechseln zu müssen.
8. Anhänge direkt in OneDrive speichern: Dateien überall verfügbar machen
Anhänge direkt in OneDrive zu speichern, erleichtert das Teilen und die Organisation von Dateien.
Wie speicherst du Anhänge in OneDrive?
- Klicke mit der rechten Maustaste auf den Anhang in der E-Mail.
- Wähle „In OneDrive speichern“.
Vorteil: Du kannst von überall auf die Dateien zugreifen, ohne dein Postfach zu überfüllen.
9. E-Mail-Verschlüsselung: Schütze deine Daten
Mit der E-Mail-Verschlüsselung kannst du sensible Informationen vor unbefugtem Zugriff schützen.
So aktivierst du die Verschlüsselung:
- Beim Verfassen einer E-Mail gehe zu „Optionen“ > „Verschlüsseln“.
- Wähle zwischen „Nur verschlüsseln“ oder „Nicht weiterleiten“.
Tipp: Stelle sicher, dass die Empfänger*innen ebenfalls Microsoft 365 nutzen, um die Nachricht zu entschlüsseln.
10. Quick Steps: Routineaufgaben beschleunigen
Mit Quick Steps kannst du mehrere Aktionen mit einem Klick ausführen, zum Beispiel E-Mails verschieben, kategorisieren oder weiterleiten.
Erstellen von Quick Steps:
- Gehe zu „Start“ > „Quick Steps“ > „Neuer Quick Step“.
- Wähle Aktionen aus, zum Beispiel „In Ordner verschieben“ oder „Als gelesen markieren“.
Beispiel: Erstelle einen Quick Step, um Projekt-E-Mails sofort in den richtigen Ordner zu verschieben und sie mit einer Kategorie zu markieren.
11. Freigegebene Postfächer: Gemeinsam besser arbeiten
Freigegebene Postfächer sind ideal für Teams, die gemeinsam Nachrichten bearbeiten oder verwalten.
Wie richtest du ein freigegebenes Postfach ein?
- Der/die Administrator*in kann ein freigegebenes Postfach über das Microsoft 365 Admin Center erstellen.
- Füge Teammitglieder hinzu, die Zugriff benötigen.
Vorteil: Alle Teammitglieder können E-Mails senden und empfangen, ohne persönliche Adressen zu verwenden.
12. Fokus-Posteingang: Bleibe konzentriert
Der Fokus-Posteingang filtert automatisch wichtige E-Mails heraus und platziert sie in einem separaten Bereich.
So aktivierst du den Fokus-Posteingang:
- Gehe zu „Ansicht“ und wähle „Fokus-Posteingang anzeigen“.
Tipp: Du kannst Regeln erstellen, um bestimmte Absender*innen oder Keywords immer im Fokus-Posteingang zu behalten.
13. Wichtige Nachrichten anpinnen: Immer griffbereit
Fixiere wichtige E-Mails ganz oben in deinem Posteingang, um schnell darauf zuzugreifen.
Wie funktioniert das?
- Klicke mit der rechten Maustaste auf eine Nachricht.
- Wähle „Anheften“.
14. Anhänge als Vorschau anzeigen: Spare Zeit
Öffne Anhänge wie PDFs oder Bilder direkt in Outlook, ohne zusätzliche Programme starten zu müssen.
Tipp: Nutze die Vorschaufunktion, um Inhalte zu überprüfen, bevor du sie herunterlädst.
15. Shortcuts nutzen: Schneller arbeiten mit Tastenkombinationen
Outlook bietet zahlreiche Tastenkombinationen, die dir helfen, schneller zu navigieren und häufige Aktionen auszuführen.
Einige nützliche Shortcuts:
- Neue Nachricht erstellen: Strg + Shift + M
- Suchleiste aktivieren: Strg + E
- Antworten: Strg + R
- Weiterleiten: Strg + F
Tipp: Du kannst die vollständige Liste der Tastenkombinationen im Hilfe-Menü von Outlook einsehen oder ausdrucken, um sie griffbereit zu haben.
16. Kalenderintegration: Termine aus E-Mails erstellen
Mit der Kalenderintegration in Outlook kannst du Termine oder Aufgaben direkt aus einer E-Mail erstellen, ohne die Nachricht manuell übertragen zu müssen.
So funktioniert’s:
- Öffne die E-Mail, die du in einen Termin umwandeln möchtest.
- Ziehe die Nachricht in der Navigationsleiste auf das Kalendersymbol.
- Outlook erstellt automatisch einen neuen Kalendereintrag mit den Inhalten der E-Mail.
Warum hilfreich?
Diese Funktion spart Zeit und reduziert das Risiko, wichtige Informationen zu übersehen.
17. Posteingang bereinigen: Platz schaffen für Neues
Die Funktion „Posteingang aufräumen“ hilft dir, redundante oder veraltete E-Mails aus Konversationen zu entfernen und Platz zu sparen.
Wie du deinen Posteingang bereinigst:
- Markiere eine Konversation oder mehrere E-Mails.
- Klicke auf „Start“ > „Aufräumen“.
- Wähle aus, ob du alle älteren Nachrichten entfernen möchtest, die bereits in der Konversation enthalten sind.
Vorteil: Dein Postfach bleibt übersichtlich, und du sparst wertvollen Speicherplatz.
18. E-Mail-Templates erstellen: Zeit sparen bei wiederkehrenden Aufgaben
Wenn du häufig ähnliche Nachrichten sendest, kannst du mit E-Mail-Templates viel Zeit sparen.
So erstellst du eine Vorlage:
- Verfasse eine neue E-Mail mit dem gewünschten Text.
- Gehe zu „Datei“ > „Speichern unter“.
- Wähle den Dateityp „Outlook-Vorlage (*.oft)“ aus und speichere die Vorlage.
So verwendest du die Vorlage:
- Gehe zu „Start“ > „Neue Elemente“ > „Weitere Elemente“ > „Formular auswählen“.
- Wähle die gespeicherte Vorlage aus und passe sie bei Bedarf an.
Tipp: Templates sind ideal für Bestätigungen, Anfragen oder Rückmeldungen, die oft in gleicher Form verschickt werden.
19. @Erwähnungen in E-Mails: Personen gezielt ansprechen
Mit @Erwähnungen kannst du Kolleg*innen direkt in einer Nachricht markieren und so sicherstellen, dass sie auf wichtige Punkte aufmerksam werden.
So verwendest du @Erwähnungen:
- Schreibe eine E-Mail und gib im Text „@Name“ ein.
- Outlook fügt den Namen der Person automatisch in den Verteiler hinzu und hebt die Erwähnung im Text hervor.
Warum sinnvoll?
Diese Funktion sorgt dafür, dass deine Nachricht nicht übersehen wird, insbesondere in Teams mit hohem Kommunikationsaufkommen.
20. Blockieren von unerwünschten Absendern: Halte deinen Posteingang sauber
Mit der Blockierfunktion kannst du Spam oder störende E-Mails automatisch in den Junk-Ordner verschieben lassen.
Wie du Absender blockierst:
- Klicke mit der rechten Maustaste auf die betreffende E-Mail.
- Wähle „Absender blockieren“.
Tipp: Überprüfe regelmäßig den Junk-Ordner, falls wichtige Nachrichten versehentlich als Spam markiert wurden.
Fazit: Microsoft 365 E-Mail Funktionen für maximale Effizienz
Microsoft 365 E-Mail ist weit mehr als nur ein Postfach – es ist ein vielseitiges Werkzeug, das dir hilft, produktiver, organisierter und sicherer zu arbeiten. Von cleveren Automatisierungen wie Regeln und Quick Steps über Sicherheitsfeatures wie Verschlüsselung bis hin zu praktischen Tools wie Kalenderintegration und Vorlagen bietet es eine breite Palette an Funktionen, die deinen Arbeitsalltag erleichtern.
Warum solltest du diese Funktionen nutzen?
- Effizienz: Spare Zeit bei alltäglichen Aufgaben.
- Organisation: Halte deinen Posteingang sauber und behalte den Überblick.
- Zusammenarbeit: Fördere Teamwork mit geteilten Postfächern, @Erwähnungen und Kalendern.
- Sicherheit: Schütze deine Kommunikation mit Verschlüsselung und erweiterten Sicherheitsoptionen.
Fang noch heute an, die versteckten Funktionen von Microsoft 365 E-Mail zu entdecken, und revolutioniere deinen Workflow!
Titelmotiv: Photo by John Schnobrich on Unsplash
