Los avances en tecnología han sido de gran ayuda para las personas tanto a nivel particular como empresarial, en el desarrollo de las tareas diarias de su negocio. En este sentido, la llegada de Internet fue clave para darle una vuelta de tuerca a la organización y al desarrollo de software de gestión de proyectos corporativos, que no existían y provocaba que en anteriores épocas fuese necesario emplear muchas herramientas como enormes pizarras, notas adhesivas, carpetas, folios llenos de apuntes y gráficos, pudiendo generar en muchas ocasiones problemas por no saber en qué punto se encuentra el proyecto en cuestión.
Para solucionar estos problemas, tareas como la planificación de calendarios, citas o envío de correos electrónicos, entre otros tienen lugar desde una misma plataforma dentro de la empresa que permite organizar todo mayor lógica. En este artículo vamos a hablar de algunas de las mejores herramientas de trabajo para que puedas decidir cuál es el mejor software de gestión de proyectos para tu negocio. ¿Listo?
Eligiendo el mejor software de gestión de proyectos
Actualmente en el mercado existen diferentes programas para facilitar la gestión y organización de proyectos en pequeñas y grandes empresas, e incluso si eres un autónomo que necesitas un lugar donde recoger toda tu información y todos los proyectos web en los que estás trabajando. La gran ventaja que nos proporciona el desarrollo continuado de estas herramientas es que si bien al principio solo se podían usar en un ordenador, esto ha cambiado, pudiendo estar en cualquier parte del mundo y trabajar a distancia, desde nuestro teléfono móvil u otro dispositivo donde tengamos dichas herramientas instaladas.
A continuación, veremos 4 herramientas muy conocidas y empleadas en la actualidad, con sus principales ventajas y qué ofrecen tanto las versiones gratuitas como las de pago.
Asana
Asana es una de las plataformas más conocidas y usadas en todo el mundo, cuya función principal es la de permitir crear a sus usuarios más de un proyecto en tablones personalizados con forma de hilos (threads en inglés), así como editar y compartir el contenido de cada proyecto en la misma interfaz.
Entre sus puntos fuertes se encuentran poseer un diseño atractivo, una interfaz minimalista que va directa al grano y funcionalidades adicionales muy intuitivas. Asana es sin duda una buena opción para aquellos que dan sus primeros pasos en el mundo del software para la gestión de proyectos, por varios motivos.
El primero de todo tiene que ver con la idiosincrasia de la herramienta, que no es otra que la del trabajo colaborativo entre los miembros de un equipo, sin importar su tamaño. Cada miembro de dicho equipo puede editar información del proyecto o el contenido de cada uno de ellos, añadiendo y quitando tareas a medida que se vayan finalizando pero eso sí, se recomienda hacerlo dentro de un orden y unas reglas mínimas de convivencia, porque sino puede convertirse en un auténtico caos ver que más de una persona está interviniendo en la edición y creación de tareas sin alertar o sin haber establecido previamente una jerarquía que defina quién puede ejecutar tareas y quién puede modificar contenido en la herramienta.
<blockquote>Esta jerarquía viene marcada por el administrador de la cuenta de Asana, que asigna derechos y rango a cada miembro del equipo, además de definir subtareas, dar feedback o establecer plazos, por ejemplo. También puede resaltar en color las tareas de cada proyecto de forma individual para mejorar la claridad de estas en la interfaz.</blockquote>
En cuanto al funcionamiento de Asana, solo es posible usarlo previo registro creando una cuenta con el correo electrónico personal o de empresa, según el caso. Una vez validada dicha cuenta, los miembros del equipo son asignados al proyecto o proyectos que tengan a su cargo. Las tareas que se van agregando a cada proyecto se integran en el calendario y en el espacio de trabajo, lo que facilita su visión general y, por tanto, finalizarlos en tiempo.
Asana tiene la ventaja comentada anteriormente de poseer una versión para escritorio y una versión móvil (Android e iOS), con interfaces fáciles de usar, pero evidentemente es un software pensado para utilizarse con mejores prestaciones en un ordenador. La app móvil permite realizar cuestiones básicas como crear y editar tareas, recibir nuevos mensajes personales o adjuntar archivos cuando estás enviando un nuevo mensaje dentro de una tarea.
Otra propuesta muy interesa que ofrece Asana es la de activar productos externos que son compatibles y complementan el trabajo diario, como por ejemplo poder disponer de todos los documentos subidos a servicios en la nube de la talla de Google Drive o Dropbox, aprovechar los recursos que dan las herramientas de desarrollo como GitHub o poder usar Asana para trabajar con gestores de contenido como WordPress.
En lo referente a las versiones de Asana disponibles, se ofrecen una gratuita y tres de pago:
- La versión gratuita está disponible para equipos de hasta 15 personas con funciones básicas.
- Asana Premium cuesta 10,99€ mensuales por usuario si se contrata por un año o 13,49€ por usuario en facturación mensual e incluye funciones de la versión Básica además de poder usar plantillas personalizadas, formularios o tener soporte técnico prioritario, entre otras características
- Asana Business cuesta 24,99€ al mes por usuario en contratación anual o 30,49€ por usuario en facturación mensual e incluye todo lo de la Básica y Premium además de la integración con herramientas como Tableau o Salesforce.
- Asana Enterprise incluye todas las funciones listadas en su página web, pero no ofrecen precio, debiendo contactar con el equipo de ventas para solicitar un presupuesto en función del número de cuentas que se van a registrar.
Trello
Trello es un software de gestión de proyectos lanzado al mercado en 2011 con versión para ordenador y para móviles Android y iOS, disponible actualmente en más de 20 idiomas. La mecánica de trello se centra en el diseño de una tabla de Kanban entre todos los miembros del equipo involucrado en sacar un proyecto adelante.
El planteamiento interno de Trello radica en mostrar proyectos, entradas, discusiones o chats como columnas de progreso donde se crean tarjetas que se pueden arrastrar y soltar de una columna a otra dentro de la tabla del proyecto en liza. Con este flujo se aprecia de forma más clara la evolución del proyecto, quién está desempeñando su trabajo y quién se ha atascado con alguna tarea que retrasa la entrega a tiempo de la misma.
Estas tarjetas se usan también para vincular a los miembros del equipo a una tarjeta para que participen aportando información para completar el proyecto.
En la versión móvil se incluyen funciones que se pueden desarrollar también en la versión para ordenadores como añadir listas de tareas pendientes en tarjetas, asignarse tareas a uno mismo o a otros miembros del equipo, adjuntar archivos descargados desde Google Drive o Dropbox, además de poder trabajar sin conexión cuando sea necesario y realizar una posterior sincronización nada más conectarse a Internet.
Sobre las versiones disponibles en su página web, Trello ofrece una versión gratuita y dos de pago:
- La versión gratuita ofrece creación de tableros personales y tarjetas sin límite, pero solo permite adjuntar archivos de 10 MB de capacidad máximo y solo deja crear 10 tableros por equipo.
- El plan Business Class aumenta el tamaño máximo de los adjuntos hasta 250 MB y permite crear tableros de equipo ilimitados por 12,5 dólares al mes por usuario (no está disponible el euro como moneda).
- El plan Enterprise, el más avanzado, ofrece las mismas prestaciones de los dos modelos anteriores y amplía funciones a nivel organizacional, todo por más o menos 20 euros al mes, con un mínimo de 20 cuentas compradas. En este caso, el precio se reduce a medida que se aumenta el número de usuarios que se van a registrar.
Jira
Jira es una herramienta en línea lanzada en 2002 que sirve también para monitorizar la gestión de tareas de un proyecto, además de poder hacer seguimiento a los errores e incidencias que se producen.
Desarrollada por la empresa australiana Atlassian (responsable también de otros productos de gestión como Trello, visto antes, o Confluence), Jira se utilizó para la gestión y mejora de los procesos, gracias a sus funciones para la organización de flujos de trabajo. Para ello, todo el software gira en torno a la palabra asunto (issue en inglés), que actúa como una unidad de trabajo básica en la que cada miembro del equipo involucrado en dicho asunto escribe la acción desarrollada o pide información a otra persona (mencionándola) para finalizarla.
Un asunto puede usarse tanto para identificar errores, como requisitos, mejoras, reuniones, conocimientos, etc. Esto es lo que se conoce como tipo de asunto, donde se incluyen campos relacionados con la tarea como su descripción, versión o fecha de entrega. Otro punto importante sobre los asuntos tiene que ver con que se muestra en un estado concreto (abierto, en progreso, cerrado, etc.), que se puede cambiar a medida que la tarea avanza en su desarrollo. Si finalmente se cierra el asunto, es que ha finalizado la tarea asociada, y el usuario puede indicar por qué se ha resuelto.
En cuanto a versiones disponibles, Jira ofrece una versión gratuita y dos de pago:
- La versión gratuita permite registrar hasta 10 usuarios, almacenamiento de archivos hasta 2 GB en total y habilita las funciones básicas para generar tableros y el backlog donde guardar los asuntos creados y pendientes de asignar en un sprint (periodo de tiempo que se asigna para la concreción de un número determinado de asuntos).
- La versión Standard ofrece por 7 dólares mensuales por usuario, además de las funciones incluidas en la versión gratuita, la posibilidad de ampliar el número de registros hasta 5000 y aumenta la capacidad de almacenamiento total hasta 250 GB.
- La versión Premium ofrece, por 14 dólares al mes, lo mismo que las dos anteriores y funciones avanzadas como una zona de sandbox y almacenamiento de archivos ilimitado.
Slack
Colocado en los puestos de privilegio como software de gestión de proyectos dentro de las empresas, o incluso entre emprendedores que se asocian para llevar a cabo proyectos de distinta índole, Slack se basa en comunicar a sus usuarios mediante chats y conversaciones grupales o individuales, ampliando sus funcionalidades integrando bots y otras aplicaciones como Asana y Trello.
Al ofrecerse versión para móviles iOS y Android puedes mantener en cualquier parte conversaciones con tus compañeros de trabajo o con esa persona de la que estás pendiente para terminar un encargo. Eso sí, reiteramos el hecho de que esta aplicación como las anteriores están pensadas para aprovechar todo su potencial en la versión de escritorio, siendo el móvil un recurso temporal.
Slack ofrece tres versiones:
- La gratuita permite acceder y leer los últimos 10000 mensajes escritos en todos los chats abiertos, hacer llamadas de voz y videollamadas, ofrece hasta 10 integraciones con herramientas como Google Drive u Office 365 y permite almacenar hasta 5 GB
- La versión Estándar, disponible por 6,25€/mes por usuario en contratación anual o 7,5€ en facturación mensual, ofrece las funciones de la gratuita y amplía características, permitiendo llamadas grupales de hasta 15 personas simultáneamente. Permite almacenar hasta 10 GB por miembro
- La versión Plus, por 14,10€/mes en facturación mensual o 11,75€/mes si pagas un año entero, ofrece mayor comodidad, mejor protección de datos, disponibilidad garantizada del 99,99 % y soporte 24/7. En este caso, permite almacenar hasta 20 GB por miembro.
Combinando saldrás ganando...
Este artículo no pretende hacerte decidir qué software de gestión de proyectos favorece más a tu dinámica de trabajo dentro de una empresa o si eres autónomo. No necesariamente hay que elegir, sino que es posible combinar su uso para sacar el máximo partido posible a tu negocio y hacerlo crecer más rápido. Estas aplicaciones están aquí para ayudarte.
