Hablar de oficinas sin papel me recuerda a aquella escena de “Iron Man” en la que Tony Stark dice que no le gustan los regalos, y por tanto rechaza aceptar lo que la gente le da. Es raro, pero me gustaba. Así que he intentado hacer algo parecido: no cojo más folios o papeles que tenga a mano, excepto que sea dinero.
No tengo que seguir usando carpetas ni formularios físicos, mi maletín no tiene casi papeles, ni tampoco tengo montones de hojas sueltas por todo el despacho.
Además, el papel es salvajemente ineficiente. No es fácil de encontrar ni rebuscar información que te interesa en medio de una enorme cantidad de documentos y papeles que has ido olvidando con los años.
Con el paso de los años, me convertí en dueño de un negocio plenamente digitalizado y he desarrollado algunos métodos para acabar con el papel en la oficina de forma que pueda reducir al mínimo la cantidad de papel que llega a mis manos de otras personas.
5 herramientas para no tener papel en la oficina
Aquí dejo cinco herramientas que puedes usar para seguir trabajando sin papel:
- DocuSign.
- App Scannable de Evernote
- IFTTT.
- Microsoft OneDrive, Google Drive y Dropbox.
- Evernote.
¿No te haces a la idea de cómo debe ser tener la libertad de trabajar sin papel? ¿Quieres saber cómo es? Pues empecemos.
1. DocuSign
Una de las formas más sencillas de acabar con el papel es a través de modificar el formato de los contratos, porque no tiene ya sentido que los conserves en papel una vez están firmados. Quiero decir, hay una razón válida: es un documento legal que te une a la otra persona firmante a cumplir unos objetivos determinados. Pero no hay motivo para guardar una copia física del mismo cuando es totalmente válido tener una copia electrónica.
Evito tener una copia física de cada contrato si lo firmo electrónicamente bajo el formato PDF.
Puedes añadir una firma electrónica en un PDF usando herramientas como Adobe Acrobat Reader, aunque suele usarse para rellenar pequeñas cajas de texto que indican “esta es mi firma electrónica autorizada” y mucha gente se pone nerviosa por ello.
Estos documentos son aceptados y vinculan a las partes firmantes, dado que necesitas tener permisos dentro de Acrobat Reader para poder crear el documento.
Pero hay demasiada gente que sigue pensando que no es una firma real ni válida, así que no aceptarán ese formato. En su lugar, quieren que lo imprimas, que lo firmes, que lo escanees y lo envíes de vuelta por correo electrónico.
Yo lo que hago es usar DocuSign para seguir manteniendo mi idea de tener una oficina sin pape.
DocuSign funciona en todos los dispositivos y navegadores web. Yo lo tengo en mi iPhone, iPad y en Google Chrome. También creé una versión en .jpeg de mi forma hace años, que guardo también en DocuSign. Cuando alguien me envía un contrato (o yo comparto uno con un cliente), lo abro en DocuSign, subo la forma predefinida y la fecha, para guardar luego el documento en Dropbox.
Luego se lo envío a la otra persona y puede seguir el mismo proceso. Y lo mejor de todo, dado que la firma la tengo de color azul, parece como si realmente hubiese imprimido el papel, firmado y escaneado de vuelta.
2. App Scannable de Evernote
A veces la gente te da en mano un documento que debes guardar sí o sí, ya sea una hoja de trabajo, un memorándum o los puntos a tratar en una reunión. Esto sin duda dificulta mucho la idea de trabajar sin papel.
Ante todo, asegúrate de preguntarle a la persona que te da dicho documento si te puede enviar en su lugar una copia electrónica. Luego, guárdala donde quieras y nómbralo poniendo alguna palabra clave en el título que te sea fácil de buscar en el futuro.
Pero si no pueden hacerlo, la solución al problema la tengo en la app Scannable de Evernote con la que saco una foto de los documentos, los paso a PDF y luego los almaceno.
Evernote luego le pasa el OCR (Optical Character Recognition) y los convierte en texto que puedes buscar para encontrarlos con más facilidad.
También puedes usar Scannable para escanear tarjetas de visita y convertirlos en documentos de Evernote. Y ya como bonus, puedes configurar que Evernote le envíe tu información de contacto y los detalles básicos de tu cuenta de LinkedIn a la persona que te dio la tarjeta y acabaste de escanear.
3. IFTTT
El único problema que tiene escanear las tarjetas de visita usando Scannable es que no siempre puedes volcar esa información donde quieres. Por ejemplo, no hay una forma elegante de mandar los datos escaneados a Google Contacts en un iPhone.
Lo que tengo son herramientas automáticas como If This Then That (IFTTT) para ayudarme a salir del paso.
Suelo usar la combinación de If This Then That (IFTTT.com) con una app para gestionar contactos llamada FullContact para sincronizar mis nuevos contactos recién escaneados entre iOS Contacts, Google Contacts y FullContact.
Lo admito, sigue sin ser la solución ideal.
Parece algo desvencijado que se puede romper por cualquier parte, pero cuple su función y permite hacer el trabajo sin usar papel. Si solo usas iOS Contacts o tienes Android con Google COntacts, puedes guardar las tarjetas escaneadas con más facilidad. Pero esta es la solución que me funciona a mí.
4. OneDrive, Google Drive y Dropbox
Por supuesto, todos los documentos deben ser almacenados, incluso cuando estás gestionando una empresa que no tiene papel en su oficina. Tampoco puedes tener todo guardado en el ordenador, porque 1) se acabará llenando el disco duro y 2) necesitas una copia de seguridad sea como sea.
Un servicio de almacenamiento en la nube como Microsoft OneDrive, Google Drive o Dropbox es la respuesta perfecta.
Microsoft OneDrive es una solución incluida en Office 365 que te proporciona la flexibilidad para guardar tus archivos y sincronizarlos en la nube cuando quieras.
Todos estos servicios te permiten compartir los documentos con otras personas, darles acceso para editar o solo para leer los documentos, y almacenar todo de forma indefinida.
También recomiendo trabajar con dos dispositivos que sirvan para guardar copias de todos los documentos only for backups. Drive y Dropbox no son elecciones perfectas para guardar una única copia de seguridad, por varias razones.
Artículo relacionado: Almacenamiento en la nube: ¿es mejor Google Drive o Dropbox?
5. Evernote
He usado Evernote durante los últimos 10 años, y con él he rellenado documentos todo este tiempo, de algunos hasta tengo cierto miedo de volver a echarles un vistazo. Pero también sé que están ahí, fáciles de encontrar y accesibles desde mi portátil, iPad y iPhone, a la vez que entrando a la web de Evernote.
Uso Evernote para marcar y guardar los artículos que leo (no más montones de revistas tiradas). Guardo notas sobre el último libro que estoy preparando (nada de carpetas que contengan información valiosa sobre el mismo).
Algunas personas viven por y para Evernote para poder gestionar grandes tareas, realizar un seguimiento del trabajo por hacer o incluso para gestionar su propia vida.
No llego a ese límite, aunque sí lo uso como ya dije para marcar textos que quiero seguir leyendo y libros que me sirvan en el futuro.
Más allá de tener una oficina sin papel, todo esto me ayuda a resolver un par de cuestiones.
En primer lugar, puedo mantener todas mis notas en un único sitio y añadirles lo que quiera cuando lo necesite, ya que todas se sincronizan en todos mis dispositivos. En segundo lugar, no tengo por qué guardar muchos documentos en mi portátil, dado que pueden llegar a ser inaccesibles y pueden reventar el disco duro.
Conclusión: Dado que quiero seguir sin papel en mi despacho, mi maletín nunca pesa más de 3 kilos, y puedo trabajar en una mesa pequeña ya que no tengo que almacenar más papel. Me da mucho más espacio de trabajo y me permite mantener los gastos operativos al mínimo.
¿Funciona en las grandes empresas esta filosofía?
Estos cinco pasos son perfectos para los emprendedores, pero qué pasa si hablamos de grandes empresas, como despachos de abogados y consultorías. Ellos necesitan el papel, ¿verdad? Es decir, una empresa sin cientos de papeles no es una corporación de las de verdad, ¿no?
En absoluto
Puedes usar todo lo que he dicho sobre tener oficinas sin papel en una gran empresa.
Por ejemplo, DocuSign ofrece una versión de pago que te permite firmar docenas de contratos al mes. Y si necesitas muchas licencias para tu personal para usar herramientas como Evernote o Google Apps, tiene más sentido y es más efectivo hacerlo así que gastarte el dinero en libretas y servidores para almacenar documentación.
Pero hay algo que también necesitarás, que es un sistema de gestión de los documentos como los que se incluyen en las aplicaciones de la nube
Existen ya muchas corporaciones que están implementando soluciones para trabajar sin papel y tener todo en la nube. Solo imprimen lo que necesitan, pero escanean y guardan los documentos clave en un servidor de la nube de forma que solo tienen acceso a él ciertas personas designadas por la empresa.
Esto corta de raíz con la idea de tener grandes racks y centros de datos que cuestan mucho dinero para almacenar documentos de hace muchísimos años.
Y puedes hacer todo esto sin tener que abusar de esas máquinas tan grandes para imprimir/escanear/copiar decenas de miles de documentos que manejan todos los empleados. Si realmente quieres que tu empresa funcione sin papel, este es un buen punto de partida.
Hay más cosas que hago para no usar papel, como no imprimir documentos que debo guardar sí o sí. He visto y comprobado que guardar papeles no es tan seguro como tenerlos guardados electrónicamente.
Puedo buscarlo todo en pocos segundos, ni tan siquiera minutos.
Y gracias al almacenamiento en la nube, no supone una gran pérdida si un día mi portátil aparece reventado o quemado.
A mayores de todo esto, tener almacenamiento extra solo supone un extra de dinero bastante pequeño. Es más arriesgado confiar en guardar muchos documentos y contratos en formato físico, pensando que no habrá un desastre. Reduce tu riesgo eliminando el papel de tu lugar de trabajo. Ayudarás al medioambiente, a tu carga de trabajo… Ah, y también a tu maletín.
