Almacenar documentos en la nube es una práctica cada vez más habitual tanto entre personas particulares como en las empresas.
Compartir archivos, editar documentos en línea, acceder a los archivos desde cualquier lugar del planeta y desde cualquier dispositivo… Las posibilidades que aporta son infinitas y muy cómodas para los usuarios.
Aunque existen multitud de alternativas. Sin embargo, Google Drive y Dropbox son dos de las soluciones de almacenamiento en la nube más conocidas y empleadas en la actualidad.
Pero, ¿qué beneficios tiene elegir este tipo de almacenaje de archivos? ¿Qué diferencias existen entre ambas herramientas y cuál es mejor?
¿Qué ventajas tiene almacenar los archivos en la nube?
Cada una de estas plataformas tiene unos beneficios diferentes. Sin embargo, conviene que conozcas que si eliges guardar tus archivos en la nube podrás:
- Compartir archivos con otros usuarios y acceder a los mismos desde cualquier lugar del mundo.
- Hacer copias de seguridad de documentos empresariales importantes y, como no, de tus recuerdos -fotografías, vídeos, etcétera-.
- Acceder a los archivos desde cualquier dispositivo -ordenador, tablet o smartphone-.
- La posibilidad de editar archivos en línea, de manera que los cambios queden reflejados en el momento.
- Editar documentos colaborativos cuyos cambios quedan actualizados y guardados en línea en el momento.
- Escalar de manera sencilla el plan de almacenamiento.
Como ves, las ventajas son numerosas. Además, tanto Google Drive como Dropbox ofrecen planes de almacenamiento gratuito.
Pero, ¿qué características tienen estos planes?
Almacenamiento en la nube gratis con Google Drive y Dropbox
En caso de que solo uses estas aplicaciones para guardar archivos compartidos que no pesen demasiado, estás de enhorabuena.
Tanto Google Drive como Dropbox ofrecen soluciones de almacenamiento gratuitas, aunque las características de estos planes son diferentes.
Mientras que Dropbox pone a disposición de los usuarios 2GB de espacio en la nube gratuito, Google Drive sube esta cifra hasta los 15GB.
Sin embargo, a la hora de decantarte por uno u otro debes tener en cuenta otros factores:
- El almacenamiento en Google Drive incluye también el espacio necesario para guardar los archivos de tu cuenta de Gmail. Es decir, que en caso de que tengas archivos demasiado pesados adjuntos en tu cuenta de correo electrónico, tu espacio se verá mermado.
- Dropbox pone a disposición de los usuarios diferentes opciones para obtener una mayor capacidad de manera completamente gratuita hasta disponer de 16GB de espacio en la nube. Por ejemplo, invitando a otros usuarios a emplear Dropbox (500 MB adicionales) o compartiendo tu experiencia positiva como usuario de la plataforma (125 MB adicionales).
- A partir del 1 de junio de 2021, los archivos de los programas de ofimática de Google pasan a formar parte de los 15GB gratuitos que obtiene cada usuario con una cuenta de Gmail. Además, a partir de dicha fecha Google propone eliminar los archivos de las cuentas inactivas que superen dicha capacidad de almacenamiento.
Pero ¿qué pasa si necesitas más espacio o si, por el contrario, tu empresa necesita una solución de almacenamiento en la nube?
Soluciones de almacenamiento en la nube de pago de Google Drive y Dropbox
Tanto Google Drive como Dropbox ofrecen alternativas de pago para aumentar el espacio de almacenamiento.
Sin embargo, las características de ambas soluciones son diferentes.
Google One: una solución de pago para aumentar el almacenamiento
Desde mayo de 2018, el sistema de almacenamiento de pago de Google pasó a llamarse Google One. Este servicio repartirá el espacio contratado entre Google Drive, Google Photos y Gmail.
Para acceder a Google One es ideal para particulares. Basta con que inicies sesión en Gmail, abras la aplicación de Google Drive y pinches en la esquina inferior izquierda en el botón de “Comprar espacio”.
En ese momento, se te redirigirá automáticamente a la página de Google One. Ahí podrás elegir entre tres planes diferentes: 100 GB a 19,99€ al año, 200 GB por 29,99€ al año o 2TB por 99,99€ al año.
Dropbox para usuarios particulares
La versión gratuita de Dropbox ofrece 2GB de almacenamiento gratuito.
Sin embargo, si este plan se te queda corto, puedes optar por dos soluciones diferentes:
- Dropbox Plus, con una capacidad de 2TB por 9,99 € al mes
- Dropbox Professional, que ofrece 3TB por 16,58€ al mes
Estos planes, además, incluyen otras funcionalidades como la sincronización inteligente o las carpetas sin conexión para dispositivos móviles.
Almacenamiento en la nube para empresas
Tanto Google Drive como Dropbox tienen planes de almacenamiento destinados a empresas que aumentan las funcionalidades de los ofrecidos a particulares. Te contamos cuáles son sus características.
GSuite Business y Enterprise: la solución de Google
Esta solución ofrece a cada usuario 30GB de almacenamiento en el plan Basic. Sin embargo, si la empresa requiere de más espacio, puede optar por el plan Business o Enterprise.
En este caso, el almacenamiento es ilimitado -a no ser que el número de usuarios sea inferior a 5, en cuyo caso cada uno disfrutará de 1TB de almacenamiento-.
Si optas por uno de estos dos planes, podrás administrar archivos de manera centralizada, dar roles a los usuarios, prevenir la pérdida de datos o editar documentos en línea y dejar los cambios guardados de manera automática en Drive.
Además, la plataforma permite subir cualquier documento -Word, Excel, Power Point, etcétera- y convertirlo al formato de archivos de Google -Documentos, Hoja de cálculo o Presentaciones-.
Por último, a través del servicio Vault para Drive podrás gestionar las cuentas de usuario, evitar la pérdida de datos y proteger los archivos de tu organización.
El plan Business tiene un coste de 9,36 euros al mes por usuario, mientras que el plan Enterprise asciende a 23 euros mensuales por usuario. Puedes consultar las características de cada plan aquí.
Dropbox Business
Por su parte, Dropbox ofrece dos planes de pago diferenciados para empresas, siempre con un mínimo de 3 usuarios:
- Dropbox Standard, con un coste de 10€ al mes por usuario. En este caso, ofrece 5 TB de espacio y herramientas para compartir archivos y colaborar de uso sencillo.
- Dropbox Advanced, que ofrece almacenamiento ilimitado. Su precio de es 15€ al mes por usuario.
Aunque probablemente es menos conocida que las herramientas de Google, la plataforma de Dropbox es bastante intuitiva y sencilla de usar.
Cada archivo cargado en la plataforma será visible para todos los usuarios. Al igual que Google, permite restringir su uso y regular el acceso de cada usuario a la información.
Además, gracias a Dropbox Paper los usuarios podrán editar documentos en línea, gestionar las tareas e incluso vincularlas a los calendarios de Google u Office 365.
Seguridad: ¿cuál de las dos opciones es más segura?
A este respecto, Google ofrece menos información que su competidor. Lo único que indica es que los archivos se encuentran bajo cifrado SSL. Es decir, el mismo protocolo que emplea en otros servicios.
Por el contrario, Dropbox ofrece una información mucho más minuciosa. Esta empresa encripta los datos en almacenamiento -AES de 256 bits- y en tránsito -estándar AES de 128 bits-.
Además, ofrece otras opciones de seguridad como, por ejemplo:
- En caso de pérdida de un dispositivo, eliminar los archivos de sincronización de manera remota
- Denunciar problemas de seguridad a través del servicio HackerOne
Otras características de Google Drive y Dropbox
Además, existen otros factores que pueden hacer que, en tu caso, la balanza se decante hacia un lado u otro.
Vamos a analizar cuáles son estas otras funcionalidades que pueden afectar a tu decisión final.
Visualización de archivos
A este respecto, Google Drive le lleva una amplia ventaja a Dropbox. Y es que el primero permite la visualización de 30 archivos diferentes entre los que se incluyen archivos de Adobe como, por ejemplo, los PSD nativos de Photoshop.
En este aspecto, Dropbox se ha quedado ligeramente desfasado.
Control de versiones
Google Drive almacena las distintas versiones realizadas de los documentos durante los últimos 30 días o, en su defecto, las últimas 100 revisiones. Estas versiones emplean parte del almacenamiento contratado.
Por el contrario, Drobpbox mantiene versiones ilimitadas de tus documentos de los últimos 30 días y, además, no resta espacio de tu almacenamiento.
Alternativas a Google Drive y Dropbox
Existen otras muchas soluciones para almacenar archivos en la nube como, por ejemplo, Box, iCloud, SpiderOak, OwnCloud, etcétera. Sin embargo, la más extendida es Microsoft OneDrive.
En resumen…
El almacenamiento de los archivos en la nube es una práctica con numerosas ventajas. Además, cada vez cuenta con más adeptos y más soluciones por parte de las empresas.
A la hora de decantarte por una u otra opción, nuestro consejo es que analices por un lado sus características, la usabilidad de cada una de ellas y, por otro, qué pueden aportarle a tu empresa o proyecto. Solo así tomarás la decisión más adecuada.
