Una intranet corporativa es una red privada que permite compartir recursos e información entre los usuarios que formen parte del negocio o colabore con el mismo.
Gracias a sus amplias posibilidades, cumple una importante labor en las empresas en la actualidad. Y no hablamos solo de las grandes corporaciones.
Gracias a la computación en la nube, las pequeñas y medianas empresas se están sumando cada vez más a la instauración de una intranet en su negocio,
Pero, ¿cómo diseñar una intranet corporativa? ¿Para qué sirve y qué ventajas tiene en el mundo empresarial?
¿Qué es una intranet corporativa y por qué es importante para las empresas?
Una intranet es una red privada a la que tienen acceso únicamente los usuarios a los que se les haya concedido permiso para ello.
A nivel empresarial tiene grandes aplicaciones. Y es que es en esta red en la que se almacena toda la información, los archivos y los recursos digitales necesarios para la actividad empresarial.
De esta manera, la importancia de la intranet de una empresa reside en que facilita el acceso a la información por parte de los empleados y mejora el trabajo en equipo y la colaboración entre sus integrantes.
Permite, de esta manera, acceder e interactuar con los contenidos a empleados de distintos niveles jerárquicos o departamentos.
Además, las redes privadas más modernas incorporan también funciones sociales parecidas a las que facilitan las redes sociales. Por ejemplo, foros o blogs internos.
Así, los propios empleados de la empresa pueden comentar las publicaciones o reaccionar a las nuevas comunicaciones corporativas.
Intranet vs. Extranet
Una extranet también es una red privada. Sin embargo, en este caso su uso no es exclusivo para las personas que forman parte de la organización. Además, otros grupos externos que colaboren en el día a día del negocio pueden acceder a ella.
Por lo tanto, las principales diferencias entre una intranet de una empresa y una extranet son:
- Las personas u organizaciones que tienen acceso a la red privada.
- El nivel de seguridad que se establece en cada una de ellas -en este caso, mayor en la intranet-.
- La forma de acceso a la red.
- Los archivos que podemos encontrar en las mismas.
De igual manera, muchas corporaciones optan por diseñar una intranet y, a su vez, una extranet y trabajar con ellas de forma complementaria.
Evolución de la intranet
¿Sabías que Internet empezó como una red privada? En los inicios, internet no era más que una intranet de distintas universidades en la que se compartía información académica.
Fue el permiso de acceso al resto de los usuarios lo que convirtió a Internet en una red abierta al público, tal y como la conocemos ahora.
Hace años, las empresas apostaban por un modelo de intranet basado en la web. Consistía, por lo tanto, en una web interna que se empleaba dentro del marco empresarial para alojar y compartir recursos.
Sin embargo, las limitaciones en cuanto a la manera de acceder a los archivos -es necesario descargarlos para ello- y el desarrollo de la tecnología cloud computing ha hecho que este modelo haya quedado obsoleto.
Intranet basada en la tecnología cloud
En la actualidad, el Cloud Computing ha democratizado el acceso a Intranet de todo tipo de empresas.
En este caso, la Intranet se basa en aplicaciones web que permiten alojar todos los recursos empresariales.
A ella, solo tendrán acceso los usuarios autorizados para ello.
¿Cómo funciona una intranet corporativa?
La intranet corporativa tiene una gran relevancia en la empresa. Por este motivo, establecer sus bases, los permisos y accesos necesarios y configurarla de la manera correcta es vital para el buen hacer empresarial.
Debes tener en cuenta que la complejidad de la misma dependerá tanto del tamaño de la empresa como de la complejidad de la información a alojar.
La intranet funciona gracias a los servidores en los que se aloja -propios o en la nube-, los usuarios generados y los dispositivos necesarios para conectarse a la misma.
Una de las grandes ventajas es que los usuarios pueden acceder a ella desde cualquier lugar, y que se encuentra disponible las 24 horas del día.
Para gestionar correctamente una intranet es necesario generar, además, los distintos usuarios y el permiso de acceso concedido a cada uno de ellos.
Así, cada empleado podrá acceder a una información determinada y tendrá o no permiso para realizar distintas tareas. Por ejemplo, modificar información, añadir nuevos archivos, etcétera.
¿Para qué sirve la intranet de una empresa? Usos frecuentes
A continuación, vamos a ver qué aplicaciones puede tener una intranet en el ámbito empresarial.
Estos son algunos de los principales usos:
- Como herramienta de comunicación interna.
- Para permitir el acceso la búsqueda de información interna y a la consulta de archivos y documentos internos.
- Para consultar bases de datos, recursos o informes internos útiles para distintos departamentos. Además, también puede emplearse para conectar estas bases de datos con otras aplicaciones externas.
- Como herramienta de recursos humanos (rrhh), facilitando una mejor experiencia de los empleados en distintos procesos internos. Por ejemplo, a la hora de, por ejemplo, enviar nóminas.
- Para crear una herramienta de soporte técnico de una empresa, generando el consiguiente ahorro de tiempo.
- Como plataforma de formación interna.
Las posibilidades son tremendamente amplias. Y, ahora que ya conoces alguna de ellas, vamos a detallar qué pros tiene el uso de una intranet.
¿Qué ventajas tiene implementar una intranet corporativa?
Entre los beneficios del uso de la intranet, destaca que:
- La información se encuentra localizada en un único lugar. Así, se reducen los costes derivados de la pérdida de tiempo de los empleados tratando de encontrar los datos necesarios para realizar su trabajo.
- La información alojada en la Intranet está siempre disponible. Por ello, los usuarios podrán acceder a la misma cuando así lo requieran. Solo necesitan un ordenador y una conexión a Internet.
- Supone una mejora de la productividad.
- Permite dar distintos permisos de acceso, controlando qué tipo de información puede consultar cada empleado.
- Es una red segura, pues la información solo será visible para los usuarios que formen parte de esta red privada. Para acceder a ella, tendrán que hacer uso de su ID y contraseña.
- Facilita el trabajo en proyectos colaborativos, compartiendo documentos relevantes para diferentes puestos o departamentos y evitando la duplicidad de la información.
- Mejora la comunicación interna de la empresa, y facilita la aplicación de la normativa relativa a la protección y el uso de datos.
Ahora ya conoces la importancia de implementar una intranet corporativa. Pero, ¿cómo se hace? ¿Cómo diseñar una intranet de una empresa y qué debe tener? ¡Vamos a verlo a continuación!
Software de intranet para pymes
Gracias a los CMS de código abierto -opensource-, el desarrollo de intranets se ha democratizado tremendamente.
En la actualidad es un recurso que está al alcance de corporaciones de todas las dimensiones. Y, por este motivo, cada vez son más las pequeñas y medianas empresas que están dando este paso.
Entre los software de Intranet más conocidos, destacan:
De igual manera, hay multitud de opciones diferentes más allá de las aquí citadas.
Pero, entre todas estas opciones, ¿cómo crear una intranet corporativa perfecta para una empresa?
Si estás en una fase inicial y te estás planteando cómo diseñarla, en primer lugar debes analizar cuáles son las necesidades de la corporación. Es decir, qué debe tener la intranet para resultar efectiva.
Además, debes tener en cuenta los recursos de los que dispones y valoras qué herramienta es la que más se ajusta a ello.
Mejorar la comunicación interna de la empresa, favorecer las dinámicas de trabajo y el acceso a la información de los empleados es vital para cualquier negocio.
