Cambiar de hosting no significa para nada tener que perder todos los correos electrónicos en los que guardas información importante tanto de tus clientes como de tu empresa. Por eso vamos a contarte cómo migrar un correo electrónico de forma fácil, rápida, segura y sin que los datos que contienen estén en peligro en ningún momento.
Cómo migrar email de un hosting a otro
Existen diferentes métodos para migrar correos electrónicos de un hosting a otro sin perder ningún mensaje por el camino, por lo que su elección depende de las opciones disponibles, tus preferencias y tu pericia.
Estas son algunas formas óptimas que permiten migrar un correo electrónico de empresa de forma satisfactoria:
Programas de correo electrónico
- Configura tanto tu cuenta de correo antigua como la nueva en un cliente de correo, como Outlook o Thunderbird.
- Arrastra y suelta los correos de la cuenta antigua a la nueva para transferirlos localmente.
- Una vez hecho, sincroniza la nueva cuenta con el nuevo hosting para subir todos los correos.
Protocolos de correo
- Configura ambas cuentas de correo en un cliente compatible con los protocolos IMAP o POP3.
- Sincroniza el cliente con la cuenta antigua, lo que descargará los correos a tu computadora.
- Luego, sincroniza el cliente con la nueva cuenta, lo que subirá los correos al nuevo hosting.
Servicios de migración de correo
- Algunos proveedores de hosting ofrecen servicios de migración que facilitan el proceso cuando se quiere migrar un correo electrónico profesional.
- Estos servicios pueden transferir tus correos directamente desde el hosting antiguo al nuevo sin necesidad de configuraciones manuales.
- Comprueba si tu proveedor de hosting ofrece esta opción o si hay servicios de terceros disponibles que faciliten esta tarea.
Copiado y pegado manual
- Accede a tu cuenta de correo antigua a través de un cliente web.
- Selecciona los correos electrónicos que deseas migrar y cópialos.
- Accede a tu nueva cuenta de correo en el cliente web y pega los correos copiados en las carpetas correspondientes.
Este método puede antojarse como el más viable para usuarios sin demasiada agilidad digital, pero es el que más tarda y lo más probable es que se termine perdiendo mucha información.
Exportación e importación de archivos
Algunos clientes de correo permiten exportar tus mensajes en un archivo, como formato PST o MBOX.
- Exporta los correos de tu cuenta antigua en uno de estos formatos.
- Importa el archivo exportado en tu nueva cuenta de correo utilizando las herramientas de importación del cliente o del hosting.
- Recuerda realizar pruebas después de migrar para asegurarte de que todos los correos se hayan transferido correctamente.
Además, es importante hacer copias de seguridad de tus correos antes de iniciar cualquier intento de migración. Si tienes dudas o problemas, contacta con el soporte técnico de tu hosting para obtener asistencia especializada.
Cómo migrar calendarios y contactos junto con los correos
A la hora de buscar cómo migrar correos de un hosting a otro, es importante no olvidar calendarios y contactos, pues hacerlo podría afectar gravemente tanto a la actividad ligada al uso de la cuenta de email como a los eventos que ya se tengan programados en ella.
Lo sabemos, puede parecer una tarea compleja, pero por suerte migrar un correo de un hosting a otro junto con el resto de elementos ligados a él es fácil si se tienen pasos los pasos a seguir, ¡que son los siguientes!
- Exportar datos del servicio actual. Para ello, accede a tu cuenta de correo electrónico actual, busca las opciones para exportar tus calendarios y contactos y guarda los archivos en tu dispositivo.
- Importar datos al nuevo servicio. Inicia sesión en tu nueva cuenta de correo electrónico y ve a las secciones de calendarios y contactos. Una vez ahí, utiliza las opciones de importación para cargar los archivos previamente exportados.
- Verificar que el proceso de migración vaya bien. Revisa que todos los eventos del calendario y los contactos se hayan transferido correctamente, ¡asegurarte de que no falte información y de que los datos estén actualizados es básico para migrar cuentas de correo de un hosting a otro sin dolores de cabeza!
Errores comunes al migrar correos y cómo evitarlos
Al cambiar de proveedor de correo electrónico trasladando además toda la información anterior al nuevo es importante que prestes atención a ciertos fallos frecuentes que pueden complicarte el proceso. Conocerlos te ayudará a prevenirlos, ¡y prevenirlos hará que todo vaya sobre ruedas!
- No realizar una copia de seguridad completa de todos los correos electrónicos y datos importantes puede ser desastroso si algo sale mal durante la migración. Por eso, antes de iniciar la migración, tienes que hacer un backup de seguridad de todos los emails y datos que consideres imprescindibles para tu actividad.
- Iniciar el proceso con una planificación insuficiente es uno de los errores más grandes que se pueden cometer cuando se busca cómo migrar cuentas de correo de un hosting a otro. Para no caer en él, asegúrate de llevar a cabo un análisis exhaustivo de tu infraestructura y tus necesidades, incluyendo la cantidad de usuarios, el tipo de datos a migrar y cómo afectará la migración al trabajo diario.
- Una configuración incorrecta de DNS, como registros MX o registros SPF/DKIM/DMARC que faltan o son incorrectos, puede impedir la correcta entrega de correos electrónicos. Revisa y actualiza tus registros de DNS para comprobar que estén configurados correctamente y que todo irá sobre ruedas.
- Ignorar la compatibilidad de datos y transferir datos obsoletos o duplicados puede ralentizar la migración y complicar la gestión de contenidos en el nuevo entorno. Asegúrate de hacer una limpieza preliminar de los datos antes de la migración para eliminar cualquier tipo de información innecesaria.
- No realizar pruebas previas a la migración puede hacer que surjan errores inesperados que se traduzcan en pérdidas de datos importantes. Para no caer en esto, haz pruebas en una parte limitada y representativa de los datos para poder identificar posibles problemas antes de la migración completa.
Ser consciente de todos estos errores y tomar las medidas preventivas adecuadas te permitirá migrar correos de un hosting a otro sin lamentaciones ni problemas que te compliquen la existencia. ¡Con esto ya solo te queda elegir un proveedor de correo profesional que esté a la altura de tus necesidades!
Cómo eliminar los correos desde cPanel
cPanel es un software de gestión de hospedaje muy completo que permite tanto migrar un correo electrónico de empresa como borrar cualquier tipo de rastro del hosting antiguo para que no quede atrás ningún tipo de información sensible.
Transferir los correos de un hosting a otro usando cPanel es muy sencillo:
- Lo primero es localizar la carpeta etc/, descargamos la carpeta con el nombre de nuestro dominio que encontraremos en su interior.
- A continuación hay que descargarla en nuestro equipo.
- Ya solo queda ir al nuevo hosting y pegar dicha información en la nueva carpeta etc/.
Hasta aquí bien, ¿pero cómo eliminar los correos con cPanel en el servidor antiguo? Te lo contamos con una breve guía paso a paso:
- Inicia sesión en tu cuenta de cPanel proporcionada por tu proveedor de hosting.
- Navega hasta la sección Correo electrónico o Correo.
- Busca la opción Cuentas de correo electrónico y haz clic en ella.
- Se mostrará una lista de todas las cuentas de correo creadas en cPanel. Encuentra la cuenta de correo que deseas eliminar y haz clic en Administrar o Configurar.
- En la página de configuración de la cuenta de correo, desplázate hacia abajo hasta encontrar las Opciones avanzadas.
- Dentro de esa sección, busca y selecciona la opción Eliminar cuenta o Borrar cuenta.
- Deberás dar tu aprobación para eliminar la cuenta de correo.
- El sistema eliminará la cuenta de correo junto con todos los correos electrónicos asociados a ella.
Ten en cuenta que, al eliminar una cuenta de correo desde cPanel, todos los correos electrónicos almacenados en esa cuenta serán eliminados permanentemente. Es decir, asegúrate de tener una copia de seguridad de los correos importantes antes de realizar esta acción.
Cómo realizar copias de seguridad antes de eliminar correos en cPanel
Antes de comenzar con este proceso, es importante realizar una copia de seguridad que prevenga la posible pérdida de información. ¡Aquí tienes una breve guía paso a paso que te permitirá hacerlo de forma sencilla!
- Iniciar sesión en tu cuenta de cPanel añadiendo ‘/cpanel’ al final de tu dominio e ir directamente a Administrador de Archivos.
- Localizar los directorios de correo y buscar las carpetas ‘mail’ y ‘etc’.
- Comprimirlas en el formato de compresión que prefieras, como .zip o .rar.
- Descargar las copias de seguridad en tu dispositivo local.
- Eliminar los archivos comprimidos del servidor, asegurándote antes de que las copias de seguridad se hayan descargado correctamente
Con esto podrás estar tranquilo, pues tendrás una copia de todos tus correos electrónicos y configuraciones a la que recurrir si algo va mal. ¡No perderás ni una gota de información importante!
Exportar correos desde Gmail a otra cuenta
Si lo que necesitas es exportar correos de una cuenta de empresa en Gmail a otra cuenta corporativa, puedes seguir los siguientes pasos:
- Accede a la cuenta de Gmail empresarial desde la que deseas exportar los correos electrónicos.
- En la configuración de Gmail, habilita el acceso POP3 o IMAP en la sección Reenvío y POP/IMAP.
- Configura la nueva cuenta corporativa en un cliente de correo compatible con POP3 o IMAP, como Outlook o Thunderbird.
- Añade la cuenta de Gmail como una cuenta adicional en el cliente de correo utilizando los ajustes de POP3 o IMAP y las credenciales de inicio de sesión correspondientes.
- Sincroniza el cliente de correo para descargar los emails de la cuenta de Gmail.
- Una vez descargados los correos, puedes organizarlos en carpetas en la nueva cuenta corporativa en función de tus necesidades.
- Verifica que todos los correos se hayan transferido correctamente y realiza pruebas de envío y recepción en la nueva cuenta corporativa para asegurarte de que todo funcione correctamente.
Si tienes muchos correos en la cuenta de Gmail, es posible que debas dividir la importación en varias sesiones para evitar problemas de rendimiento. Eso sí, recuerda que este método solo transferirá los correos y no otros elementos, como contactos o calendarios.
Te decidas por el método que te decidas, lo realmente importante es que tengas claro que cambiar de hosting no tiene por qué suponer perder todos los correos de tu cuenta profesional antigua. Por lo demás, tan solo debes elegir un servicio de calidad para crear tu nuevo correo profesional con total confianza y fiabilidad, ¡es así de fácil!
Cómo configurar un reenvío automático de correos en Gmail
Esta opción que ofrece el correo electrónico de Google es una herramienta muy útil para centralizar la recepción de mensajes en una sola cuenta y para compartir información con otros usuarios sin necesidad de tener que reenviar cada correo de forma manual.
Se trata de una función muy beneficiosa para quienes gestionan distintas cuentas o desean garantizar que ciertos correos sean recibidos por varias personas al mismo tiempo. ¡Y con los siguientes pasos verás que te resulta muy fácil ponerla en marcha!
- Acceder a la configuración de Gmail iniciando sesión en tu cuenta
- Hacer clic en el ícono del engranaje ubicado en la esquina superior derecha e ir a la opción ‘Ver todos los ajustes’.
- Ir a la pestaña ‘Reenvío y correo POP/IMAP’ y hacer clic en ‘Añadir una dirección de reenvío’ para introducir la dirección de correo electrónico a la que deseas reenviar los mensajes.
- Confirmar la acción pulsando sobre el botón ‘Continuar’ y después en ‘Aceptar’.
- La dirección de correo electrónico que hayas añadido recibirá un correo de verificación, así que tendrás que acceder a esa cuenta, abrir el mensaje y hacer clic en el enlace proporcionado o bien introducir el código de confirmación en la configuración de Gmail.
- Activar el reenvío automático desde la pestaña ‘Reenvío y correo POP/IMAP’ de tu cuenta de Gmail y elegir ‘Reenviar una copia del correo entrante a [dirección de reenvío]’.
- Elegir la acción que Gmail debe realizar con la copia original del correo: ‘conservar la copia de Gmail en la bandeja de entrada’, ‘marcar la copia de Gmail como leída’, ‘archivar la copia de Gmail’ o ‘eliminar la copia de Gmail’.
- Guardar los cambios al final de la página para aplicar la configuración.
Con estos pasos, todos los correos entrantes se reenviarán de forma automática a la dirección especificada.
Como ves, migrar correos de un hosting a otro, ya sea un proveedor de correo electrónico profesional o uno gratuito como Gmail, no tiene por qué resultar complicado. ¡Ponte manos a la obra y lo tendrás todo listo y funcionando en cuestión de minutos!
