Para cada vez más empresas, las bases de datos son el corazón de su actividad, ya que reúnen toda la información importante de la misma y un análisis acertado facilita multitud de procesos. Hablamos de la automatización, pero también del uso de un CRM para la gestión de relaciones con los clientes, o de las estrategias de email marketing que se emplean para retener a los clientes y convertir compras puntuales en compras recurrentes.
Cerrarse a ellas podría ser calificado de locura: una base de datos ágil y actualizada es clave para el buen desarrollo de cualquier negocio porque, bien utilizada, favorece la toma de decisiones, la segmentación de campañas, y la mejora en la atención y comunicación con el cliente. Además, crearlas y gestionarlas no es tan complicado como podría parecer, ¡sigue leyendo y descubre todo lo que necesitas saber sobre cómo crear una base de datos!
¿Qué es una base de datos de clientes?
Una base de datos de clientes es un espacio de almacenamiento de información relevante para la empresa de sus clientes y sus prospectos.
Algunos de los datos relevantes para un negocio pueden ser:
- Datos demográficos: ubicación, sexo, edad.
- Datos de contacto.
- Historial de pedidos realizados.
- Posibles incidencias que han tenido con la empresa.
- Preferencias de compra o de envío.
Este registro es tremendamente útil, pues supone tener información de primera mano sobre los clientes de la empresa. Algo muy valioso a la hora de analizar cuál es su perfil, trazar estrategias de marketing y ventas o dar futuros pasos con la empresa en consonancia con las preferencias de los clientes.
Vamos a ver en profundidad por qué es útil para los negocios tener una base de datos bien trabajada.
¿Para qué sirve una base de datos?
La base de datos es imprescindible para cualquier empresa. Bien empleada y organizada, se convierte en un pilar de las estrategias de ventas y marketing.
A continuación, vamos a ver cuáles es sus principales utilidades:
- Reunir en una sola ubicación los datos personales y de ventas de los clientes y de los prospectos. Por ejemplo, pedidos realizados, posibles incidencias, ubicación o datos de contacto.
- Incluir datos relevantes de los clientes que, en caso contrario, podrían caer en el olvido. Preferencias de cualquier tipo, posibles objeciones a una compra realizada, etcétera.
- Filtrar y segmentar los contactos para realizar acciones muy dirigidas de ventas o de marketing.
- Emplear estos contactos para lanzar futuras acciones de ventas, testear nuevos productos o realizar encuestas online.
- Facilitar la labor del departamento de atención al cliente, permitiéndole acceder fácilmente al historial del cliente y pudiendo gestionar así de manera más eficaz las posibles incidencias.
Y ahora que ya hemos visto cuáles son sus principales usos, vamos a ver qué beneficios aporta una base de datos a una empresa.
¿Por qué es importante para un negocio? Principales ventajas
Si bien anteriormente los negocios no tenían más opción que tener una base de datos offline, en la actualidad las empresas tienen la posibilidad de almacenar la información relativa a los clientes en la nube.
Las bases de datos en la nube permiten el acceso a la información de varios usuarios al mismo tiempo, y son fáciles de filtrar y mantener -eliminar información errónea, contactos que ya no son útiles, etcétera-
Pero, además, tener una base de datos en la nube tiene otras muchas ventajas para una empresa:
- Una base de datos online y bien estructurada te da múltiples opciones de filtrado de la información. Algo tremendamente útil para lanzar campañas de marketing y ventas dirigidas a un segmento muy concreto de clientes.
- Por su escalabilidad. Al ser una base de datos guardada en la nube, gestionar un número elevado de clientes no supone un problema de almacenamiento.
- Permiten el acceso a la información de varios usuarios al mismo tiempo.
- Las bases de datos en la nube son tremendamente útiles también para el equipo de Atención al Cliente de la empresa, agilizando la de posibles incidencias o reclamaciones.
- Permite obtener datos relevantes para evaluar el funcionamiento de la empresa. Por ejemplo, antigüedad media de los clientes, recurrencia de compra o ticket medio. Estos datos son vitales a la hora de detectar posibles márgenes de mejora y oportunidades de venta.
En definitiva, las bases de datos son esenciales para una empresa a la hora de tener toda la información acerca de sus clientes localizada y bien estructurada. Máxime cuando se introduce un CRM en la empresa, se automatiza la actualización de sus datos y se potencia la facilidad de obtener reportes.
A partir de ahí, los usos que puede darle un negocio de cara a mejorar la marcha de la empresa son muy variados.
¿Cómo crear una base de datos desde cero para tu negocio?
Ahora que ya conoces por qué es importante que las empresas cuenten con una base de datos estructurada, vamos a ver cómo puedes crear una para tu negocio.
No importa si ya has empezado a dar los primeros pasos en esta labor o si todavía no te has puesto a ello. Vamos a verlo de manera detenida para que, además, puedas implantar posibles mejoras en caso de ir un paso por delante.
Para crear tu propia base de datos, sigue estos 4 pasos:
- Determina qué información es relevante para tu negocio.
- Traza las acciones para conseguir estos datos.
- Selecciona la mejor herramienta para crear tu base de datos.
- Actualiza la información.
A continuación, vamos a ver con detenimiento cada una de estas etapas. Pero, antes, recuerda que debes mirar al mínimo detalle todos los aspectos relativos a la privacidad de los datos y cumplir correctamente con la Ley RGPD.
Ahora sí, ¡vamos a ello!
Determina qué información es relevante para tu negocio
Antes de intentar obtener la mayor información posible de tus clientes, párate un momento a pensar qué datos son relevantes para tu negocio. O qué información crees que están dispuestos a dar tus clientes.
Esto depende, en gran medida, de tu manera de recabar los datos, del tipo de negocio que tengas y del uso que quieras darle a dicha información.
Por ejemplo, una persona no irá con la misma predisposición a dar sus datos personales a la recepción de una clínica dental que a incluir su información personal en un formulario web para descargarse un simple lead magnet.
De manera general, los datos básicos son el nombre y el correo electrónico. Posteriormente, podemos solicitar número de teléfono, dirección, código postal, fecha de nacimiento, estado civil…
Analiza tu negocio y entiende qué datos son imprescindibles y cuáles son deseables.
Comprende qué frenos pueden tener tus clientes a la hora de aportar depende qué información, y pónselo fácil.
Traza las acciones para conseguir estos datos
Gracias al mundo online, tenemos multitud de posibilidades para empezar a crear una base de datos.
Tanto si tienes un negocio físico como online, puedes empezar a solicitar los datos personales de tus clientes de diferentes maneras.
Vamos a ver algunas de las más eficaces:
- Crear un lead magnet atractivo que llame la atención de tus potenciales clientes y se animen, así, a dejar sus datos personales.
- En tiendas online, obligar a realizar la compra bajo registro.
- Creando un webinar gratuito previo registro que pueda serle útil a tu público objetivo.
- En eCommerce, dando un descuento a los clientes por suscribirse a la newsletter.
- Enviar newsletter semanales de alto valor -de entretenimiento o con contenido educativo- para tu público objetivo.
- Realizar concursos o sorteos previo registro.
- Crea una tarjeta de fidelización para tus clientes habituales para solicitar sus datos personales.
- Optar por un modelo freemium de tu negocio al que se accede previo registro.
Hay multitud de opciones diferentes, y todas igual de válidas. La elección de una u otra depende de tu negocio y, como no, de los recursos que tengas disponibles.
Selecciona la mejor herramienta para crear tu base de datos.
La solución más sencilla a la hora de crear una base de datos es hacerlo en un documento de Excel -o, en su defecto, de Google Sheets-. Sin embargo, a la hora de extraer y manejar datos debes hacerlo de manera manual. Es decir, que requiere de tiempo y es una tarea que no está exenta de errores humanos.
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Aunque es cierto que ambas herramientas pueden ayudarte en una fase inicial, para sacarle el máximo partido a tu base de datos debes optar por un CRM -Customer Relationship Management-.
Es decir, una herramienta que unifica en una base de datos todas las interacciones entre un contacto y su empresa.
Y esto es tremendamente útil a la hora de emplear toda esta información para realizar campañas de ventas, marketing o desempeñar las labores de Atención al Cliente.
Gracias al empleo de un CRM podrás disfrutar de bases de datos automatizadas con funcionalidades ampliadas -capacidad para tener un historial, apuntar observaciones relevantes, etcétera-.
Además, permiten crear informes de manera automática y, como no, exportar o importar datos de los contactos de la empresa.
Hay multitud de CRM en el mercado dirigidos a empresas de todos los sectores y dimensiones. Algunas de los sistemas CRM más conocidos son:
- Microsoft Dynamics.
- Salesforce.
- Hubspot.
- Sage.
- SAP.
- Oracle
Valora qué funcionalidades tiene cada uno de ellos y cuál se ajusta mejor a tu empresa.
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Actualiza la información.
Tener una base de datos actualizada es vital. Sin embargo, es habitual que los datos personales de tus clientes vayan cambiando a lo largo del tiempo. También lo es que puedan existir algunas incidencias con los clientes o que se actualice el historial de pedidos.
Asegúrate de mantener los datos actualizados para garantizar el éxito de su gestión y empleo para las estrategias de marketing y ventas.
Otro factor importante es depurar esta base de datos para tener únicamente los clientes activos o los prospectos de la empresa.
¿Cómo crear una base de datos en MySQL?
Crear una base de datos en MySQL es más sencillo de lo que mucha gente piensa. Aunque pueda intimidar al principio, tener claros qué pasos a seguir permite a cualquier emprendedor empezar a recoger datos y organizarlos para poder sacarles provecho económico.
Eso sí, es esencial tener en cuenta que la preparación y la planificación son determinantes para el éxito de este proceso, así que si has llegado hasta aquí buscando cómo crear una base de datos… ¡muy atento a lo que vamos a contarte a continuación!
Primeros pasos con MySQL
Antes de profundizar en cómo crear una base de datos en MySQL, es importante comprender qué significa y qué representa este tipo de recurso para una empresa.
- Es el almacenamiento sistemático de datos que tu empresa maneja, imprescindible para el desarrollo de actividades de forma eficiente y productiva.
- Una buena base de datos debe estar actualizada, ser segura, cumplir con las normativas y estar limpia para poder sacar el máximo partido a la información que incluye.
Cuando ya se tiene una visión clara de la información que de verdad importa para el negocio, lo primero es seleccionar la versión de MySQL adecuada para tu sistema operativo para, a partir de ahí, seguir las instrucciones de instalación que aparezcan en pantalla.
Después, te tocará acceder a la interfaz de línea de comandos de MySQL para comenzar a crear tu primera base de datos. Para ello, tendrás que usar el comando ‘CREATE DATABASE’ seguido del nombre que deseas para tu base de datos.
Una vez creada, puedes seleccionarla con el comando ‘USE’ y comenzar a definir su estructura creando tablas.
Creación de tablas y definición de estructura
La creación de tablas y la definición de su estructura son los siguientes pasos en el desarrollo de una base de datos en MySQL, ¡y son de una gran importancia!
Por eso, si has llegado hasta aquí buscando cómo crear una base de datos con este software, deberías continuar siguiendo estos pasos:
- Definir las necesidades de información, o lo que es lo mismo, el tipo de información que necesitas incluir en las tablas y cómo se relaciona entre sí.
- Crear la base de datos usando el comando ‘CREATE DATABASE’.
- Determinar cuántas tablas y campos serán necesarios en función del volumen de información y su organización.
- Establecer relaciones entre las tablas por medio de claves tanto primarias como foráneas.
- Empezar a llenar las tablas de datos, lo que puede ser un proceso manual o realizarse de forma automática, importando datos ya existentes.
- Hacer las pruebas y ajustes necesarios para garantizar que la estructura cumple con las necesidades del negocio.
Inserción de datos
La inserción de datos en MySQL es un proceso fundamental para alimentar la base de datos de tu empresa con información de verdadero interés para tu negocio.
Utilizando el comando ‘INSERT INTO’, puedes añadir registros tanto de forma individual como en lotes a tus tablas. Este comando te permite especificar tanto las columnas a las que deseas insertar datos como los valores para dichas columnas. Si lo que necesitas es insertar múltiples registros a la vez, separa los conjuntos de valores con comas.
Además, MySQL ofrece la posibilidad de insertar datos en una tabla provenientes de otra mediante el uso de ‘INSERT INTO ... SELECT’, una técnica útil para copiar o mover datos entre tablas.
En ocasiones, sobre todo al principio, este puede parecer un trabajo tedioso, pero la enorme recompensa que supone tener una base de datos operativa compensará el esfuerzo con creces. Recuerda que, para organizar la información antes de introducirla en MySQL, nuestra solución Office 365 es una de las mejores que encontrarás.
Consultas y gestión de datos
Saber cómo consultar y gestionar los datos almacenados en la base de datos es primordial para su análisis y la posterior toma de decisiones.
El comando ‘SELECT’ permite recuperar datos específicos de tus tablas. Puedes especificar exactamente qué columnas deseas obtener en tus resultados y, si es necesario, utilizar la cláusula ‘WHERE’ para filtrar los datos en función de diferentes criterios.
Esto resulta muy útil cuando buscas información detallada sobre registros específicos, así como cuando necesitas realizar un análisis dirigido. La estructura y orden de los campos en tu consulta deben coincidir con la estructura de la tabla para evitar errores.
Ahora que sabes esto, si lo que te preocupa es cómo interpretar los datos de Instagram, tan solo tienes que introducir los insights que te da la herramienta, sobre todo en las cuentas profesionales, en tu base de datos MySQL, ¡lo verás todo mucho más claro y además podrás sacarle provecho en tu beneficio!
Optimización y seguridad
Mantener tu base de datos optimizada y segura es imprescindible para garantizar el rendimiento y la protección de tu información.
- La optimización puede implicar la revisión regular de tus consultas para asegurar que se ejecuten de forma eficiente, utilizando índices para acelerar las búsquedas y ajustando la configuración de tu servidor MySQL para aprovechar al máximo los recursos disponibles.
- En cuanto a la seguridad, es importante implementar medidas como la encriptación de datos, la gestión cuidadosa de permisos de usuarios y la protección contra inyecciones SQL.
Asegúrate de que tu base de datos está actualizada y aplica las últimas correcciones de seguridad, con ello también podrás prevenir vulnerabilidades.
Y hablando de optimización y seguridad, ¡no te vayas de aquí sin hacerte con el mejor alojamiento web para tu proyecto!
¿Ya sabes cómo crear la base de datos de tus clientes?
Define tus objetivos con respecto a la base de datos de tu empresa, así como tus necesidades. Traza un plan de acción, ¡y manos a la obra! La información más valiosa para tu negocio está al alcance de tu mano.
