Cada día, recibimos más de un correo en nuestra bandeja de entrada. El email es un medio de comunicación que nos es familiar y que empleamos a diario para comunicarnos con otras empresas, personas conocidas e incluso dentro del entorno laboral. Sin embargo, a la hora de tener que escribir un correo electrónico profesional, pueden entrarnos las dudas.
En este artículo, vamos a ver cómo escribir un email formal sin dejarnos cabos sueltos para que, la próxima vez que tengas que hacerlo, sea pan comido. ¡Vamos allá!
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Consideraciones previas a redactar un correo electrónico formal
Antes de lanzarnos de lleno a escribir, debemos tener en cuenta algunos aspectos para asegurarnos de que enviamos el mensaje correcto empleando el lenguaje adecuado para ello.
Por ello, debes valorar los siguientes aspectos:
- Define el propósito del email. De esta manera, podrás centrarte en desarrollar el mensaje de forma clara y concisa, sin perderte por otros derroteros.
- Ponte en la piel del destinatario. ¿Qué sabes de él o de ella? ¿Habéis tenido contacto anteriormente? ¿Qué tipo de puesto desempeña y dónde trabaja? Junto al objetivo del email, conocer al destinatario y entender a quién te diriges es clave a la hora de emplear el lenguaje adecuado para tu correo.
Cómo escribir un correo electrónico profesional paso a paso
Para redactar un email formal sin dejarte ningún cabo suelto, sigue los próximos pasos:
Vamos a ver cada uno de ellos con más detenimiento para que veas las diferentes opciones que existen.
1. Saludo
La forma de empezar el correo es clave. De ahí la importancia de tener muy claro a quién nos dirigimos desde el inicio.
Alguna de las fórmulas más habituales son:
- Estimado Sr. + apellido o, en su defecto, Estimada Sra. + apellido. También podemos indicar el cargo del receptor en su lugar. Por ejemplo, “estimados alumnos”.
- Hola, + nombre de la persona destinataria o equipo al que te diriges.
- Buenos días, + nombre de la persona.
- Si no conoces el nombre de la persona destinataria, siempre puedes recurrir a formas de saludo genéricas como “A quien corresponda” o “Estimada Jefa de Prensa de + nombre de la empresa”.
Como ves, hay multitud de fórmulas para redactar saludos formales. La elección de una u otra depende únicamente de la persona a la que te dirijas.
Un consejo: no peques de excesiva formalidad ni seas demasiado cordial. En este caso, es cierto eso de que en el punto medio está la virtud.
2. Introducción
La introducción de un correo electrónico profesional debe contar con una breve presentación de quién eres y el propósito del email. De esta manera, quien lo recibe entiende de un simple vistazo cuál es el propósito del remitente y ubica quién es esta persona.
3. Cuerpo del correo
El siguiente paso será crear el contenido del correo. Para ello, debes desarrollar el mensaje que quieres enviar.
Una buena idea es crear la estructura del mensaje antes de escribir el email, anotando todos los puntos que debes mencionar en el mismo.
Recuerda que debe ser un mensaje claro y conciso. Además, debes huir de frases demasiado largas que compliquen la comprensión del mensaje. Evitar posibles malentendidos y dejar clara tu intención con ese correo es clave para escribir el cuerpo perfecto.
4. Cierre del email
Por último, debes redactar la conclusión del correo. En esta parte final, debes incluir una llamada a la acción -o call to action- que deje claro qué esperas de la persona destinataria tras la recepción de este correo. Una de las más empleadas es quedo a la espera de su respuesta, pero hay muchas formas diferentes de hacerlo.
Por último, agradece el tiempo y la atención dedicadas a tu correo y despídete de forma adecuada. Hay multitud de fórmulas para despedirte. Algunas de las más empleadas son:
- Atentamente.
- Muchas gracias y un saludo.
- Saludos cordiales.
5. Firma
No te olvides de firmar el correo. Si escribes desde una cuenta de correo electrónico profesional, recuerda incluir dentro de esta firma:
- Tu nombre completo.
- El cargo dentro de la empresa. En este caso, detallar el perfil profesional -por ejemplo, Directora de Recursos Humanos- es más adecuado que hacer referencia únicamente al departamento del que formas parte dentro de la corporación.
- Información de contacto.
- Logo de la empresa y página web.
Incluir una firma profesional en tus correos electrónicos formales es clave para generar una buena impresión a la persona destinataria.
6. Asunto del correo electrónico
De manera general, yo dejo la línea de asunto del correo para el último momento.
En este caso, la redacción del asunto es diferente a los correos de campañas de email marketing. Debemos huir de la creatividad para apostar por redactar un asunto que permita a la persona destinataria saber qué va a encontrar dentro del correo.
Este mensaje debe ser corto para no sobrepasar el límite de caracteres que se visualizan correctamente desde todos los dispositivos, pero debe ser relevante.
Por ejemplo:
- Información sobre gestión de redes sociales.
- Presupuesto para impresión de folletos.
4 consejos para redactar correctamente un correo electrónico profesional
Antes de finalizar este artículo, quiero compartir contigo 4 últimos trucos para escribir el correo formal perfecto:
- Evita errores comunes en los emails.
- Dale formato al contenido del correo.
- Revisa el correo minuciosamente antes de enviarlo.
- Añade por último las direcciones de correo electrónico de los destinatarios.
Vamos a profundizar en cada uno de estos consejos para que puedas aplicarlos.
1. Evita errores comunes en los emails
Aunque pueda parecerte que son fallos muy básicos, en muchos casos estos errores pueden devaluar tus correos electrónicos. Errores como:
- No incluir la coma antes del vocativo en el saludo del email.
- Aunque en inglés es muy común poner una coma tras el saludo dentro de un correo, en español lo correcto es incluir dos puntos.
Es decir, siguiendo con este par de consejos lo correcto sería empezar un correo de la siguiente forma: Buenos días, Sr. Pérez:
Además de estos fallos que, como ya te digo, son muy habituales, existen otros errores que no deben empañar tu comunicación escrita.
Por ejemplo, incluir emoticonos en correos formales o emplear letras mayúsculas en la redacción. De hecho, este último error puede hacer que tu correo vaya directamente a la bandeja de spam.
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2. Dale formato al contenido del correo
El formato del cuerpo del correo es clave para facilitar la lectura y la comprensión del mismo. Para ello:
- Emplea párrafos cortos en lugar de frases extensas.
- Presta atención a la tipografía y elige una que sea fácilmente legible. Por ejemplo, Times New Roman o Arial son algunas de las fuentes más empleadas en los emails.
- Elige un tamaño de fuente que se lea fácilmente.
- Emplea numeraciones para facilitar la lectura.
3. Revisa el correo minuciosamente antes de enviarlo
Lee varias veces el email antes de enviarlo. Revisa de forma minuciosa:
- Posibles faltas de ortografía y errores gramaticales.
- La inserción de enlaces que funcionan correctamente.
- La facilidad para leer el correo y comprender el mensaje de forma sencilla.
- Verifica que has seguido la cadena de correos en lugar de iniciar otra cadena desde cero.
Si quieres, siempre puedes enviar un correo de prueba a tu propia cuenta para verificar que todo es correcto.
4. Añade ahora los destinatarios de tu correo
Por último, y para evitar enviar el correo electrónico antes de revisarlo, puedes añadir las cuentas de correo correctas a la línea del destinatario.
Y ahora, por fin, ha llegado el ansiado momento: ¡dale a enviar!
