Lleva junto a nosotros prácticamente desde los orígenes de internet, y aunque quedan pocas cosas de aquella época, lo cierto es que el correo electrónico ha sabido consolidarse como una herramienta imprescindible de comunicación a todos los niveles. Eso sí, una cosa es que todos podamos utilizarlo y otra muy distinta que seamos conscientes de cómo escribir un correo para que surta el efecto que pretendemos al hacerlo.
Está claro que existen diferentes formas de redactar un email, por eso es importante preocuparse de cómo se escribe un correo electrónico cuando es necesario utilizarlo con fines profesionales. Saber cómo escribir un correo formal es indispensable cuando se necesita proyectar profesionalismo.
Esta forma de comunicación asíncrona es omnipresente en nuestro día a día, y la imagen que transmitimos a través de ella refleja de forma directa nuestra profesionalidad o la de la empresa que representamos. Por eso es vital tener claro cómo crear un correo bien estructurado y claro que respete los códigos de la comunicación empresarial, ¡que es precisamente lo que vamos a mostrarte!
Consideraciones previas a redactar un correo electrónico formal
Antes de lanzarnos de lleno a escribir, debemos tener en cuenta algunos aspectos para asegurarnos de que enviamos el mensaje correcto empleando el lenguaje adecuado para ello.
Por ello, debes valorar los siguientes aspectos:
- Define el propósito del email. De esta manera, podrás centrarte en desarrollar el mensaje de forma clara y concisa, sin perderte por otros derroteros.
- Ponte en la piel del destinatario. ¿Qué sabes de él o de ella? ¿Habéis tenido contacto anteriormente? ¿Qué tipo de puesto desempeña y dónde trabaja? Junto al objetivo del email, conocer al destinatario y entender a quién te diriges es clave a la hora de emplear el lenguaje adecuado para tu correo.
¿Por qué es importante escribir correos electrónicos profesionales claros y efectivos?
Distinguir entre un correo electrónico profesional y uno formal y uno profesional es básico si necesitamos utilizar esta herramienta en el entorno laboral. Los mensajes informales permiten un tono más relajado y personal, mientras que los profesionales reclaman formalidad, precisión y claridad, una diferencia que es la que permite mantener el respeto y la eficacia en la comunicación empresarial.
Imagina recibir un correo profesional redactado de forma apresurada, con un tono coloquial, faltas de ortografía y una estructura confusa. Este tipo de mensajes puede generar percepciones negativas en el receptor, como falta de seriedad, desorganización o incluso desinterés por parte del emisor. Los correos electrónicos que no son claros y no tienen una estructura definida pueden provocar desconfianza o desinterés entre los equipos de trabajo, que a buen seguro es lo último que quieres transmitir cuando te preguntas cómo escribir un correo.
Además, una redacción deficiente puede llevar a malentendidos, retrasos en la respuesta o acciones incorrectas, afectando de forma negativa a la productividad y las relaciones laborales. Por el contrario, un correo bien redactado, con un propósito claro y una estructura lógica, facilita la comprensión y la acción por parte del destinatario. Esto no solo refleja profesionalismo, sino que demuestra respeto por el tiempo y la atención del receptor.
Cómo escribir un correo electrónico profesional paso a paso
Para redactar un email formal sin dejarte ningún cabo suelto, sigue los próximos pasos:
Vamos a ver cada uno de ellos con más detenimiento para que veas las diferentes opciones que existen.
1. Saludo
La forma de empezar el correo es clave. De ahí la importancia de tener muy claro a quién nos dirigimos desde el inicio.
Alguna de las fórmulas más habituales son:
- Estimado Sr. + apellido o, en su defecto, Estimada Sra. + apellido. También podemos indicar el cargo del receptor en su lugar. Por ejemplo, “estimados alumnos”.
- Hola, + nombre de la persona destinataria o equipo al que te diriges.
- Buenos días, + nombre de la persona.
- Si no conoces el nombre de la persona destinataria, siempre puedes recurrir a formas de saludo genéricas como “A quien corresponda” o “Estimada Jefa de Prensa de + nombre de la empresa”.
Como ves, hay multitud de fórmulas para redactar saludos formales. La elección de una u otra depende únicamente de la persona a la que te dirijas.
Un consejo: no peques de excesiva formalidad ni seas demasiado cordial. En este caso, es cierto eso de que en el punto medio está la virtud.
2. Introducción
La introducción de un correo electrónico profesional debe contar con una breve presentación de quién eres y el propósito del email. De esta manera, quien lo recibe entiende de un simple vistazo cuál es el propósito del remitente y ubica quién es esta persona.
3. Cuerpo del correo
El siguiente paso será crear el contenido del correo. Para ello, debes desarrollar el mensaje que quieres enviar.
Una buena idea es crear la estructura del mensaje antes de escribir el email, anotando todos los puntos que debes mencionar en el mismo.
Recuerda que debe ser un mensaje claro y conciso. Además, debes huir de frases demasiado largas que compliquen la comprensión del mensaje. Evitar posibles malentendidos y dejar clara tu intención con ese correo es clave para escribir el cuerpo perfecto.
4. Cierre del email
Por último, debes redactar la conclusión del correo. En esta parte final, debes incluir una llamada a la acción -o call to action- que deje claro qué esperas de la persona destinataria tras la recepción de este correo. Una de las más empleadas es quedo a la espera de su respuesta, pero hay muchas formas diferentes de hacerlo.
Por último, agradece el tiempo y la atención dedicadas a tu correo y despídete de forma adecuada. Hay multitud de fórmulas para despedirte. Algunas de las más empleadas son:
- Atentamente.
- Muchas gracias y un saludo.
- Saludos cordiales.
5. Firma
No te olvides de firmar el correo. Si escribes desde una cuenta de correo electrónico profesional, recuerda incluir dentro de esta firma:
- Tu nombre completo.
- El cargo dentro de la empresa. En este caso, detallar el perfil profesional -por ejemplo, Directora de Recursos Humanos- es más adecuado que hacer referencia únicamente al departamento del que formas parte dentro de la corporación.
- Información de contacto.
- Logo de la empresa y página web.
Incluir una firma profesional en tus correos electrónicos formales es clave para generar una buena impresión a la persona destinataria.
6. Asunto del correo electrónico
De manera general, yo dejo la línea de asunto del correo para el último momento.
En este caso, la redacción del asunto es diferente a los correos de campañas de email marketing. Debemos huir de la creatividad para apostar por redactar un asunto que permita a la persona destinataria saber qué va a encontrar dentro del correo.
Este mensaje debe ser corto para no sobrepasar el límite de caracteres que se visualizan correctamente desde todos los dispositivos, pero debe ser relevante.
Por ejemplo:
- Información sobre gestión de redes sociales.
- Presupuesto para impresión de folletos.
4 consejos para redactar correctamente un correo electrónico profesional
Antes de finalizar este artículo, quiero compartir contigo 4 últimos trucos para escribir el correo formal perfecto:
- Evita errores comunes en los emails.
- Dale formato al contenido del correo.
- Revisa el correo minuciosamente antes de enviarlo.
- Añade por último las direcciones de correo electrónico de los destinatarios.
Vamos a profundizar en cada uno de estos consejos para que puedas aplicarlos.
1. Evita errores comunes en los emails
Aunque pueda parecerte que son fallos muy básicos, en muchos casos estos errores pueden devaluar tus correos electrónicos. Errores como:
- No incluir la coma antes del vocativo en el saludo del email.
- Aunque en inglés es muy común poner una coma tras el saludo dentro de un correo, en español lo correcto es incluir dos puntos.
Es decir, siguiendo con este par de consejos lo correcto sería empezar un correo de la siguiente forma: Buenos días, Sr. Pérez:
Además de estos fallos que, como ya te digo, son muy habituales, existen otros errores que no deben empañar tu comunicación escrita.
Por ejemplo, incluir emoticonos en correos formales o emplear letras mayúsculas en la redacción. De hecho, este último error puede hacer que tu correo vaya directamente a la bandeja de spam.
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2. Dale formato al contenido del correo
El formato del cuerpo del correo es clave para facilitar la lectura y la comprensión del mismo. Para ello:
- Emplea párrafos cortos en lugar de frases extensas.
- Presta atención a la tipografía y elige una que sea fácilmente legible. Por ejemplo, Times New Roman o Arial son algunas de las fuentes más empleadas en los emails.
- Elige un tamaño de fuente que se lea fácilmente.
- Emplea numeraciones para facilitar la lectura.
3. Revisa el correo minuciosamente antes de enviarlo
Lee varias veces el email antes de enviarlo. Revisa de forma minuciosa:
- Posibles faltas de ortografía y errores gramaticales.
- La inserción de enlaces que funcionan correctamente.
- La facilidad para leer el correo y comprender el mensaje de forma sencilla.
- Verifica que has seguido la cadena de correos en lugar de iniciar otra cadena desde cero.
Si quieres, siempre puedes enviar un correo de prueba a tu propia cuenta para verificar que todo es correcto.
4. Añade ahora los destinatarios de tu correo
Por último, y para evitar enviar el correo electrónico antes de revisarlo, puedes añadir las cuentas de correo correctas a la línea del destinatario.
Y ahora, por fin, ha llegado el ansiado momento: ¡dale a enviar!
Ejemplos prácticos de correos electrónicos profesionales para inspirarte
No hay duda de que la mejor forma de entender cómo hacerlo es observar algunos ejemplos de cómo escribir un correo formal correctamente, por eso hemos creado para ti algunos ejemplos que te servirán como plantilla para estructurar los tuyos. Tan solo tienes que completarlos con tu propia información, personalizarlos un poco y ya lo tendrás.
1. Solicitud de reunión
Uno de los correos electrónicos profesionales que más se envían, más aún desde el auge de las videollamadas.
Asunto: Solicitud de reunión para discutir el proyecto ‘X’
Estimado/a Sr./Sra. [Apellido],
Espero que esté bien a la recepción de este mensaje. Me gustaría programar una reunión para evaluar los avances y próximos pasos del proyecto ‘X’. ¿Sería posible reunirnos el próximo miércoles a las 10:00h de la mañana? Quedo atento/a a su confirmación.
Atentamente,
[Nombre y primer apellido]
[Cargo que ostentas en la empresa]
[Nombre de la empresa]
[Teléfono profesional]
[Correo electrónico]
[Enlace a tu perfil de LinkedIn]
2. Envío de propuesta
Una opción perfecta cuando se necesita dar el primer paso para iniciar una relación comercial.
Asunto: Propuesta para colaboración en el proyecto ‘X’
Estimado/a [Nombre del destinatario],
Le adjunto la propuesta detallada para nuestra posible colaboración en el proyecto ‘X’. Estoy disponible para discutir cualquier duda o comentario que pueda surgir. Agradezco de antemano su atención y quedo a la espera de respuesta.
Saludos,
[Nombre y primer apellido]
[Cargo que ostentas en la empresa]
[Nombre de la empresa]
[Teléfono profesional]
[Correo electrónico]
[Enlace a tu perfil de LinkedIn]
3. Confirmación de asistencia a evento
Muy útiles cuando se desea confirmar la asistencia como ponente a eventos como una summit o cuando se desea confirmar simplemente la asistencia como público.
Asunto: Confirmación de asistencia al evento de networking del 25 de marzo
Estimado/a [Nombre del organizador],
Quiero confirmar mi asistencia al evento de networking programado para el próximo 25 de marzo. Agradezco la invitación y espero con interés poder participar en las actividades programadas.
Un cordial saludo,
[Nombre y primer apellido]
[Cargo que ostentas en la empresa]
[Nombre de la empresa]
[Teléfono profesional]
[Correo electrónico]
[Enlace a tu perfil de LinkedIn]
4. Solicitud de información
Saber cómo escribir un correo electrónico de este tipo te permitirá contratar productos o servicios de otras empresas, así como conseguir la información que necesites acerca de su actividad.
Asunto: Solicitud de presupuesto
Estimado/a Sr./Sra. [Apellido],
Le escribo para solicitar información sobre sus servicios de ‘X’. Estamos interesados en saber qué podrían aportar a nuestra empresa en cuestión de (descripción breve de la necesidad). Agradecería recibir detalles sobre su forma de trabajar y sus tarifas.
Quedo atento/a a su respuesta.
[Nombre y primer apellido]
[Cargo que ostentas en la empresa]
[Nombre de la empresa]
[Teléfono profesional]
[Correo electrónico]
[Enlace a tu perfil de LinkedIn]
5. Agradecimiento por entrevista de trabajo
No todas las entrevistas de trabajo salen bien, pero un correo electrónico a tiempo puede marcar la diferencia a la hora de elegirte a ti o no, o al menos generar un buen recuerdo tuyo de cara a futuras oportunidades.
Asunto: Agradecimiento por la entrevista para el puesto de ‘Nombre del puesto’
Estimado/a Sr./Sra. [Apellido],
Le escribo para expresar mi agradecimiento por la oportunidad de entrevistarnos el pasado 15 de marzo para el puesto ‘X’. Me ha resultado muy interesante conocer más sobre su empresa y su equipo de trabajo. No sé si seré finamelente selecionado/a, pero quedo a la espera de sus comentarios y de los siguientes pasos en el proceso de selección.
Un saludo,
[Nombre y primer apellido]
[Cargo que ostentas en la empresa]
[Nombre de la empresa]
[Teléfono profesional]
[Correo electrónico]
[Enlace a tu perfil de LinkedIn]
6. Notificación de ausencia por vacaciones
Este mensaje de correo es muy habitual en empresas de cualquier tamaño, y se utilizan para informar al receptor de que la cuenta a la que ha escrito estará fuera de servicio hasta la fecha señalada, lo que permite no perder cuota de mercado a la vez que tranquilizar a la persona que escribió previamente y que no se impaciente por no obtener una respuesta.
Asunto: Notificación de ausencia por vacaciones del 1 al 15 de abril
Estimado/a [Nombre del destinatario],
Le informo de que estaré de vacaciones desde el 1 hasta el 15 de abril. Durante este periodo, [Nombre del sustituto] estará a cargo de mis responsabilidades y podrá asistirle en cualquier asunto urgente. Puede ponerse en contacto con él en [correo electrónico del sustituto] o llamando al [número de teléfono del sustituto].
Agradezco su comprensión, disculpe las posibles molestias que haya podido ocasionarle.
[Nombre y primer apellido]
[Cargo que ostentas en la empresa]
[Nombre de la empresa]
[Teléfono profesional]
[Correo electrónico]
[Enlace a tu perfil de LinkedIn]
7. Recordatorio de pago pendiente
Este correo electrónico formal trata un asunto delicado, pues suele utilizarse para recordar un pago de forma proactiva o, peor, cuando se esperaba recibir un pago y hay que darle un toque al profesional o entidad que no lo ha ejecutado. En este caso, es imprescindible tener el máximo tacto posible para no ocasionar ningún malentendido.
Asunto: Recordatorio: Pago pendiente de la factura N°12345
Estimado/a Sr./Sra. [Apellido],
Le escribo para recordarle que la factura N°12345, emitida el pasado 31 de enero, aún está pendiente de pago. Agradeceríamos su pronta atención a este asunto. Si ya ha realizado el pago, por favor, ignore este mensaje o envíenos el justificante de pago.
Saludos cordiales,
[Nombre y primer apellido]
[Cargo que ostentas en la empresa]
[Nombre de la empresa]
[Teléfono profesional]
[Correo electrónico]
[Enlace a tu perfil de LinkedIn]
8. Solicitud de feedback
La retroalimentación es la mejor forma de mejorar productos y servicios, por eso es buena idea enviar este tipo de mensajes de correo eelectrónico a quienes ya han disfrutado de ellos. Por lo general, este seguimiento provoca una sensación placentera en el consumidor, que percibe preocupación parte del emisor, y también ayuda mucho a este último, pues permite localizar áreas de mejora e implementarlas para obtener aún mejores resultados.
Asunto: Solicitud de feedback sobre [servicio proporcionado]
Estimado/a [Nombre del cliente],
Esperamos que esté satisfecho/a con el servicio que le proporcionamos el pasado 18 de febrero. Nos gustaría conocer su opinión, siéntase libre de compartir con nosotros cualquier comentario que nos ayude a mejorar. Le agradeceríamos que complete la encuesta que encontrará en el siguiente enlace: [enlace a la encuesta].
Gracias por su tiempo y colaboración.
[Nombre y primer apellido]
[Cargo que ostentas en la empresa]
[Nombre de la empresa]
[Teléfono profesional]
[Correo electrónico]
[Enlace a tu perfil de LinkedIn]
Como puedes observar, todos estos ejemplos integran los aspectos más elementales de un correo electrónico profesional: un asunto claro y directo, un saludo formal, un cuerpo que va al grano del asunto, un cierre cordial y una firma completa que incluya tus datos de contacto.
Por supuesto, cada idioma tiene sus propios códigos y necesidades, por lo que no es lo mismo cómo escribir un correo en inglés que en español. Para esto último, todas las pautas que te hemos dado harán que tus correos electrónicos sean más efectivos, transmitan profesionalismo y generen una buena impresión ante clientes, colegas o superiores.
