10 formas de gestionar la pandemia en las pequeñas empresas

Estamos en un momento incierto para los emprendedores de todo el mundo, pero no ha llegado aún el momento de entrar en pánico. Puedes hacer muchas cosas para comenzar a preparar tu pequeño negocio para capear los efectos de la pandemia actual.

10 formas de gestionar la pandemia en las pequeñas empresas

Prepara recursos creíbles para aportar la máxima información posible.
Planificar para el cambio.
Practica el “distanciamiento social.”
Averigua qué quieres decir a los clientes.
Facilita a tus clientes que puedan contactar contigo.
Mantente a la última creando contenido que ayude a tus clientes.
Diseña correos electrónicos atractivos para comunicarte con los clientes.
Participa más en las redes sociales.
Aprovecha las comunidades de apoyo.
Sobre todo, protege tu salud

1. Prepara recursos creíbles para aportar la máxima información posible

Existen en Internet, sobre todo en los distintos medios de comunicación, y a nivel local las distintas organizaciones que trabajan codo con codo con los organismos vinculados al sistema sanitario, muchas formas de obtener la información imprescindible sobre la actual situación.

En este artículo también queremos ayudarte a recabar todos los datos necesarios para que puedas preparar tu empresa y ayudarte a ti mismo, a tus empleados, a tus clientes y a tu comunidad más cercana para gestionar mejor la crisis.

2. Planificar para el cambio

Para empezar, evalúa los cambios que debes realizar en tu negocio para evitar que tu día a día cambie radicalmente y acabes en la lona.

¿Tendrás que ajustar la forma en que haces negocios?

Esboza un plan y prioriza los elementos más relevantes. La recomendación que hacen las autoridades gubernamentales se centran en estar preparados para cambiar la rutina de trabajo si es necesario para mantener activas las operaciones más importantes de tu negocio (por ejemplo gestión de proveedores, categorizar clientes o suspender temporalmente algunas acciones).
Adopta la mentalidad de pensar ante todo en el cliente. Nunca ha sido tan importante nutrir a los clientes existentes. Muéstrales cuánto aprecias su apoyo. Piensa en cómo puedes ayudarles a superar este periodo.
Por ejemplo, algunas empresas y entidades públicas están tratando de ayudar a sus clientes para aplazar el pago de facturas pendientes. Asimismo, algunas empresas están ofreciendo servicios totalmente gratuitos y otros servicios en modalidad freemium para limitar el impacto.
Verifica los recursos que tienes a mano para ver los posibles cierres o cancelaciones que puedan afectar a tu negocio. Por ejemplo, que se haya producido el cierre de todas las escuelas probablemente haya tenido impacto en todos los proveedores de cuidados infantiles o material escolar que operan en función de la actividad de los colegios en una zona concreta.
Si confías regularmente en un único proveedor global, considera diversificar la cadena de suministro para no quedarte sin stock.
Si necesitas centrarte más en un aspecto específico de la gestión de tu negocio, considera subcontratar otras tareas. Por ejemplo, puedes contratar a un escritor freelance para que te ayude a redactar los correos electrónicos que enviarás a tus clientes o las nuevas publicaciones del blog. O bien puedes comprar un asistente virtual para contestar el teléfono y administrar tu calendario, lo que le permite finalizar los trabajos más críticos.
Modifica tus planes de viaje. Teniendo en cuenta las últimas informaciones, la práctica totalidad de compañías de transporte están ofreciendo el cambio de fechas de los viajes o incluso ofreciendo reembolsos de dinero a todos sus clientes.

¿Cómo apoyarás a tus empleados?

Si tienes empleados, ¿tendrás que hacer cambios para apoyarlos durante la pandemia? Echa un ojo a esta lista de cosas que debes considerar al respecto:

Comunícale a tus empleados los pasos que estás tomando. Proporciónales un documento con preguntas frecuentes que sea de fácil acceso donde mantengas actualizado a tu equipo con las últimas noticias.
Organiza opciones de trabajo en remoto / trabajo desde casa. Miles de empresas en todo el mundo están ofreciendo herramientas y servicios gratuitos o con descuento para permitir el trabajo en remoto de todos tus empleados, si es aplicable en tu negocio.
Revisa la política de tiempo libre pagado y bajas por enfermedad.
Escucha y sé empático. Al igual que casi todos los demás, tus empleados probablemente estén preocupados. No dudes en estar disponible para escucharlos y responder de la mejor manera posible a sus inquietudes.

¿Cómo afectará la pandemia a las finanzas de tu negocio?

Es bastante difícil NO estar pensando en cómo este virus afecta y puede afectar con el tiempo a tus resultados económicos. Pero hay una serie de pasos que puedes seguir para ayudar a mitigar las consecuencias en tus cuentas.

Trabaja en base a una previsión de efectivo en caja. Asóciate con un experto en finanzas, si lo ves necesario.
Considera solicitar un aplazamiento de pago de impuestos a Hacienda.
Analiza los programas de alquiler y aplazamiento de pago a proveedores..
Explore las opciones de financiación de emergencia, incluyendo plataformas de crowfunding.

Esto puede ser especialmente difícil si tienes un negocio tradicional como un restaurante, una peluquería o una tienda de venta de cómics. Difícil, pero no imposible.

Entre las medidas que puedes tomar se encuentran evitar el contacto físico directo, permitir el trabajo en remoto si tu empresa no se dedica a la venta al público o reducir el uso de dinero en efectivo, entre otras.

Artículo relacionado: 10 técnicas para adaptar tu negocio a la distancia social.

4. Averigua qué quieres decir a los clientes

Muchas empresas están haciendo todo lo posible y más para mantener al corriente a todas las personas involucradas con su negocio sobre cómo afecta la pandemia. Como mínimo, poner una nota informativa en su blog o página web, o enviarla por correo electrónico.

Algunos de los mensajes que podrías enviar a tus clientes son:

Agradecerle su apoyo.
Explica qué está haciendo tu negocio y cómo les afecta.
Detalla los cambios que estás realizando, incluidos los términos y condiciones de servicio.
Infórmales sobre las políticas actualizadas de reembolso y cancelación, si procede.
Diles cómo pueden contactarte.
Asegúrales que estás con ellos.

5. Facilita a tus clientes que puedan contactar contigo

Para ayudarte a facilitar que tus clientes se comuniquen contigo, a continuación puedes ver algunas medidas que puedes tomar para encauzar sus dudas o sugerencias:

Página web. Dales tu información de contacto y ponla en un lugar prominente en tu página web, que se pueda ver en cualquier parte de la misma.
Listado de negocios online. Asegúrate de que tus datos de contacto están actualizados en páginas que recogen listados de negocios online como Google My Business o Yelp.
Email. Revisa que has incluido tu información de contacto en todos los correos electrónicos que envías a los clientes.
Redes sociales. Informa a tus clientes, así como a proveedores y emprendedores que vas a seguir activo en redes sociales y que pueden enviarte un mensaje cuando quiera. Añade enlaces a tus perfiles sociales en los emails, publicaciones de blog, etc. para que los clientes sepan que también pueden contactar contigo en Facebook, Twitter, Instagram u otras redes donde estés presente.
Aplicaciones de chat. El uso de herramientas como Facebook Messenger o los mensajes directos de Twitter, y hacer que los clientes sepan que estás disponible en Messenger durante ciertas horas, puede hacer que tus clientes contacten contigo en tiempo real.
Línea de teléfono específica. Haz que tus clientes puedan comunicarse fácilmente contigo por teléfono mostrando el número de teléfono más adecuado para gestionar sus dudas. Si vas a estar disponible por teléfono fuera del horario comercial normal, infórmales.
Cartelería. Si tienes un negocio físico, cuelga en la puerta tus datos de contacto actualizados en un cartel lo suficientemente grande.
Reservas online y programar citas. Diles a tus clientes que pueden gestionar citas contigo mediante herramientas online como el Creador de páginas web + Marketing de GoDaddy.

6. Mantente a la última creando contenido que ayude a tus clientes

Trata de aliviar el tiempo de inactividad de la gente y el tuyo propio creando contenido que ayude a tus clientes y aumente la confianza en ti mismo):

Artículos de blog: Puedes pensar ideas en torno a cómo vas a mantener a tus clientes informados sobre los cambios en tu empresa o cómo crear un blog de cocina en pocos pasos.
- Videos: Otra opción es convertir los artículos que has escrito ya o los que tenías pendiente de publicar y crear vídeos sobre ellos. Un video es la mejor forma de contar historias sobre tu negocio, además de para dar información o hacer entrevistas con tus amigos.
Podcasts: Una alternativa a los videos son los podcast. Grábalos usando una aplicación de voz en tu teléfono o usa un programa como Audacity o Skype.
Webinars: Crear seminarios web son una excelente manera de enseñar trucos o mostrar cómo usar una determinada herramienta a tus clientes u otros visitantes. GoToWebinar, Microsoft Teams Live Events, Zoom, Google Hangouts o YouTube Live son algunas herramientas ideales para ello.
Publicaciones en redes sociales: Por supuesto, al estar en casa, la gente consume más horas de tiempo al día viendo Facebook, Twitter e Instagram, por lo que tiene sentido entrar en ellas y publicar contenido o hablar con tus clientes.

Mucha gente está nerviosa, así que ayúdelas a enfrentarlas simplemente teniendo conversaciones normales con ellas.

Sabemos que este no es un buen momento para vender tus productos, pero sí lo es para relacionarse con las personas en mayor medida. Comparte tus historias, publicaciones de blog y videos con ellos. Al ser contenido que informa, explica, educa y entretiene, vale la pena compartirlo en redes sociales.

Este es también un buen momento para usarlo como recurso para tus clientes.

Préstales atención, configura una alerta para tener información sobre ciertos términos de la industria en la que opera tu negocio y luego responde a las publicaciones que usan esas palabras. La gente se hace preguntas y vale la pena invertir tiempo en ellas.

7. Diseña correos electrónicos atractivos para comunicarte con los clientes

La pandemia está provocando una crisis sin precedentes que afecta a todo el mundo. Y aunque cada país lo maneja de manera diferente, cualquier cosa que puedas hacer para reforzar ese sentido de solidaridad con tus clientes será apreciada.

Los correos electrónicos que envíes a tus clientes deben abordar la crisis de inmediato. En estos mensajes, puedes:

Hablar acerca de cómo está cambiando el mundo y tu empresa.
Plantea qué estás haciendo de manera diferente a lo habitual.
Sé franco sobre lo que planeas hacer con ellos durante este momento difícil.
Explica cómo podría afectar tu capacidad de servir a los clientes, si es relevante.

Estos mensajes también aseguran a los clientes cómo estás manejando la crisis internamente y que garantizan la seguridad de sus productos.

8. Participa más en las redes sociales

Las redes sociales son el principal foco de atención de la gente para obtener información y mantener el sentido de conexión con el mundo, especialmente mientras están activas las medidas de distancia social. A continuación puedes ver distintas maneras de usar las redes sociales para continuar construyendo y mantener relaciones con tus clientes:

Actualiza tus perfiles de redes sociales con cualquier cambio en las horas de apertura o qué servicios vas a dar. Para las actualizaciones más importantes, como el horario reducido o el cierre de negocio, asegúrate de anclar esa publicación en la parte superior de tu perfil para que sea fácil de ver.
Comparte actualizaciones en tiempo real. Más allá de los mensajes de correo electrónico, puedes conectar con tus clientes en las redes sociales para proporcionarles actualizaciones en tiempo real sobre cómo manejas la pandemia.
Comparte contenido útil, incluidas publicaciones de blog y videos.
Crea tu propia comunidad a través de un turno de preguntas y respuestas.
Aprovecha las herramientas de automatización y programación para mantener actualizada tu presencia en redes.

9. Aprovecha las comunidades de apoyo

La distancia física nos separa a todos, sí, pero eso no significa que no podamos hacer el esfuerzo de construir una comunidad dentro de cada empresa y con los clientes:

Formar asociaciones estratégicas. Busca nuevas oportunidades para asociarte con otras empresas locales, o explora alianzas entre distintas organizaciones.
Actívate entrando en organizaciones profesionales y comerciales.
Únete a foros y Meetups online.
Fomenta el apoyo a otras pequeñas empresas, manda clientes a empresas que sabes que pueden ayudarles. Anuncia otras asociaciones.
Encuentra un mentor.

Estos días son duros, pero eso se puede mitigar al poder ayudarse entre todos.

10. Sobre todo, protege tu salud

A pesar de todo lo que está sucediendo en el mundo y el hecho de que muchos de nosotros estamos encerrados en nuestras casas favoreciendo la distancia social para acabar cuanto antes con la pandemia, es importante también proteger la salud mental, corporal y espiritual.

Si tienes una empresa relacionada con los servicios sanitarios y de bienestar, tus clientes te necesitan ahora más que nunca. Una buena opción es emular a muchos profesionales que están ofreciendo sesiones de terapia online para evitar la necesidad de ir a la oficina para tener la cita cara a cara.

Las autoridades sanitarias están recomendando algunas medidas para soportar este tiempo de pandemia global:

Limitar el consumo de noticias y en redes sociales sobre la pandemia.
Tómate tiempo para hacer ejercicio físico a diario. Incluso dentro de tu casa puedes estirar, hacer yoga o seguir una rutina de ejercicios aeróbicos cogidos de YouTube.
Sigue una dieta equilibrada y saludable.
Duerme el suficiente tiempo.
Evita el alcohol y las drogas.
Dedica tiempo a la relajación cuando sea posible y participa en actividades que disfrutes.
Invierte tiempo en hablar con tus amigos por teléfono o por videoconferencia.

Estas son todas las cosas que puede hacer para cuidarte, y lo que debes comunicar a tus empleados si los tienes en tu empresa. Algunas de las mejores formas de informarlos son:

Compartir información objetiva.
Ofrecer horarios flexibles.
Reducción de las expectativas sobre la carga de trabajo.
Ofrecer tiempo libre pagado / bajas médicas / bajas por paternidad si tienes la capacidad de hacerlo.
Comparte consejos y asistencia sobre ejercicios y nutrición siempre que puedas.
Pero sobre todo, apoya a tu equipo lo mejor que puedas.

En resumen...

La situación actual está causando interrupciones sin precedentes a todo el mundo, personas a nivel particular y a las empresas. Pero estamos todos en el mismo barco. Aplica si quieres las estrategias de este artículo para intentar dirigir tu empresa en esta etapa.

Y si eres cliente de GoDaddy, no dudes en contactarnos si necesitas ayuda.Los siguientes autores ayudaron a redactar este artículo: Ashley Grant, Brandi Johnson, Brenda Barron, Dan Hughes, Elizabeth Leer y Erik Deckers.