El entorno digital ha dado acceso a las empresas a infinidad de canales mediante los que poder llegar a nuevos clientes, y uno de los más efectivos es el webinar, un formato que, además de permitir establecer conexiones directas con el público, se ha confirmado como una poderosa herramienta de marketing.
Tener claro qué es un webinar y para qué sirve, y cómo organizar y gestionar uno, es indispensable para las compañías que buscan alternativas para ampliar su alcance y generar leads de calidad. ¡Por eso vamos a contarte todo lo que necesitas saber para crear los tuyos!
¿Qué es un webinar?
Un webinar es un seminario online que permite a las empresas o profesionales compartir contenido especializado con una audiencia interesada en tiempo real. Su principal valor es que facilita la interacción directa con los participantes mediante preguntas, encuestas y comentarios, haciendo que la experiencia sea mucho más participativa que con otras opciones.
Sin duda, lo mejor de los webinars es que permiten reunir a personas de diferentes lugares sin necesidad de llevar a cabo eventos presenciales, ¡por lo que se acabó la barrera de la distancia para generar confianza y aumentar la tasa de conversiones!
Características de un webinar efectivo
Para que un webinar reporte resultados positivos, es importante que cuente con características como las siguientes.
- Debe ser interactivo, permitir a los asistentes hacer preguntas en tiempo real.
- Cualquier persona tiene que poder acceder desde cualquier lugar con conexión a internet.
- Lo mejor es no cobrar por el acceso para hacerlo más atractivo, aunque hay excepciones.
- Medir la participación y analizar el rendimiento de este tipo de evento digital es clave para que sume a tu estrategia de marketing.
Pueden grabarse y utilizarse posteriormente para generar contenido o compartirlo con quienes no pudieron asistir, lo que supone un valor añadido.
¿Cómo funciona un webinar?
El término webinar proviene de la combinación de las palabras "web" + "seminar" o "seminario". Es decir, un seminario web.
Aunque en algunas ocasiones esta formación puede grabarse y ofrecerse en diferido, el contacto directo con los asistentes es una de sus ventajas más reseñables a la hora de ofrecer este contenido formativo.
Los webinars tienen un funcionamiento muy sencillo.
El modus operandi es el siguiente:
- El organizador prepara un contenido de valor que considera que puede serle útil a su audiencia.
- Fija un día y una hora determinada para celebrar el webinar, y comunica -o promociona- este evento bien sea a través de su blog o redes sociales.
- Aquellas personas interesadas se registran, generalmente a través de una landing, para asistir al evento.
- El ponente envía a los usuarios asistentes un enlace de acceso al webinar.
- El día acordado, celebra el seminario online en directo. Presenta el contenido preparado e interactúa con los asistentes.
Muy fácil, ¿verdad?
De manera general, los ponentes graban el contenido del webinar para enviarlo por correo posteriormente a los usuarios registrados.
Así, los asistentes pueden volver a ver la formación y, quien no haya podido visualizarlo en directo, tendrá acceso a la masterclass.
¿Para qué sirve? Principales beneficios de un webinar
Así, a voz de pronto, parece sencillo: para dar formación online.
Pero, además, los webinars son una herramienta esencial dentro de una estrategia de inbound marketing, ventas o especialización.
Vamos a profundizar sobre ello.
Formación online
Este es el momento de los infoproductos. Miles de expertos (y no tan expertos) se han aventurado a lanzar sus cursos online.
Este modelo tiene numerosas ventajas para los alumnos: su precio, poder acceder a la formación en el horario que prefieran, no tener que desplazarse para ello… Sin embargo, hay dos desventajas claras frente a la formación presencial.
Por un lado, no se forma una comunidad en la que las aportaciones individuales contribuyan al aprendizaje colectivo. Por otro, los alumnos no pueden hacer preguntas al ponente en directo.
Sin embargo, los webinars aportan continuidad al formato de formación online, pero permiten a la vez la interacción en directo con el ponente.
Muchas de las plataformas empleadas para hacer webinars permiten levantar la mano de manera virtual o realizar preguntas a través del chat.
De esta manera, se forma una comunidad en torno al seminario, se alenta al diálogo y las dudas de los asistentes se resuelven en directo.
Además, se evita uno de los problemas más comunes con los cursos online que han sido previamente grabados. Y es que, con los webinars, el contenido siempre estará actualizado.
Por lo tanto, los alumnos obtienen formación más detallada, personalizada y novedosa.
Postularte como especialista en tu sector
Si tienes una marca personal o eres autónomo, es importante que los clientes te perciban como un experto en tu campo. De esta manera, podrás destacar frente a tu competencia.
Un webinar es una oportunidad perfecta para postularte como un especialista.
Prepara un contenido de valor que pueda interesar a tu audiencia y anima a las personas a asistir a tu seminario.
Si consigues conectar con tu público, pensarán en ti como un referente antes de tener en cuenta a otros profesionales.
Hacer crecer tu negocio
Los webinars son una gran herramienta de venta. Si los organizas debidamente, no solo pueden ayudarte a vender tus productos o servicios, sino también a captar leads cualificados.
Pongamos un ejemplo para verlo de manera más clara. En este caso, pensemos en un fotógrafo que ha creado un curso online sobre cómo hacer fotografías a tus productos para tu tienda online.
Un webinar, en este caso, sería una buena herramienta para vender este curso.
Basta con comunicar la celebración de este seminario en redes sociales. Si el alcance fuera mínimo, quizá sería una buena opción promocionar esa publicación en Facebook o Instagram.
Las personas interesadas se registran a través de una landing. El fotógrafo obtendría, entonces, leads altamente cualificados, ya que han mostrado previamente interés por la temática del seminario.
Durante el webinar, el fotógrafo puede centrarse en dar tips para hacer estas fotografías. Pero, además, podría comentar casos de éxito o mostrar cómo ha realizado alguna de sus fotografías más potentes.
De esta manera, se postula como experto en el campo. Además, los asistentes pueden ver ejemplos reales de lo que podrían aprender en el curso y concienciarse sobre la importancia de la imagen en un ecommerce.
Al finalizar este seminario, el fotógrafo puede introducir su curso y explicar qué beneficios pueden obtener los asistentes tras realizarlo. ¿Muy sencillo, verdad?
Si el contenido aportado ha sido de valor, algunos de los asistentes se plantearían comprar el curso. Y, además, la base de datos del fotógrafo habría aumentado con el contacto de potenciales clientes.
¿Cómo hacer un webinar?
Como ves, los webinars son herramientas potentes que pueden traerte numerosos beneficios como profesional o como marca.
Sin embargo, antes de lanzarte a ello debes tener en cuenta que un webinar mal orquestado también puede ir en detrimento del organizador.
Los asistentes depositan en este seminario su confianza, y dedican parte de su tiempo a visualizarlo.
Por ello, aportar un contenido pobre o dar la sensación a la audiencia de que el ponente no se ha tomado su tiempo en organizarlo puede aportar una mala imagen como profesional.
Claves para crear un webinar: Paso a paso
Para asegurarte el éxito de tu formación o ponencia online, deberás:
- Definir los objetivos específicos de la formación. Hay diferentes tipos de webinars. No es lo mismo que organizar un webinar gratuito como pieza clave dentro de una estrategia de inbound marketing que emplear este seminario web como una formación independiente que los usuarios pueden adquirir.
- Escoger un tema relevante para tu audiencia, teniendo el cuenta cuál es el principal objetivo del seminario. Generalmente, se elige un aspecto más concreto en lugar de abordar un tema amplio para gestionar debidamente el tiempo.
- Definir la duración del webinar. Una vez terminado, ¿será necesario enviar información adicional sobre la temática?
- Elegir una fecha y una hora, teniendo en cuenta si tu audiencia estará disponible en esa franja horaria.
- Determinar si será un webinar en directo o grabado.
- Crear una landing page de registro.
- Comunicar en los canales debidos la celebración de este seminario. Por ejemplo, en redes sociales, blog o a través de un mail a tu lista de correo.
- Preparar previamente la charla. ¿Qué materiales deben formar parte de una formación educativa en este formato? Una buena opción es acompañar tu ponencia con una presentación educativa de diapositivas o materiales de apoyo (vídeos, casos de éxito, o cualquier contenido digital que resulte llamativo). Prepara contenidos visuales que puedan enriquecer tu contenido.
- Asegurarte de que la ponencia se ve y se escucha debidamente. Los fallos técnicos pueden afear tu webinar.
- Elegir la herramienta más adecuada para organizarlo.
- Enviar un recordatorio vía mail a los asistentes con el enlace para asistir al webinar. Verifica que el link de la página de transmisión es el correcto.
- Parte de un concepto, crea la estructura del webinar y empieza a preparar la formación. Habitualmente, puedes presentarte como experto en tu sector, aportar contenido de valor al usuario y, finalmente, hablar de aquello que te interesa promocionar. Eso sí, generando interés y sin sonar demasiado publicitario.
- En caso de un webinar en directo, fomenta la participación de los asistentes. Habla con ellos, lánzales alguna pregunta sobre su experiencia personal en el sector y resuelve dudas en directo.
Si sigues estas recomendaciones, tu éxito está asegurado.
Una vez acabado el webinar, puedes enviar un mail a los usuarios registrados agradeciendo su asistencia. Además, puedes grabar el seminario e incluir un enlace en tu correo al mismo, para que quienes quieran puedan verlo en cualquier momento.
Probablemente, como especialista en tu sector, el contenido lo dominarás perfectamente. Sin embargo, las mayores dudas surgen en cuanto a las herramientas técnicas necesarias para retransmitir online.
Cuánto cuesta hacer un webinar
El precio de un webinar varía en función de factores como la plataforma que se elija para realizarlo o el número de asistentes. En cuanto a los servicios para webinars, los hay de uso puntual o por suscripción, por lo que dependerá de cuántos tengas pensado lanzar en un periodo de tiempo determinado, como un año, y de los servicios extra a los que quieras acceso.
Otros factores que afectan el precio son funcionalidades como encuestas y chats interactivos, así como los gastos en marketing y promoción, que pueden llegar a suponer entre el 40% y 60% del presupuesto.
Además, si los ponentes son externos, habrá que incluir en el presupuesto su caché, así como los gastos en herramientas de promoción y diseño de presentaciones. En este sentido, contar con nuestro paquete Office 365 te permitirá ahorrar bastante dinero.
Duración recomendada de un webinar
Determinar cuánto dura un webinar no es fácil, aunque suele estar entre los 45 y 60 minutos dependiendo de la dificultad del tema a tratar y del nivel de interacción con la audiencia. También es posible realizar webinars más cortos, de 30 minutos, que son más ágiles y atractivos si la temática es sencilla y no se requiere de una alta interacción con el público.
Ahora bien, ¿cómo mantener la atención de los asistentes durante todo el seminario? Lo mejor es comenzar con una presentación atractiva que capte su interés desde el primer minuto e integrar encuestas o preguntas durante la sesión para fomentar su participación.
Además, es interesante cambiar el ritmo alternando entre la presentación de diapositivas, vídeos o ejemplos prácticos, ¡así evitarás la temible monotonía!
Estructura de un webinar exitoso
No todos los webinars consiguen los objetivos que persiguen, pero con una buena estructura es más sencillo alcanzar las metas propuestas.
- Introducción, con una presentación del tema, los objetivos y los ponentes.
- Cuerpo del webinar, en el que se desarrolla el contenido utilizando diapositivas y ejemplos.
- Interacción en tiempo real, invitando a los participantes a responder encuestas o formulando preguntas a lo largo del webinar.
- Conclusión, parte en la que se resumen los puntos más importantes del seminario web y lanza un CTA (llamada a la acción), como invitar a descargar contenido extra, ¡o a inscribirse a otro evento!
Sesión de preguntas y respuestas para que los asistentes puedan resolver dudas y sentirse más implicados con lo tratado.
Herramientas para hacer un webinar
Existen multitud de opciones a la hora de crear tu propio webinar. A la hora de decantarte por una u otra, debes tener en cuenta tanto tu presupuesto como tus conocimientos técnicos.
Y, en este punto, es necesario que hagas un ejercicio de sinceridad. Quizá, ahorrarte un dinero no te compensa si vas a tener problemas técnicos durante la retransmisión o a la hora de contactar con los asistentes.
A continuación, te mostramos las plataformas más habituales.
Microsoft Teams
Esta plataforma de comunicación y colaboración en línea permite realizar webinars con facilidad.
Incluye herramientas de integración y funcionalidades como la programación de eventos, así como un chat en tiempo real.
Hospeda tu propio webinar en Microsoft Teams con los planes de Microsoft Office 365 y accede a toda la suite de herramientas para trabajar en remoto
GoTo Webinar
GoTo Webinar es, quizás, la plataforma más conocida de todas. Esta herramienta de pago, integra todo lo necesario para hacer un webinar.
Podrás crear una landing page en la que los usuarios se registren, integrar su registro con la base de datos del organizador, retransmitir en directo, consultar estadísticas e incluso grabar la retransmisión.
Ofrece distintos planes de pago en función del número de asistentes y de las funcionalidades. El más básico tiene un coste de 44 euros al mes.
GoTo Meeting
GoTo Meeting pertenece a LogMeIn, la misma empresa que desarrolla GoTo Webinar. Sin embargo, esta versión está pensada para reuniones más pequeñas.
De igual manera, tiene las mismas funcionalidades y planes para hasta 250 participantes.
El plan más básico, permitiendo reuniones de hasta 150 participantes, tiene un coste de 10,75 euros al mes.
WebinarJam
WebinarJam es una plataforma que también ofrece amplias funcionalidades a los usuarios. Por ejemplo, la automatización del envío de mails a los asistentes o la creación de landing pages de registro.
Igualmente pensada para grandes webinars, su plan más básico tiene un coste de 120 dólares al año.
StreamYard
StreamYard es una plataforma con la que podrás transmitir en directo desde redes sociales como Facebook o YouTube.
Tiene planes tanto gratuitos como de pago.
Google Meet
Google Meet es una herramienta gratuita de Google que permite hacer retransmisiones en directo e, incluso, grabarlas. Eso sí, debes tener en cuenta que, al ser una plataforma gratuita, no aporta las mismas opciones que otras herramientas de pago como GoTo Meeting o WebinarJam.
Es decir, que debes tener unos conocimientos técnicos ligeramente superiores para poder organizar un webinar con éxito con Google Meets.
Para ello, deberás:
- Crear una landing que incite al registro de los usuarios.
- Tener una lista completa de usuarios registrados.
- Crear una reunión con Google Meets y copiar el enlace.
- Enviar un mail desde tu plataforma de correo informando de la fecha y la hora y enviando el enlace de la reunión.
Google Meets permite compartir la pantalla de un ordenador, para presentar diapositivas u otros contenidos de apoyo.
Además, los usuarios podrán interactuar en directo y enriquecer la ponencia.
Zoom
Ofrece calidad en videoconferencias y gran variedad de opciones interactivas, como encuestas y la posibilidad de grabar las sesiones.
Webex
Cuenta con características avanzadas como salas de reuniones separadas, integración con herramientas de marketing y funciones interactivas que hacen que el webinar resulte dinámico y atractivo para los asistentes.
Ejemplos de webinars exitosos
Examinar de cerca algunos ejemplos de webinar reales puede ser muy útil para inspirarte a la hora de crear el tuyo.
Por ejemplo, en España existen escuelas de negocios de prestigio que utilizan este formato para explorar estrategias para implementar el marketing digital en empresas emergentes, recurriendo para ello a ponentes expertos y a un enfoque eminentemente práctico.
Además, empresas como SEMrush utilizan este tipo de seminarios web para hablar acerca de las últimas tendencias en SEO, lo que permite mantener interesado a su público, que sabe que cada poco tiempo tendrá acceso a información actualizada y de utilidad.
Ideas creativas para webinars
El primer paso para concebir ideas para un webinar es abrir la mente y trabajarse un buen guión. ¡Esperamos que nuestras sugerencias te inspiren!
- Enseñar nuevas habilidades o conocimientos sobre temas de interés a tu audiencia.
- Hacer demos de producto, mostrando a tu público cómo funcionan y resolviendo dudas de los asistentes.
- Lanzar encuestas en vivo, concursos o retos para mantener a tu audiencia interesada.
Crear webinars en colaboración con influencers para aprovechar su alcance como altavoz.
Un último consejo
¿Te has planteado organizar un webinar colaborativo?
Si te alías con otro profesional del sector, tu seminario podrá ser más concurrido y llegarás a personas que, probablemente, no te conocían.
Posteriormente, ambos ponentes podrán compartir leads cualificados e integrarlos en su estrategia de email marketing. Si todo sale bien, estos podrían ser nuevos contactos de negocio para tu empresa. ¿Suena bien, verdad?
Ahora ya conoces los pasos básicos para organizar tu primer seminario web. Piensa tu contenido, planifica tu webinar y explora todas sus posibilidades.
