Saber qué es un KPI o, mejor dicho, qué son los KPI’s, es esencial en un mundo digital que cada vez mueve más dinero en ventas en internet. Se trata de un elemento que permite medir y cuantificar cada acción llevada a cabo, por eso vamos a contarte todo lo que debes saber sobre qué significa KPI y como sacarle el máximo partido posible a este tipo de métrica.
KPIs: Significado y definición
El acrónimo KPI proviene de las palabras inglesas Key Performance Indicator, que se traducen como Indicador Clave de Desempeño. Así, para saber qué es el KPI, es necesario tener claro que se refiere a un conjunto de medidas cuantificables que se emplean para evaluar y comparar el rendimiento de una empresa con respecto a objetivos, metas o estándares previamente marcados.
¿Qué son los KPIs y para qué se utilizan?
Los KPIs son herramientas esenciales en el ámbito del marketing y los negocios en general porque resultan muy útiles para la consecución de metas, pudiendo ser utilizados con distintas intenciones:
- Monitorear el progreso: Los KPIs hacen posible seguir la evolución de determinadas acciones y verificar si se están acercando o alejando de los objetivos planteados.
- Tomar decisiones más acertadas: Al contar con datos cuantificables, las decisiones se basan en información real y no en suposiciones. Esto lleva a estrategias más efectivas y adaptadas a la realidad del mercado.
- Optimizar recursos: Al identificar áreas de mejora o acciones que no están dando los resultados esperados, es posible reasignar recursos a donde más se necesiten, evitando desperdicios.
- Compararse con la competencia: Los KPIs también pueden usarse para comparar el rendimiento de la empresa con sus competidores o con estándares del sector, ofreciendo una visión más amplia del entorno empresarial.
Marcar y medir KPIs en un dashboard personalizado es beneficioso porque proporciona una clara visión de dónde se encuentra una empresa y qué acciones deben tomarse para garantizar el éxito. Sin ellos, sería como navegar sin un mapa, pero con ellos las empresas tienen una herramienta poderosa para guiar su camino hacia el éxito.
Cómo definir y establecer KPIs efectivos
En un mundo online cada vez más copado de negocios similares entre sí, los KPI’s emergen como herramientas esenciales para evaluar el éxito y el progreso hacia objetivos específicos. Estos indicadores cuantificables no solo reflejan el rendimiento de una empresa, sino que también proporcionan insights valiosos para la toma de decisiones. Ahora bien, ¿cómo se define y se establece un KPI eficaz?
- Claridad en los objetivos: Antes de establecer un KPI, es fundamental tener claro cuál es el objetivo que se pretende alcanzar con él. Un KPI debe ser un reflejo directo de tus metas y aspiraciones empresariales, un detalle a medir que pueda implicar una mejora a corto, medio o largo plazo en función de tus necesidades.
- Relevancia para la empresa: No todos los KPIs son adecuados para todas las empresas. Es vital elegir aquellos indicadores que sean realmente pertinentes para tu sector y tu situación específica. Al fin y al cabo, los objetivos de una PYME y de una gran multinacional serán distintos por su propia naturaleza.
- Medibilidad: Un KPI efectivo debe ser cuantificable. Esto significa que debes ser capaz de recoger datos sobre él y analizar esos datos de manera objetiva. De otro modo, perderá toda su posible utilidad.
- Temporalidad: Establece un marco temporal claro para tus KPIs. ¿Deseas medir el rendimiento semanal, mensual, trimestral o anual? La periodicidad afectará a cómo recoges y analizas los datos.
- Comparabilidad: Lo ideal a la hora de definir un KPI es que puedas comparar sus datos con los de otros periodos o con los de otras empresas del mismo sector. Es esto lo que te permitirá evaluar tu rendimiento en relación con tus competidores o con tus propias metas pasadas.
- Accesibilidad: Asegura que los datos necesarios para medir el KPI estén fácilmente disponibles y sean accesibles para las partes interesadas. Un KPI que no se puede medir regularmente pierde su propia razón de ser.
- Flexibilidad: El mundo de los negocios está en constante cambio, y lo mismo ocurre con los KPIs. Debes estar dispuesto a adaptar o cambiar tus KPIs si la situación lo requiere para seguir obteniendo información de calidad con la que poder seguir creciendo.
- Comprensión: Un KPI debe ser fácil de entender para todo el equipo. Si es demasiado complicado o esotérico, su utilidad se ve comprometida.
- Acción orientada: Un buen KPI no solo mide el rendimiento, sino que también indica áreas de mejora y guía la acción hacia el logro de objetivos específicos.
Ejemplos de KPIs en diferentes áreas
Lo mejor de los KPIs es que son capaces de reflejar el desempeño o éxito de una actividad en relación con sus objetivos en múltiples sectores. Estas métricas pueden utilizarse en diversas áreas para evaluar el rendimiento y guiar las decisiones estratégicas, y a continuación vamos a mostrarte algunos buenos ejemplos que lo demuestran.
MARKETING
- Tasa de conversión: Porcentaje de visitantes que realizan una acción deseada, como realizar una compra o suscribirse a un boletín. Si quieres conocer más sobre la tasa de conversión, visita este artículo.
- Retorno de inversión (ROI): Ganancia obtenida en relación con la inversión realizada en una campaña publicitaria. Descubre la fórmula para calcular el retorno de la inversión aquí.
- Tasa de rebote: Porcentaje de visitantes que abandonan un sitio web después de ver solo una página. Es importante conocer cómo reducir la tasa de rebote web, ya que así se puede mejorar la interacción de un usuario con el contenido de una página.
VENTAS
- Número de ventas cerradas: Cantidad de ventas finalizadas en un período determinado.
- Valor promedio del pedido: Valor medio de las transacciones realizadas.
- Tasa de retención de clientes: Porcentaje de clientes que continúan comprando después de una primera compra.
FINANZAS
- Margen de beneficio: Diferencia entre ingresos y gastos.
- Liquidez: Capacidad de una empresa para pagar sus deudas a corto plazo.
- Retorno sobre el capital (ROE): Beneficio neto en relación con el capital propio de los accionistas.
RECURSOS HUMANOS
- Tasa de rotación de empleados: Porcentaje de empleados que dejan la empresa en un período determinado.
- Satisfacción de los empleados: Grado de contento y compromiso de los empleados con la empresa.
- Coste por contratación: Gasto total incurrido en el proceso de contratar a un nuevo empleado.
OPERACIONES
- Tiempo de ciclo de producción: Duración total del proceso de fabricación de un producto.
- Tasa de defectos: Porcentaje de productos defectuosos producidos en relación con el total.
- Utilización de la capacidad: Grado en que los recursos productivos de una empresa se utilizan eficientemente.
SERVICIO AL CLIENTE
- Tiempo de respuesta: Tiempo promedio que se tarda en responder a una solicitud o consulta del cliente.
- Tasa de resolución en primer contacto: Porcentaje de problemas o consultas resueltas en el primer contacto con el cliente.
- Satisfacción del cliente: Nivel de satisfacción expresado por los clientes después de interactuar con el servicio al cliente.
Estos son solo algunos ejemplos de KPIs que las empresas utilizan para monitorear y mejorar su rendimiento. Es esencial seleccionar los indicadores adecuados según las necesidades y objetivos específicos de cada área y organización. Definir y establecer KPIs efectivos es una tarea que requiere de reflexión, análisis y adaptabilidad.
Al tener en cuenta estos aspectos, podrás asegurarte de que los indicadores que elijas sean verdaderamente representativos y útiles para tu empresa. Además, si necesitas la mejor herramienta para gestionar el control de KPI’s y el tratamiento de datos, incluso de forma colaborativa, no lo dudes, ¡nuestra solución Office 365 es justo lo que buscas!
