Las respuestas rápidas son una buena herramienta para contestar de manera sencilla y ágil a los mensajes privados que llegan a través de Instagram.
Y es que las redes sociales han cambiado nuestra forma de buscar información acerca de un producto o un servicio o de interactuar con las marcas. En la actualidad, muchas empresas emplean estas redes para crear una comunidad en torno a su marca, promocionar sus productos o servicios e incluso vender.
Es cierto que, en muchas ocasiones, las funcionalidades que aporta esta red social son limitadas para las empresas. Pero, en este caso, las respuestas rápidas son una buena oportunidad para agilizar la atención a los potenciales clientes, optimizar el tiempo de las personas que gestionan las redes sociales y mejorar los resultados de un negocio.
En este artículo vamos a ver qué ventajas tienen estas respuestas para las empresas y unos cuantos ejemplos reales que puedes aplicar a tu propio negocio para mejorar la gestión de la comunicación con los clientes.
¡Empezamos!
¿Qué son las respuestas rápidas de Instagram?
Las respuestas rápidas son mensajes predefinidos y personalizables que pueden guardarse en la aplicación para responder de manera sencilla a los mensajes privados más habituales que recibe una cuenta profesional.
De esta manera, gracias a un atajo de teclado que previamente debemos haber definido, la app nos muestra una respuesta predefinida que nos ahorrará tiempo a la hora de contestar los mensajes directos -o DM- de los usuarios.
Esto es tremendamente útil cuando tienes una cuenta que ya acumula centenares de seguidoras y seguidores en la que, además, debes responder a dudas frecuentes en el día a día.
Respuestas automáticas vs. respuestas rápidas: ¿en qué se diferencian?
¡Las respuestas automáticas y las respuestas rápidas no son lo mismo! Es cierto que ambas funcionan con mensajes predefinidos, pero las primeras se envían automáticamente -como su propio nombre indica- ante un determinado suceso.
Por ejemplo, cuando la cuenta recibe un mensaje privado y la empresa le envía al usuario de forma mecánica una respuesta indicándole que obtendrá una respuesta en menos de 24 horas.
O si, por ejemplo, se ha programado una respuesta automática a determinadas horas en las que el community manager no está disponible para informar acerca del horario de atención al cliente en esta plataforma.
Sin embargo, las respuestas rápidas no tienen asociado este automatismo. Simplemente permiten agilizar las comunicaciones a quien gestione las redes, permitiéndole elegir entre distintos mensajes previamente definidos.
Por ejemplo, para respuestas comunes como el coste de los gastos de envío, el horario de apertura o el teléfono de atención al cliente de la empresa.
¿Por qué son útiles para las empresas? Principales ventajas de las respuestas rápidas
Si empleas Instagram para promocionar tus productos o servicios, crear comunidad o como canal de atención al cliente, las respuestas rápidas pueden serte de gran ayuda en tu día a día.
Estos son algunos de los beneficios que tiene definir estos mensajes:
- Permiten dar una respuesta de manera sencilla a las preguntas más habituales de los clientes, ahorrando mucho tiempo en el trabajo de gestión de las redes sociales del día a día. Y, por lo tanto, optimizando los recursos de la empresa.
- Se reducen los tiempos de espera a la hora de recibir una respuesta por parte e la empresa. Algo tremendamente relevante para aprovechar cada conexión que tenga un usuario con una marca, mejorar el servicio de atención al cliente y fidelizarlos.
- Homogeneizan las comunicaciones con los clientes, facilitando los procesos y creando una imagen de marca más potente.
- En caso de que la gestión de las redes haya sido subcontratada a otra empresa, es más sencillo clarificar de qué manera se debe dar respuesta a las dudas y demandas de los clientes. O, en su defecto, cuando más de una persona gestione el perfil de Instagram de una marca.
- Cuando la industria de la empresa requiere del uso de términos técnicos que pueden generar ciertas dudas en las personas que gestionan esta red social.
Cómo crear respuestas rápidas en Instagram paso a paso
Como vas a ver, ¡es de lo más sencillo! Solo tienes que tener una cuenta profesional en Instagram y seguir los próximos pasos:
- Inicia sesión en Instagram y abre la bandeja de entrada de los mensajes privados. Elige una conversación a la que necesites dar respuesta.
- En la barra de texto que hay en el lado inferior de la pantalla, selecciona el símbolo del + y haz clic en el bocadillo que conversación que tiene tres puntos.
- Elige “Respuestas rápidas” y haz clic en el símbolo de +.
- Incluye un método abreviado que te resulte fácil de recordar para esa respuesta y el mensaje predefinido que quieras guardar.
- Haz clic en el check que hay en la parte superior izquierda de la pantalla para guardarla.
- Cuando quieras usarla, solo tienes que entrar en la conversación, hacer clic en el símbolo del + y elegir la respuesta rápida que te convenga. O, en su defecto, escribir el método abreviado y podrás seleccionarla directamente. ¡Así de fácil!
¿Cómo editar y eliminar respuestas rápidas?
Si un mensaje predefinido ya no se ajusta a tu empresa, puedes cambiarlo o eliminarlo. Para editar o eliminar una respuesta rápida, sigue estos pasos:
- Ve a la bandeja de mensajes privados y elige una conversación.
- Haz clic en el símbolo de + y elige el bocadillo para llegar a las respuestas rápidas.
- Elige la respuesta rápida que quieras eliminar y mantén presionada la respuesta.
- Edita el mensaje y guárdalo o, si lo prefieres, elimínalo.
También puedes acceder a estas respuestas rápidas en la configuración del perfil. Para ello:
- Accede a tu perfil de Instagram y haz clic en las tres rayas horizontales que aparecen en la parte superior derecha de la pantalla.
- Selecciona “Configuración” y, posteriormente, haz clic en “Negocio”, “Empresa” o “Creador”. La nomenclatura es diferente en función del tipo de cuenta profesional que hayas elegido para tu negocio.
- Elige “Respuestas guardadas” y selecciona el mensaje que quieras modificar. A partir de aquí, puedes seguir los pasos del primer ejemplo para editar o eliminar los mensajes.
Ideas y ejemplos de respuestas rápidas útiles para tu negocio
A continuación, vamos a ver algunas situaciones en la que es recomendable que configures las respuestas rápidas en tu perfil de Instagram.
Para contestar preguntas frecuentes
Las respuestas rápidas son perfectas para resolver dudas frecuentes que tus clientes realizan a través de esta plataforma. Por ejemplo, para conocer el horario, la ubicación o las formas de contacto de la empresa.
Vamos a ver un par de ejemplos que puedes replicar en tu negocio:
¡Hola! Nuestro horario es de 10:00 a 20:00 de manera ininterrumpida de lunes a viernes. Puedes ponerte en contacto con nosotros para hacer una reserva llamando al 99 123 456 789. ¡Te esperamos!
¡Hola! Estamos en la Calle Mayor número 50, al lado de la oficina de Correos. Nuestro horario es de lunes a viernes de 10:00 a 20:00, de forma ininterrumpida. ¡Te esperamos!
Para dar información comercial
Las respuestas rápidas de Instagram son perfectas para ofrecer los productos o servicios de la empresa ante determinados problemas o necesidades de los clientes, o para resolver dudas frecuentes con respecto a los mismos. Por ejemplo:
- A la hora de lanzar nuevos productos o colecciones, para resolver las dudas más frecuentes relativas al producto, el método de pago, el envío, etcétera.
- Para ofrecer algunos productos o servicios de la empresa ante problemáticas concretas de los usuarios y, así, conseguir nuevos clientes o nuevos leads.
- Para dar respuesta en cuanto a los precios de los productos. Especialmente, en aquellas empresas que tienen pocos productos o que han paquetizado sus servicios.
A continuación, te damos un par de ejemplos sencillos que puedes adaptar perfectamente a una cuenta profesional:
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Para agilizar la gestión en redes sociales
Las respuestas rápidas son perfectas, a su vez, para agilizar la comunicación a través de redes sociales. Por ejemplo:
- Para mejorar el servicio de atención al cliente, creando respuestas rápidas para redireccionar a aquellas páginas de la web que puedan resolver sus dudas o proporcionar datos de contacto.
- A la hora de dar respuesta a las reacciones a las stories o a los mensajes privados de las personas que siguen la cuenta. De esta manera, se puede ahorrar tiempo manteniendo el contacto con quienes forman parte de la comunidad de la empresa en Instagram.
- También si celebras un sorteo. Así podrás gestionar las dudas de las personas que se animen a participar de manera más eficaz.
¿Lo ves? Hay multitud de formas de emplear las respuestas rápidas de Instagram para mejorar la comunicación y los resultados de tu compañía. Darles el mejor uso depende de tu negocio.
