Seamos serios. Cuando gestionas un negocio, la imagen importa. Uno de nuestros primeros instintos como seres humanos es juzgar las cosas nada más verlas. La percepción es clave pero la credibilidad de tu empresa podría estar cimentada en más variables de las que conoces. Por ejemplo, ¿has pensado en cuánta gente se fija en el nombre de tu empresa cuando les das una tarjeta con tus datos y ven que usas una cuenta de Gmail para el correo electrónico? Si es así, ha llegado la hora de que te pases a Microsoft Outlook.
Imagina que has contactado con una empresa a la que tienes pensado encargarle un pedido grande y recibes un mensaje cuya dirección de correo parece falsa, mostrando un nombre de dominio diferente al de la empresa. ¿Qué pensarías? ¿No dirías que se trata de spam? Estas impresiones hablarían en contra de tus intereses. De hecho, los clientes prefieren negociar con empresas que usan su nombre a la hora de usar el email.
¿Por qué Microsoft Outlook es ideal para emprendedores?
Aunque muchas personas asocian Microsoft Outlook con el uso en grandes empresas, la realidad es que se trata de una herramienta de correo electrónico profesional que se adapta perfectamente a las necesidades de los emprendedores. Su perfecta integración con Microsoft 365 ofrece una solución completa para la gestión de comunicaciones, calendarios y tareas, lo que facilita enormemente la organización y la productividad desde cualquier ubicación y dispositivo.
Ahora bien, ¿cuáles son los beneficios de Microsoft Outlook que hacen que sea perfecto para este tipo de perfil profesional?
- Correo empresarial personalizado: Outlook permite crear direcciones de correo con el dominio de tu empresa, lo que refuerza la credibilidad y el perfil profesional de cualquier marca.
- Integración con Microsoft 365: Al formar parte de la suite de Office 365, Outlook se sincroniza con aplicaciones como Word, Excel, Teams y OneDrive, facilitando la colaboración y el acceso a documentos desde cualquier dispositivo.
- Almacenamiento en la nube: Con 1 TB de almacenamiento en OneDrive, puedes guardar y compartir archivos de forma segura, garantizando que tu equipo tenga acceso en todo momento a la información que necesita.
- Seguridad avanzada: Outlook ofrece protección contra malware y phishing, lo que garantiza que las comunicaciones de tu empresa estén siempre seguras y cumplan además con los principales estándares de privacidad.
- Acceso multiplataforma: Puedes acceder a tu correo, calendario y contactos desde smartphones, tablets y ordenadores, lo que te permite mantenerte conectado y ser productivo sin importar dónde estés.
- Actualizaciones automáticas: Con Microsoft 365, Outlook se actualiza de forma automática, lo que hace que siempre tengas acceso a las últimas funciones y mejoras sin tener que pagar más por ello.
- Soporte técnico 24/7: La compañía ofrece asistencia técnica continua, por lo que siempre encontrarás ayuda disponible para resolver cualquier problema o duda que pueda surgirte.
Los beneficios de Microsoft Outlook, como ves, van mucho más allá de enviar y recibir correos electrónicos de forma ordenada. ¡Es mucho más que una mera herramienta de gestión de emails!
Beneficios clave de Microsoft Outlook para tu negocio
¿Todavía no estás convencido de que causar una buena impresión podría ser la diferencia entre cerrar una venta o que tus correos pasen a formar parte de “Elementos eliminados”? Aquí te dejamos cinco motivos por los que debes considerar empezar a usar Microsoft Outlook:
Ahorro de costos: más accesible de lo que piensas.
Rapidez y eficiencia en la gestión del correo.
Software siempre actualizado y seguro.
Mejoras continuas y nuevas funcionalidades.
Versatilidad: múltiples opciones para organizarte mejor.
Sin lugar a dudas,que tus clientes se queden con una buena impresión sobre tu negocio es algo que debería importarte. Sigue leyendo si quieres comprobar cómo Microsoft Outlook puede ayudarte.
1. Ahorro de costos: más accesible de lo que piensas
¡Entra ya en Office 365! Es una plataforma muy poderosa que combina herramientas de productividad y correo en un único software. De hecho, Office 365 actúa como el estándar en el mundo de los negocios. Puedes pensar que es un producto caro y complicado de utilizar y es cierto que hubo una época en que era así. Pero ahora mismo puedes hacerte con Office 365 a un precio muy bajo.
2. Rapidez y eficiencia en la gestión del correo
Habitualmente, nos conectamos a nuestras bandejas de entrada usando los protocolos POP e IMAP, para sincronizar las cuentas y poder ver en un ordenador o en el teléfono todos los correos almacenados.
El problema es que solo permiten sincronizar las cuentas. Un ordenador o un teléfono nos ayudan a gestionar muchas más tareas: si nos aferramos a los métodos tradicionales seguiremos sin aprovechar todo el potencial de los nuevos dispositivos.
Antes de que llegase esta tecnología, el correo electrónico podía estar en el servidor durante 20 a 30 minutos antes de que el dispositivo que usabas verificase si había nuevas comunicaciones. ¿Recuerdas el botón de enviar o/ recibir en el correo electrónico de Microsoft Outlook? Con Office 365, Outlook da un paso adelante porque el correo electrónico se envía al dispositivo tan pronto como llega al servidor, lo que permite recibir los mails más importantes prácticamente de inmediato. No sincroniza solamente el correo, sino que lo hace con tus contactos, calendarios y mucho más.
3. Software siempre actualizado y seguro
Probablemente ya hayas oído hablar de Microsoft Outlook, como parte del paquete de servicios incluidos en Microsoft Office. Puede que lo hayas visto ya a la venta en numerosas tiendas, o incluso ya tienes una licencia instalada en tu ordenador. No eres el único. Hay más de mil millones de usuarios de Office. Una gran mayoría de empresas y negocios ya usan programas de Office como Word, Excel y PowerPoint.
El problema cuando usas un software nuevo es que si te despistas puedes perderte los cambios que se introducen poco a poco, quedándote desactualizado.
Otra elección que debes hacer es valorar qué te interesa más, si invertir tu dinero en software para tu negocio o tirar hacia adelante con algún programa desfasado. ¡Ten en cuenta que esta última opción no es la mejor! Si gestionas tu empresa con programas de 2007 estás intentando competir frente a otras empresas usando un teléfono de tapa cuando el resto usa un smartphone de última generación. Cuando ellos crean reuniones y se encargan de sus tareas diarias usando un Samsung o un iPhone, tu estás dos pasos (o tres) por detrás.
Al comprar un producto como Office 365 Profesional Pro, no solo estás dándole credibilidad a tu negocio y estableces el nivel de profesionalidad asociado a tener una cuenta de correo asociada a tu dominio, sino que también tendrás la última versión del software de Microsoft. ¿Lo mejor de todo? Cuando hay una nueva versión disponible, se actualizará de manera automática en todos tus dispositivos.
4. Mejoras continuas y nuevas funcionalidades
Vivimos en un mundo en el que aplicaciones como Microsoft Outlook establecen que la marca que estás creando con tanto esfuerzo es profesional y creíble, a la vez que las utilizas para gestionar tu empresa. Tal como suena, pero estás ante la punta de iceberg.
Microsoft siempre tiene en cuenta tanto a los grandes empresarios como a los dueños de las pequeñas empresas. A medida que evolucionan las necesidades de tecnología y negocios, Microsoft aumenta y mejora su oferta con Office 365.
¿Necesitas una forma fácil de que tus clientes programen una reunión contigo en tu web y puedan sincronizarla automáticamente con su calendario? ¡Ahora es posible!
Lograr una interacción efectiva con tus clientes es algo muy obvio, pero ¿qué pasa con la productividad interna? ¿Qué herramientas usas para guardar la información y acudir a ella en cuanto la necesites? Con OneDrive podrás hacer algo parecido a una copia de seguridad, pudiendo acceder a tus archivos desde un ordenador o cualquier dispositivo móvil. Para hacer las cosas más fáciles, cuando accedes a un documento de Office en tu OneDrive, se abrirá en una nueva pestaña de tu navegador sin necesidad de descargar el archivo.
La productividad no empieza ni acaba en un ordenador.
No importa el tipo de empresa que dirijas, siempre tendrás un producto de Office perfecto para ti.
5. Versatilidad: múltiples opciones para organizarte mejor
En este punto, podrías preguntarte si hay más opciones que Outlook en el mercado. Echemos un vistazo, aunque solo sea por pasar el rato. La mayoría de competidores ofrecen POP o IMAP. Para ponerte en perspectiva, IMAP es el más reciente de los dos procesos y la última actualización del protocolo fue en 1992. El principal rival en el mercado de correo profesional es Google, pero no me estoy refiriendo a Gmail.
Google también ofrece correo electrónico basado en dominio a través de su herramienta G Suite. A diferencia de Gmail, G Suite tiene coste ya que es un servicio creado para las empresas.
G Suite ofrece muchas opciones con sus aplicaciones centradas en la productividad. Sin embargo, no incluyen todas las que sí van incluidas en Microsoft Office. Tendrías que comprar el paquete Office por separado y aún así la integración no sería plena.
Al tener todo unificado en una misma cuenta, no tendrás que preocuparte por posibles problemas de compatibilidad. Por ejemplo, como mencionamos antes, si accedes a un documento de Word entrando en OneDrive, se abrirá una nueva pestaña en tu navegador donde verás dicho documento, que podrás editar desde ese mismo momento.
Cómo sacar el máximo provecho de Microsoft Outlook
Tal y como ya hemos mencionado, Microsoft Outlook es mucho más que un simple gestor de correos electrónicos, lo que hace que dominar sus funcionalidades te permita agilizar tu flujo de trabajo, mejorar la forma en que organizas tus tareas y mantener un control eficiente sobre tus comunicaciones.
Conocer y aplicar sus principales herramientas, por tanto, te permitirá sacar un mayor rendimiento a un gran número de tareas diarias, incrementando tu productividad y tu eficiencia en el entorno laboral.
Consejos para optimizar el uso en tu día a día
Para aprovechar al máximo Microsoft Outlook es importante que aprendas a implementar estrategias que mejoren la productividad de tus actividades, ¡y las que enumeramos a continuación te serán de gran utilidad!
- Configurar reglas para automatizar la organización del correo hará que tus mensajes entrantes se clasifiquen automáticamente en carpetas específicas en función de criterios como el remitente o las palabras clave que incluyan. Esto te ayudará a mantener tu bandeja de entrada organizada y a priorizar los mensajes que sean realmente importantes.
- Utilizar la función de ‘Pasos rápidos’ para acciones recurrentes te permitirá crear accesos directos con los que realizar un sinfín de acciones con un solo clic, como por ejemplo mover correos a carpetas específicas, asignar categorías o marcar como leídos, lo que te permitirá agilizar tareas repetitivas y mejorar tu eficiencia.
- Personalizar las notificaciones para que solo te lleguen alertas al recibir correos prioritarios te permitirá reducir posibles distracciones para poder concentrarte en tareas realmente importantes.
- Organizar tu calendario con bloques de tiempo te permitirá reservar espacios en tu agenda para tareas importantes, reuniones y descansos.
- Aprovechar las categorías y colores para clasificar correos y tareas hará que puedas identificarlos rápidamente y facilitar su seguimiento, sacando más partido así a la organización y la priorización de actividades.
Integraciones clave con otras herramientas de productividad
Para un emprendedor, la capacidad de integrar Microsoft Outlook con otras herramientas de productividad es básica a la hora de optimizar flujos de trabajo y centralizar la gestión de tareas y comunicaciones. Estas integraciones permiten una mayor eficiencia y reducen el tiempo dedicado a cambiar de una aplicación a otra. Y es que, como sabrás, cuando se emprende, el tiempo es oro.
¿Y cuáles son las integraciones de Microsoft Outlook con otras herramientas que más pueden interesarte?
- Microsoft Teams: La integración de Outlook con Teams facilita la programación y gestión de reuniones virtuales directamente desde el calendario de Outlook. Además, permite compartir correos electrónicos en canales de Teams, mejorando la colaboración y manteniendo a todos los miembros del equipo informados en tiempo real.
- Asana: Al conectar Outlook con Asana, podrás convertir correos electrónicos en tareas sin salir de la bandeja de entrada. Esta integración ayuda a gestionar proyectos de forma mucho más eficiente, garantizando que las solicitudes y seguimientos por correo electrónico se transformen en acciones concretas dentro de Asana.
- Trello: Integrar Trello con Outlook permite a los usuarios crear tarjetas en tableros de Trello directamente desde correos electrónicos. Esto es muy útil para si eres emprendedor y buscas organizar tareas y proyectos de forma visual para facilitar su seguimiento y la priorización de actividades.
- Slack: La conexión entre Outlook y Slack hace posible recibir notificaciones de eventos del calendario de Outlook en canales de Slack, lo que mantendrá a tus equipos de trabajo al tanto de reuniones y plazos importantes, mejorando la comunicación interna y ayudando a coordinar mejor las agendas.
- Salesforce: Conectar Salesforce con Outlook te dará acceso a información de clientes y oportunidades de venta directamente desde su correo electrónico. Esto facilita la actualización de registros de CRM y mejora la eficiencia en la gestión de relaciones con clientes.
- Microsoft 365 Copilot: Esta herramienta de Inteligencia Artificial se integra con Outlook para ofrecer asistencia en la redacción de correos, gestión de la bandeja de entrada y programación de reuniones, lo que hará que ahorres tiempo y pueda mejorar la calidad de tus comunicaciones.
Y, aunque no esté entre los beneficios de Microsoft Outlook, no hay duda de que, si hablamos de ventajas para los emprendedores, deberías probar nuestro servicio Show in Bio. Gracias a él, podrás crear una página para mostrar tus productos o servicios y facilitar las ventas en un solo clic sin necesidad de tener una web. ¡La mejor forma de crear una comunidad comprometida cuando estás empezando en el mundo empresarial!
Microsoft Outlook: la herramienta clave para emprendedores
Cómo te perciban y las expectativas que generes en tus clientes son clave para el futuro de tu empresa. Con una dirección de correo apropiada darás un paso adelante en tus negocios, dándole sentido a todas las acciones de marca que realices. Ese nivel de dedicación es el que establece diferencias a la hora de que tus clientes te reconozcan y tengan claro que te lo tomas en serio. Ahora que ya conoces todas las ventajas que te puede aportar Microsoft Outlook, no hay motivos para seguir usando otra cuenta de correo.
