Todo el mundo las conoce, pero es raro encontrar a quien sepa desentrañar todos sus secretos. Aún así, las hojas de cálculo de Microsoft se han convertido en una herramienta indispensable para cualquier tipo de empresa en España, por lo que saber cómo sacarle el máximo partido a Excel Online puede marcar la diferencia en campos como la gestión de datos, la realización de cálculos complejos y la colaboración en tiempo real.
Ser un experto en este terreno puede no solo convertirte en un profesional de lo más cotizado, sino también maximizar tu productividad. ¡Por eso vamos a contarte todo lo que necesitas tener en cuenta a la hora de utilizar Microsoft Excel Online!
¿Cómo funciona Excel Online?
Excel Online es una versión adaptada de las hojas de cálculo de Microsoft que permite trabajar desde un navegador de internet. Esta versión de Excel Online gratis en línea lleva disponible desde febrero de 2014 y, aunque es algo más limitada que la versión clásica de escritorio, permite abrir y crear hojas de cálculo con funcionalidad básica, lo que a su vez facilita el hecho de acceder y colaborar en documentos almacenados en la nube de OneDrive.
Es posible usar Excel 365 online de forma gratuita con solo tener una cuenta de Microsoft, lo que permite guardar y acceder a los documentos desde cualquier lugar. Ahora bien, ¿es realmente recomendable usar este Excel en línea?
Beneficios de usar Excel en línea frente a la versión de escritorio
Excel Online ofrece un buen número de virtudes, como por ejemplo su gratuidad, la facilidad de compartir Excel Online en tiempo real con otros compañeros de trabajo o la accesibilidad desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
Estas características convierten a Excel Online en una herramienta indispensable en compañías para las que la colaboración y la gestión de datos eficiente son piedras angulares, ya que así se eliminan barreras de comunicación y se mejora el flujo de trabajo. Sin duda, tener acceso total a Excel en línea es una de las grandes ventajas de trabajar con Office 365.
Cómo acceder y usar Excel Online gratis
Acceder a esta herramienta digital de gestión es muy sencillo, sobre todo si partimos de la base de que podemos hacerlo desde cualquier dispositivo con conexión a internet. Lo único que necesitamos para abrir Excel Online es una cuenta de Microsoft, pero veamos el procedimiento con algo más de detenimiento.
Pasos para crear una cuenta de Microsoft y acceder a Excel
Para usar Excel Online, lo primero que se necesita es una cuenta de Microsoft.
- Si ya tienes una cuenta de Outlook, Hotmail, o Microsoft, puedes usarla para acceder a Excel Online. Si no, puedes crear una cuenta gratuita en la web de Microsoft.
- Una vez la tengas activa, podrás acceder a Excel Online a través de tu navegador web de cabecera, como Chrome, Edge, Safari o Mozilla.
- Selecciona Excel desde la página principal de Office Online y comienza a trabajar en tus documentos. Podrás crear nuevas hojas de cálculo, ¡pero también editar con Excel Online aquellas que hayan sido creadas en un ordenador!
Y ahora que sabes esto, ¿qué te parece si exploramos las principales virtudes de esta herramienta?
Vista general de la interfaz de usuario
La interfaz de Excel Online es muy similar a la de su versión de escritorio. Dispone de una barra de herramientas en la parte superior en la que encontraremos todo lo necesario para trabajar con la hoja de cálculo que ocupa el centro de la pantalla. Podremos comenzar a editar sus celdas de inmediato y, por supuesto, ingresar datos y fórmulas, así como utilizar las típicas opciones de formato con las que poder personalizar nuestros documentos.
Una de las grandes ventajas de Excel Online es que guarda automáticamente todos los cambios, lo que hace mucho más sencillo trabajar de forma colaborativa y simplifica enormemente la gestión de los documentos en la nube.
Editar y compartir documentos en Excel Online
Tal y como ya hemos mencionado, el mayor valor de Excel online para las empresas españolas es su gran capacidad a la hora de editar y compartir documentos en vivo y en directo. Es esta funcionalidad la que permite a los equipos trabajar asegurando que todos sus miembros estén siempre al tanto de la última versión del documento, lo que evita errores de coordinación y ahorra una barbaridad de tiempo.
Paso a paso para editar hojas de cálculo
Editar hojas de cálculo en Excel Online es un proceso de lo más accesible. Resulta de lo más intuitivo para los empleados que ya están habituados a usar Excel en su versión tradicional, ¡y una gran puerta de acceso para los que supone una primera toma de contacto con la herramienta!
- Abrir Excel Online desde la cuenta de Microsoft.
- Elegir el documento que se desea editar o bien crear uno nuevo.
- Editar las celdas clicando sobre ellas y escribiendo la información deseada.
- Aplicar fórmulas, comandos y funciones para introducir datos y realizar cálculos automáticos.
- Aplicar formato a las celdas para mejorar la visualización de los datos.
Como ves, nada que no supieses ya si estás habituado a usar Excel, ¡y nada que parezca demasiado complicado para alguien que empieza a utilizarlo!
Guía para compartir documentos y colaborar en tiempo real
Decir que es fácil compartir Excel Online y sus hojas de cálculo es una cosa, ¡pero luego hay que demostrarlo! Por suerte, lo segundo es tan sencillo como lo primero.
- Guardar tu documento en OneDrive para permitir el acceso desde cualquier lugar.
- Compartir el enlace al documento con tu equipo utilizando la opción ‘Compartir’ de Excel Online.
- Editar en tiempo real.
- Además, tú y tu equipo podréis comunicaros usando comentarios que quedarán grabados y perfectamente catalogados en el documento. Esto os permitirá discutir cambios o hacer sugerencias, lo que mejorará de forma notable la colaboración y eficiencia del equipo.
Funciones avanzadas de Excel 365 Online
Utilizar Excel 365 Online te dará acceso a una serie de características avanzadas con capacidad para mejorar enormemente los resultados de tu trabajo. Estas funciones incluyen herramientas de análisis de datos, opciones de personalización avanzada e integración con otras aplicaciones de Microsoft 365. Además, están diseñadas para facilitar la gestión de datos complejos, lo que te permitirá extraer insights muy útiles que poder utilizar después para tomar decisiones basadas en datos y no en suposiciones.
Herramientas y funciones exclusivas de Excel 365
Excel 365 ofrece herramientas y funciones avanzadas que son excelentes para organizar y analizar datos.
- Opciones de configuración administrativa que permiten personalizar el uso de recursos.
- Prevención de carga de libros con errores de actualización de datos
- Configuración del tiempo de caché para funciones volátiles.
- Integración con servidores SQL Server Analysis Services.
Esto permite a Excel Online no solo ofrecer una mejor gestión de datos complejos, sino también mejorar la colaboración segura en entornos empresariales.
App de Excel: Trabaja desde cualquier lugar
La principal ventaja de la app de Excel Online para los usuarios españoles es su accesibilidad universal. Gracias a ella es posible trabajar con hojas de cálculo en cualquier momento y desde cualquier dispositivo, eso sí, ¡siempre que se disponga de conexión a internet!
Esta flexibilidad permite sacar el máximo partido de Excel sin importar dónde se encuentren los empleados que lo utilicen, lo que garantiza que la productividad no se vea limitada por la ubicación en un tiempo en el que los modelos híbridos de teletrabajo han llegado para quedarse.
Beneficios y limitaciones de la app Excel Online
La app de Excel Online ofrece un gran número de ventajas, como por ejemplo el hecho de colaborar en tiempo real con otros miembros del equipo de trabajo o acceder a documentos desde cualquier lugar. Sin embargo, también presenta algunas limitaciones en comparación con la versión de escritorio, como un conjunto de características más reducido y posibles problemas de rendimiento con archivos complejos y de gran tamaño.
De todos modos, si ponemos en una balanza los pros y los contras de Excel Online, está claro que estamos ante una herramienta de gran valor para la gestión de datos en movimiento.
Consejos para maximizar la productividad en dispositivos móviles
Si lo que te preocupa es mejorar la productividad con Excel Online en dispositivos móviles, ten muy en cuenta las siguientes recomendaciones.
- Familiarízate y forma a tus empleados en el uso de atajos de teclado.
- Utiliza plantillas para agilizar la creación de documentos.
- Saca partido a las funciones de colaboración en tiempo real para trabajar eficientemente en equipo.
- Organiza los archivos en la nube para acceder a ellos de forma fácil y rápida. Además, con esto, evitarás posibles pérdidas de información.
¿Hemos despejado tus dudas acerca de empezar a usar Excel Online y cómo hacerlo de la forma más eficiente posible¿ ¡Si es así, ya tardas en echarle un vistazo a nuestra solución Office 365!
