Parecía una solución de emergencia, pero el trabajo remoto se ha implantado como algo normal en las empresas. Eso sí, para que funcione, es necesario disponer de un software que permita gestionar proyectos colaborativos de forma la forma más eficaz posible.
Ante esta necesidad, Microsoft Project es una gran opción para las empresas que necesitan organizar tareas, asignar recursos y monitorear el progreso de sus proyectos. ¡Descubre todo lo que puede aportar y cómo sacarle el máximo provecho!
¿Qué es Microsoft Project?
MS Project es una herramienta de gestión de proyectos que permite realizar acciones como la planificación de proyectos, la asignación de tareas, el seguimiento de tiempos y la generación de informes.
Principales funciones de Microsoft Project
Si has llegado hasta aquí buscando para qué sirve Microsoft Project, vamos a contártelo sin rodeos, ¡vayamos directos al grano!
- Permite planificar tareas, organizando y estableciendo fechas límite.
- Distribuye los recursos necesarios para cada tarea.
- Monitorea el avance de cada proyecto y ajusta cronogramas.
- Controla los costes y los recursos financieros.
- Genera informes que permiten analizar el estado del proyecto.
- Se integra de forma fluida con otras herramientas de Microsoft 365, como Teams, para la colaboración en tiempo real.
- Permite el uso de gráficos de Gantt y otros elementos visuales que facilitan la comprensión de la evolución del proyecto.
Estas características de Microsoft Project son las que lo han convertido en una elección cada vez más presente en las empresas, ¡por eso vamos a explicarte cómo aprovecharla al máximo!
Cómo usar Microsoft Project: Guía básica
Al igual que el resto de la suite de Microsoft 365, el software de Microsoft Project es muy fácil de usar. Aprender cómo funciona para gestionar proyectos es sencillo, ¡solo tienes que tener en cuenta los siguientes aspectos!
Introducción a la interfaz de usuario
La interfaz de Microsoft Project está diseñada para facilitar el uso a todo tipo de empleados. Su estructura es limpia y accesible, con menús organizados y herramientas gráficas, como los diagramas de Gantt, que hacen más intuitiva la gestión de las tareas y su seguimiento.
Pasos para crear un proyecto desde cero
Si te preocupa saber cómo usar MS Project, te gustará saber que crear un nuevo proyecto desde cero es así de simple:
- Abrir Microsoft Project y seleccionar ‘Nuevo Proyecto’.
- Determinar las tareas a realizar.
- Asignar los recursos oportunos a cada tarea.
- Establecer fechas para la ejecución de cada actividad.
- Monitorear el progreso gracias a los gráficos y al resto de herramientas visuales.
Gracias a sus funciones, y a lo sencillo que es utilizarlo, iniciar la gestión de proyectos resulta un proceso de lo más satisfactorio y eficiente.
Cómo asignar tareas, recursos y plazos
Asignar tareas, recursos y plazos en Microsoft Project es tan fácil como definir las tareas, agregar los recursos necesarios, como personal o materiales, y determinar tanto las fechas de inicio como de finalización para cada actividad.
La plataforma de MS Project permite ajustar automáticamente los plazos en función de las dependencias entre tareas, lo que facilita tremendamente la gestión de proyectos complejos.
Cómo realizar el seguimiento y la actualización de un proyecto
El seguimiento y actualización de un proyecto en Microsoft Project se realiza mediante herramientas como el diagrama de Gantt y la línea base del proyecto, que permiten comparar el progreso real con el plan inicial.
También, puedes registrar actualizaciones manuales en las tareas o configurar alertas automáticas que ajustan las fechas de finalización según el avance real de las tareas.
Microsoft Project online y versiones disponibles
Microsoft Project está disponible en planes de suscripción y con compras de pago único.
La versión online de Microsoft Project es una solución perfecta para la colaboración remota, ya que permite acceder a proyectos desde cualquier dispositivo y sincroniza el progreso en tiempo real, gracias al cloud computing.
Microsoft Project: Precios y licencias
¿Cuánto cuesta Microsoft Project? Depende del plan que elijas, ¡y estas son tus opciones!
- Project Standard 2021: Licencia única, 929,00€.
- Project Professional 2021: Licencia única, 1.659,00€.
- Project Plan 1: 9,40€/mes.
- Project Plan 3: 28,10€/mes.
- Project Plan 5: 51,50€/mes.
Además, si quieres una solución aún más completa a un precio muy ajustado, puedes contratar el plan Profesional Empresarial de Microsoft 365 de GoDaddy, que incluye MS Project 365 y el resto de herramientas de productividad de Microsoft a tu servicio, desde tan solo 8,99€ por usuario al mes.
Ventajas y desventajas de Microsoft Project
Microsoft Project, como todos los softwares del estilo, ofrece multitud de beneficios, pero también algunos posibles contras que debes conocer antes de empezar a trabajar con él.
- Es muy personalizable, lo que le permite ajustarse a todo tipo de proyectos.
- Su integración con Microsoft 365 le permite trabajar de forma fluida con herramientas como Teams y Power BI.
- Facilita la gestión detallada de tareas y plazos mediante gráficos de Gantt y otras herramientas.
Sin embargo, es necesario que tengas esto en cuenta:
- Al principio puede resultar algo complejo.
- Su precio puede estar fuera del alcance de las empresas de menor tamaño.
Cómo descargar e instalar Microsoft Project
Para instalar y activar Microsoft Project solo tienes que seguir estos pasos:
- Ir a la web de Office y seleccionar ‘Iniciar sesión’, o acceder vía GoDaddy.
- Iniciar sesión con tu cuenta de Microsoft asociada a Project.
- Hacer clic en ‘Instalar Office’ y seleccionar Microsoft Project de tu lista de productos.
- Seguir las instrucciones del instalador y reiniciar tu equipo para finalizar.
¿Ves qué fácil es? ¡Ahora solo te queda empezar a utilizar Microsoft Project para que tus proyectos vuelen como el viento!
