Configurar una respuesta automática en Outlook mejora la experiencia de usuario de quienes intentan ponerse en contacto contigo cuando no estás disponible para responder personalmente.
Además, te permite gestionar mejor tu tiempo y reducir la carga de trabajo, asegurando que tus contactos reciban un mensaje automático de Outlook que les haga percibir que aún así están siendo bien atendidos en tiempo y forma. ¡Te contamos cómo poner respuesta automática en Outlook!
Qué es una respuesta automática en Outlook
Un mensaje automático en Outlook es una respuesta predefinida que se envía de forma automática a las personas que te envían correos electrónicos cuando no estás disponible. Esto resulta útil para informar a tus contactos sobre tu ausencia y contarles cuándo estarás de regreso o facilitarles soluciones temporales.
Cómo configurar una respuesta automática en Outlook
Configurar una autorespuesta Outlook es muy fácil ¡Descubre cómo hacerlo en diferentes plataformas y versiones!
Versión de escritorio
- Abrir Outlook y seleccionar ‘Archivo’.
- Hacer clic en ‘Respuestas automáticas’.
- Seleccionar ‘Enviar respuestas automáticas’.
- Podrás determinar un rango de fechas para enviar las respuestas.
- Redactar tu mensaje automático para contactos internos y externos.
- Hacer clic en ‘Aceptar’ para guardar la configuración.
Outlook en la web (Outlook.com)
- Iniciar sesión en Outlook.com.
- Hacer clic sobre el icono del engranaje para abrir ‘Configuración’.
- Seleccionar ‘Ver toda la configuración de Outlook’.
- Ir a ‘Correo’ y, de ahí, a ‘Respuestas automáticas’.
- Activar ‘Enviar respuestas automáticas’.
- Poner el mensaje automático en Outlook, así como el periodo de tiempo.
- Hacer clic en ‘Guardar’, ¡y ya lo tienes!
Aplicación móvil de Outlook
Para programar una respuesta automática en Outlook en la app de Android o iOS, solo tendrás que seguir estos pasos:
- Abrir la aplicación de Outlook.
- Ir a ‘Configuración’ tocando tu foto de perfil.
- Elegir la cuenta para la que deseas crear una respuesta automática para Outlook.
- Tocar sobre ‘Respuestas automáticas’.
- Activar tu activar respuesta automática de Outlook y escribir tu mensaje.
- Guardar los cambios.
Por supuesto, estos métodos también te servirán para programar una respuesta automática en Outlook 365.
Programar y personalizar respuestas automáticas
Puedes programar una autorespuesta en Outlook para periodos específicos estableciendo fechas y horarios en Outlook. Para personalizar tu mensaje, incluye información de interés, como cuánto se extenderá tu ausencia y un contacto alternativo en caso de urgencia.
¿Es posible tener múltiples respuestas automáticas en Outlook?
Sí, puedes configurar diferentes mensajes automáticos en Outlook para contactos internos y externos utilizando las opciones ‘Dentro de mi organización’ y ‘Fuera de mi organización’ en la configuración del software de Microsoft.
Cómo desactivar la respuesta automática en Outlook
Desactivar tu respuesta automática en Outlook cuando vuelves a estar operativo es sencillo si sigues los pasos que te describimos a continuación.
Desactivación en la versión de escritorio
- Abrir Outlook e ir a ‘Archivo’.
- Hacer clic en ‘Respuestas automáticas’.
- Clicar sobre ‘No enviar respuestas automáticas’.
- Hacer clic en ‘Aceptar’ para guardar los cambios.
Desactivación en Outlook.com
- Iniciar sesión en Outlook.com.
- Clicar sobre el icono del engranaje para abrir ‘Configuración’.
- Seleccionar ‘Ver toda la configuración de Outlook’.
- Entrar en ‘Correo’ e ir a ‘Respuestas automáticas’.
- Desactivar ‘Enviar respuestas automáticas’.
- Hacer clic en ‘Guardar’.
Desactivación en la aplicación móvil
Válido tanto en Android como en iOS:
- Abrir la app de Outlook.
- Ir a ‘Configuración’ tocando tu foto de perfil.
- Elegir la cuenta para la que deseas desactivar la respuesta automática.
- Tocar ‘Respuestas automáticas’ y desactivar la opción.
- Guardar los cambios.
Ejemplos de respuestas automáticas en Outlook
La mejor forma de inspirarse para redactar tus respuestas automáticas es viendo algunos ejemplos prácticos.
Ejemplo 1: Mensaje de vacaciones
"Gracias por tu correo. Estoy de vacaciones hasta el [fecha], y responderé a mi regreso. Para asuntos urgentes, por favor contacta con mi compañero [nombre y contacto]."
Ejemplo 2: Fuera de la oficina (OOO)
"Estoy fuera de la oficina y tendré acceso limitado al correo electrónico hasta el [fecha]. Responderé a tu mensaje lo antes posible. Gracias por la comprensión."
Ejemplo 3: Respuesta general
"Gracias por tu mensaje. He recibido tu correo y responderé a la mayor brevedad posible. Si necesitas asistencia inmediata, puedes contactar a [nombre y contacto]."
Consejos y buenas prácticas al configurar una respuesta automática en Outlook
Configurar respuestas automáticas en Outlook requiere de cierta atención para mantener una comunicación efectiva y profesional aunque no se haga de la forma más personal posible. ¡Estos tips te ayudarán a bordar tu respuesta automática en Outlook!
- Redactar mensajes claros y cortos que reflejen profesionalidad. Procura usar un tono formal y respetuoso, e incluye información esencial sin dar demasiados detalles.
- Asegúrate de que el contenido de tu mensaje automático esté actualizado. Indica fechas correctas y cambia el mensaje en función de las circunstancias. ¡No recicles tu auto respuesta de Outlook sin más!
- Evita compartir información sensible en tus respuestas automáticas. Proporciona únicamente los detalles necesarios.
Ya dominas el proceso de configurar una respuesta automática Outlook, ¿qué te parece si ahora te pones manos a la obra con todo el paquete de Office 365? ¡Las mejores herramientas para el día a día de tu empresa!
