¿Listo para mandar el primer E-mail a uno de tus posibles clientes? No tan rápido. Primero debes crear una cuenta de correo electrónico personalizado.
En caso de que no tengas una cuenta de correo con un dominio propio, es buen momento para respirar por un momento y pensarlo dos veces: son pocas las oportunidades que se repiten, y si estamos hablando de una primera buena impresión, un correo genérico no es la mejor carta de presentación que puedes tener.
Crear una cuenta de correo electrónico empresarial le dará mucha más seriedad a cada mensaje que llegue a la bandeja de entrada de tus prospectos, y crearla no es tan complicado.
Pasos para crear una cuenta de correo electrónico empresarial
1. Consigue un dominio web donde alojar tu cuenta: sí, este es prácticamente un paso inevitable. Hay algunos paquetes que te permiten contratar únicamente el servicio de correo, pero siendo realistas, si vas a empezar a mandar correos para contactar a clientes, lo mejor es que antes de dar el primer clic al botón de “Enviar” tengas un sitio web desarrollado donde muestres tus productos o servicios de la mejor manera y una increíble experiencia de usuario.
Muchos de los paquetes de hosting más básicos tienen incluida esta función habilitada, por lo que puedes simplificar lo más que puedas el costo en una primera etapa y empezar a mandar correos sin gastar mucho al iniciar.
2. Define cuál será estructura de los nombres de las cuentas de correo: ¿qué tan difícil puede ser seleccionar el nombre de un correo?
En una primera impresión es algo muy sencillo, sin embargo, piensa a mediano y largo plazo en factores como el crecimiento de tu empresa: puede que, por ahora, sean un equipo pequeño y lo más sencillo sea colocar únicamente el nombre de la persona, por ejemplo, Carlos@tuempresa.com.
Sin embargo, ¿qué pasa si en algún momento hay dos personas que se llaman igual? Y si llega a crecer más tu empresa, puede que el problema no sea de dos, si es que hablamos de nombres populares.
Algunas compañías más grandes y con una estructura más robusta usan diferentes opciones que, aunque suenan algo serias, aseguran que no haya tantos problemas:
- Nombre.apellido@tuempresa.mx, carlos.alvarez@tuempresa.mx
- apellido-nombre@tuempresa.mx, alvarez-carlos@tuempresa.mx
- Primera inicial + apellido, calvarez@tuempresa.mx
Elige la que más te convenga y creas que funcione mejor, así evitarás problemas de identidad laboral entre tus empleados a futuro.
3. Establece la capacidad de la cuenta de correo electrónico: habrá algunas personas o áreas dentro de tu empresa que necesiten más o menos capacidad en su correo dependiendo del número de mensajes que vayan a estar enviando de manera diaria o mensual.
Equipos como soporte técnico, atención al cliente o directivos pueden requerir una capacidad mucho más robusta debido al volumen de correos que reciben directamente o en los que están copiados.
Algunos puestos con menos actividad como becarios o analistas tendrán que enviar no más de una decena al día. Puedes controlar cuánto espacio tiene cada cuenta y, en caso de acercarse al límite, ampliarlo hasta el máximo que te proporciona tu servicio de hosting o pensar tal vez en un paquete de correo profesional, también disponible con ellos, que te dará más capacidad y algunas herramientas adicionales para el manejo del mismo.
4. Instala tu correo en todos tus dispositivos: la gran maravilla de tener tu propio correo empresarial es que puedes personalizarlo a tu medida y llevarlo en cada uno de tus dispositivos.
Al igual que para los diferentes servicios más populares, existen aplicaciones dedicadas para PC, Mac, tabletas y smartphones donde podrás sincronizar tu correo mediante el protocolo IMAP.
De esta manera los cambios que hagas en un dispositivo se verán reflejados en cualquiera donde esté vinculada esa cuenta de correo, haciendo que pasar de una pantalla a otra sea mucho más efectivo.
Dado el caso de que no quieras invertir tiempo en instalar y configurar tu correo en alguna herramienta, siempre podrás acceder a través de webmail, el servicio gratuito de tu panel de hosting que, aunque no es la opción más cómoda, te puede sacar de aprietos mientras consigues una solución más robusta.
Después de estos cuatro sencillos pasos ya estarás totalmente preparado para comenzar a mandar correos, aunque te sugiero que primero revises con tu servicio de hosting para que conozcas cuáles son los límites.
Todos tienen una cantidad variable de correos que puedes recibir y mandar al día, al igual que la cantidad de megas que pueden salir de cada correo.
En caso de que necesites mandar un sólo correo a múltiples direcciones al mismo tiempo, también te convendría investigar algún servicio especializado en Email marketing, el cual garantice que tus mensajes vayan directamente a la bandeja de entrada y no a la de spam, y así llegar a tus clientes de una manera mucho más amigable y automatizada.
El correo electrónico es la herramienta más básica y aún de las más vigentes.
Aun con el auge de las redes sociales, no la pierdas de vista y aprovecha todo su potencial.
