Para las empresas latinoamericanas, sin importar cuál sea su tamaño, una organización efectiva es clave a la hora de poder alcanzar los mejores resultados. Una buena gestión de tareas y proyectos permite sacar el máximo partido a los recursos de los que se dispone, cumplir plazos y mejorar la colaboración entre equipos, y Microsoft Planner ha demostrado ser una excelente solución gracias a sus herramientas intuitivas y eficientes para la planificación y el seguimiento de actividades.
Qué es Microsoft Planner y cómo se integra con Microsoft 365
Esta herramienta es una aplicación de organización de tareas incluida en la suite de Microsoft 365, y está diseñada para facilitar la colaboración en equipo, lo que la convierte en una pieza clave de la gestión eficiente de proyectos.
Al formar parte Microsoft Planner de la licencia de Office 365, se integra a la perfección con otras herramientas como Teams, la solución de correo electrónico profesional de Outlook o SharePoint. Esto significa que podrán crear un plan en Planner y, sin salir de Teams, asignar tareas, establecer deadlines y compartir archivos relacionados.
Además, las tareas asignadas en Planner aparecerán también en su lista de tareas en Outlook, lo que facilitará tanto su seguimiento como la gestión del tiempo.
Funcionalidades clave para la gestión de tareas y proyectos
Las características de Microsoft Planner facilitan la gestión de tareas y proyectos, y las siguientes son algunas de las más útiles en este sentido.
- Permite organizar las tareas de forma clara gracias a sus paneles personalizables que se adaptan a diferentes estilos de trabajo.
- Facilita la distribución de trabajo al permitir asignar tareas a miembros concretos del equipo, mejorando así la claridad sobre quién es responsable de cada actividad.
- Como se integra con herramientas como Teams y Outlook, permite una colaboración más eficiente y centralizada, evitando la necesidad de cambiar entre distintas aplicaciones.
- Ofrece una perspectiva temporal de las tareas y sus fechas límite, facilitando la planificación a largo plazo y la identificación de posibles cuellos de botella.
- Mantiene informados a los miembros del equipo sobre actualizaciones, plazos y cambios en las tareas, garantizando que todos estén al tanto del progreso del proyecto.
Estas funcionalidades hacen que usar Microsoft Planner online sea una opción perfecta para cualquier equipo que busque mejorar su organización y eficiencia en la gestión de proyectos. ¡Cuando empiecen a utilizarlo no harán otra cosa que preguntarse cómo han podido vivir sin él todos estos años!
Ventajas de usar Microsoft Planner en equipos de trabajo
Integrar Microsoft Planner en el día a día de una empresa puede aportar un sinfín de beneficios, ¡y estos son algunos de los que más útiles pueden resultarles!
- Como está perfectamente integrado con aplicaciones como Teams, Outlook y SharePoint, permite acceder y gestionar tareas sin necesidad de cambiar entre diferentes plataformas, lo que lo hace mucho más fácil de usar que otras alternativas y además ahorra tiempo y confusiones.
- Su diseño sencillo permite que los miembros del equipo puedan empezar a utilizar la herramienta de forma rápida y eficiente sin apenas necesidad de formarse para ello.
- Permite a los miembros del equipo trabajar conjuntamente en tareas, compartir archivos y mantener conversaciones en torno a sus posibilidades, lo que fomenta una comunicación efectiva y mayor cohesión en el equipo.
- Al ser una aplicación basada en la web y contar con aplicaciones móviles, podrán acceder a sus tareas y proyectos desde cualquier lugar y dispositivo con conexión a internet, facilitando el trabajo remoto y la flexibilidad laboral.
- Además, sus notificaciones y recordatorios automáticos mantendrán informados a los miembros del equipo sobre las fechas de vencimiento y actualizaciones de las tareas, lo que facilita el hecho de cumplir los plazos establecidos y permite priorizar actividades sobre otras no tan urgentes.
Y si se lo preguntan, sí, también pueden conectar Microsoft Planner con Power BI!
Casos de uso prácticos por tipo de proyecto
Microsoft Planner se adapta a distintos tipos de proyectos, facilitando la organización y el seguimiento de tareas en diferentes contextos.
- Coordina las diferentes fases de una campaña publicitaria, desde la planificación y creación de contenido hasta la ejecución y el análisis de sus resultados, asignando tareas específicas a los miembros del equipo y estableciendo plazos claros que todos deben cumplir.
- Organiza las etapas del ciclo de vida del desarrollo de software, como la recopilación de requisitos, diseño, programación, pruebas y despliegue, permitiendo así realizar un seguimiento detallado del progreso y facilitando la colaboración entre desarrolladores, testers y otros stakeholders.
- Gestiona todos los aspectos relacionados con la organización de un evento, desde la selección del lugar y la logística hasta la promoción, el registro de asistentes y la coordinación con proveedores, asegurando que cada tarea se complete siempre de forma tan oportuna como eficiente.
Consejos para aprovechar al máximo Microsoft Planner
Microsoft Planner tiene el don de aumentar la productividad de las empresas, aunque solo lo consigue si se utiliza como es debido. Por eso vamos a darles algunos tips que les permitirán exprimir al máximo las posibilidades de este software organizacional, ¡impleméntenlos en su día a día y verán como obtienen resultados cada vez mejores!
- Añadir Planner a los canales de Teams les permitirá centralizar la comunicación y la gestión de tareas en un solo lugar, facilitando la colaboración y manteniendo a todos los miembros del equipo informados en todo momento.
- Utilizar etiquetas para organizar tareas les ayudará a categorizarlas y filtrarlas en función de criterios específicos, como prioridad, tipo de actividad o departamento, mejorando así su organización y facilitando un acceso rápido a la información importante.
- Configurar notificaciones y recordatorios para tener a su equipo de trabajo al tanto de actualizaciones, plazos y cambios en las tareas, garantizando que se cumplan los plazos establecidos y que se mantenga el flujo de trabajo.
- Personalizar la vista del tablero para agrupar tareas por asignado, progreso o prioridad les proporcionará una visión clara del estado actual y facilitará la identificación de áreas que requieren atención.
- Aprovechar la vista de calendario les ayudará a planificar y distribuir la carga de trabajo de forma equilibrada, evitando sobrecargas y asegurando una gestión eficiente del tiempo.
- Automatizar tareas repetitivas con Power Automate hará que puedan crear flujos de trabajo automatizados, como la generación de tareas a partir de correos electrónicos o la programación de recordatorios, disminuyendo el esfuerzo manual y aumentando la eficiencia.
- Acceder a Planner desde dispositivos móviles les permitirá gestionar tareas en cualquier momento y lugar, permitiendo a los miembros del equipo mantenerse actualizados y responder con agilidad a cualquier tipo de cambio o requerimiento.
Y ahora que saben qué es Microsoft Planner y cómo sacarle el máximo provecho, ¿a qué esperan para empezar a utilizarlo? ¡Nunca pensaron que mantener organizados sus asuntos empresariales resultaría así de sencillo!
