Los Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) son herramientas de software de vital importancia para la gestión de empresas. Su capacidad para integrar y automatizar procesos determinantes de los negocios facilita la toma de decisiones y mejora la eficiencia de las actividades, hecho que está llevando a cada vez más empresas a integrarlos dentro de su funcionamiento habitual.
Ahora bien, ¿qué es un ERP y qué es lo que permite hacer exactamente? ¡Vamos a contarles todo lo que tienen que saber sobre este sistema!
¿Qué es un sistema ERP y cómo funciona?
Un sistema ERP, siglas de Enterprise Resource Planning, es una solución de software diseñada específicamente con el objetivo de integrar y automatizar los principales procesos de una empresa, como pueden ser sus finanzas, los recursos humanos, la producción o las cadena de suministro y las ventas.
El funcionamiento de esta herramienta es sencillo de comprender: centraliza toda la información en una sola plataforma, lo que permite agilizar los flujos de trabajo y mejorar la colaboración entre los distintos departamentos de una misma compañía. Es así, al conectar diferentes áreas de una empresa, como un ERP reduce el trabajo manual y las tareas repetitivas a través de la automatización, facilitando así un acceso rápido y eficiente a la información que debe influir sobre la toma de decisiones a todos los niveles.
¿Cuál es la función principal de un sistema ERP?
La función principal de un sistema ERP es unificar en una sola base de datos las métricas más importantes del negocio, permitiendo que los empleados y socios de una misma empresa puedan acceder a la misma información, siempre en tiempo real.
Esto ayuda a evitar problemas relacionados con datos duplicados y desactualizados, lo que mejora de forma sustancial tanto los problemas de comunicación como la eficiencia de la gestión en el seno de la compañía.
Tipos de ERP y ejemplos de aplicación
Ahora que tienen claro qué es un ERP y para qué sirve, deben saber que este tipo de sistemas pueden clasificarse en diferentes clases en función de cómo sean su implementación y funcionalidad.
- Soluciones locales (on-premise).
- ERP en la nube (cloud o SaaS), como Bind ERP.
- Soluciones híbridas, genéricas o a medida.
Por ejemplo, los ERP locales requieren de un servidor propio de la empresa, pero a cambio ofrecen una mayor confidencialidad para los datos. Por otro lado, los ERP en la nube son gestionados por un proveedor externo y se caracterizan por su alta flexibilidad y accesibilidad.
Gracias al software ERP es posible llevar a cabo tareas como la automatización de los procesos de fabricación o la optimización de la cadena de suministro.
Selección e implementación de ERP para pymes
Para acertar con la elección de un ERP para empresas de pequeño tamaño, es fundamental valorar factores como la escalabilidad del sistema, su capacidad para crecer si la compañía así lo necesita, lo que ahorra tener que hacer una mudanza de sistema en el momento menos oportuno.
También conviene tener en cuenta que disponga de una alta capacidad de personalización para poder adaptarse a las necesidades específicas del negocio, sean cuales sean, así como su facilidad de integración con otras herramientas que ya se utilicen en el negocio. Esta complementación puede potenciar aún más los efectos de integrar un ERP.
Además, es importante evaluar el modelo de implementación (local o en la nube) que mejor se adapte a las necesidades y recursos de la empresa. El ERP local requerirá de una mayor inversión inicial y en mantenimiento, por lo que suele ser más apropiado para empresas de mayor tamaño.
Características clave de los sistemas ERP
Conocer las características de un ERP es esencial antes de empezar a utilizarlo, ya que son las que determinarán si es apropiado o no para llevar una buena gestión empresarial al nivel que necesitamos.
Hacerlo permite obtener una visión integral de cómo funcionará el negocio tras su implementación, con acceso total a datos que deberán facilitar la toma de decisiones y la optimización del trabajo.
Entre las principales funcionalidades a tener en cuenta están la automatización de procesos, la centralización de datos para evitar duplicidades y la disponibilidad de información en tiempo real. Además, los sistemas ERP promueven la colaboración entre diferentes departamentos de la empresa, algo que puede tener un valor incalculable en el día a día de cualquier compañía de Latinoamérica.
Ventajas y desventajas de implementar un ERP
Al igual que ocurre con la gran mayoría de tecnologías aplicadas a la empresa, decidir implementar un ERP tiene ventajas y desventajas. Como suele decirse, en el equilibrio está la virtud, por eso vamos a mostrarles unas y otras, ¡para que puedan decidir por ustedes mismos!
Estos son algunos de los principales beneficios que encontrarán:
- Los ERP automatizan tareas repetitivas, liberando de este modo al personal para que pueda centrar sus esfuerzos en actividades que realmente requieran de especialización.
- Al integrar todos los departamentos, los ERP ofrecen una visión completa y actualizada del estado actual de la empresa.
- Con el acceso a los datos centralizados y en tiempo real, los ERP permiten tomar decisiones importantes de forma más ágil, ¡y mucho más acertada!
- Además, los sistemas ERP pueden adaptarse al crecimiento de la empresa independientemente de cuáles sean sus actividades.
Sin embargo, no todo es igual de bonito, también hay algunos contras que tendrán que valorar:
- La instalación de un ERP puede ser costosa, especialmente para pequeñas y medianas empresas.
- La configuración y personalización del sistema pueden requerir de un gran esfuerzo a nivel tanto técnico como formativo.
- El proceso de implementar un ERP puede toparse con resistencia por parte de los empleados, acostumbrados a sistemas antiguos que ya dominan.
Aún así, el mundo empresarial no deja de avanzar y solo se puede seguir siendo competitivo adaptándose a los requerimientos del mercado. Por eso, igual que se utiliza el benchmarking para impulsar la eficiencia y la innovación en tu empresa, lo más normal es que todas las compañías terminen utilizando también un ERP. ¡La diferencia la marcará si deciden ser pioneros o quedarse atrás!
Comparación entre CRM y ERP
Puede que crean saber qué es un CRM y un ERP, pero lo cierto es que son muchas las personas que siguen confundiendo este tipo de soluciones tecnológicas. Los sistemas ERP se centran en la integración y automatización de todos los procesos empresariales internos, mientras que los sistemas CRM, de Customer Relationship Management, se centran en la gestión de las relaciones con los clientes, enfocándose en la venta, el marketing y el servicio al comprador o potencial cliente.
Es decir, la información detallada sobre los clientes que almacena un CRM permite hacer un seguimiento de las interacciones y una personalización del marketing y las ventas. Sin embargo, los ERP abarcan una gama más amplia de funciones empresariales, incluyendo producción, logística, inventario y finanzas, ofreciendo una solución más completa para la gestión empresarial.
Por supuesto, ambos sistemas son perfectamente complementarios entre sí, al igual que los son con otras soluciones tecnológicas como el correo profesional que GoDaddy les ofrece en Latinoamérica o nuestra solución Office 365 que les permitirá dar forma y manejar los datos que consigan con el ERP y el CRM. Estamos en plena era de la transformación digital, ¡dejen los miedos atrás y súmense a la ola del éxito empresarial!
