Tener claro cómo redactar un correo formal es muy importante, ya que no todos los estilos sirven a la hora de comunicarse. No es lo mismo la estructura de un correo electrónico formal para hacer un anuncio que buscar cómo redactar un correo formal para solicitar algo, ¡coincidirán con nosotros en que las situaciones son muy diferentes!
Tampoco es lo mismo necesitar saber cómo escribir un correo formal cuando se es el emisor que estar en la situación de no saber cómo responder un correo formal. Es por eso que, cuando se trata de enviar un email de este tipo, es necesario respetar ciertos parámetros que aseguren que el mensaje será percibido con la seriedad que requiere.
Los correos formales son imprescindibles en entornos profesionales y académicos, sectores en los que la claridad y la cortesía pueden influir enormemente en la interpretación del mensaje. Por eso vamos a contarles desde cómo iniciar un correo formal hasta cómo terminar de escribirlo, pasando por qué detalles no deben faltar en el cuerpo de un correo formal. ¡De aquí no se van sin saber todo lo necesario sobre ello!
Cómo escribir un email formal: 6 elementos básicos
En escritura de negocios, lo formal hace referencia a lo que es correcto, aceptable. Y lo que es aceptable tiene más posibilidades de ser atendido.
Ser formal también hace alusión a una situación específica: la presentación o el primer contacto. Usualmente, las personas usan este tono cuando no conocen al interlocutor, entonces, lo que buscan es transmitir un lenguaje serio pero amable. Seguro, pero no invasivo.
De ahí la importancia de saber comunicarse de manera formal en un contexto corporativo, comercial o profesional, aunque en el plano personal también se agradece la formalidad por considerarse una muestra de respeto.
Por eso, para saber cómo redactar un correo formal para solicitar algo, asegúrate de incluir los siguientes elementos:
- Asunto.
- Saludo.
- Introducción (y presentación).
- Cuerpo del correo (más detalles de la solicitud o desarrollo del tema).
- Llamada a la acción.
- Cierre.
1. Asunto
La línea del asunto (encabezado o título del correo) es la clave para captar la atención del receptor, y con ello, hacer que de clic al email y lo lea. Para ello, cuida los siguientes aspectos:
- Que sea detallado, pero breve. El tema del email debe quedar explícito en una sola línea. Y se recomienda que la longitud del asunto debe estar por debajo de los 60 caracteres, esto para garantizar que el asunto completo se muestre en la bandeja de entrada, y evita que el destinatario se quede en suspenso sin saber lo que leerá.
- Al grano. Sin rodeos. El asunto debe dar una idea concreta de lo que el receptor puede esperar al abrir el correo.
- Información correcta y específica. Datos erróneos o incompletos fomentan la confusión y pueden hacer que tu destinatario desconfíe de la comunicación.
Ejemplo 1 (aviso de urgencia):<strong> Retraso en la entrega</strong>
Ejemplo 2 (solicitud de información):<strong> Nuevo catálogo de productos</strong>
Ejemplo 3 (en respuesta a una vacante): <strong>Posición de Editor Web</strong>Tip. En emails formales se sugiere evitar el uso de emojis en la línea de asunto.
2. Saludo
Como en cualquier conversación interpersonal, el saludo apropiado es la mejor manera de comenzar un email formal. De preferencia, éste debe ir acompañado del nombre completo (o al menos el apellido) de la persona a quien va dirigido el correo electrónico.
El saludo debe ser corto y de ser posible, debe generar cercanía. Ejemplos:
“Estimado(a) Sr. / Sra …” “A quien corresponda”, “Atención, Sr. / Sra …”
3. Introducción (y presentación)
Es momento de establecer el propósito del correo electrónico. Pero antes, es importante hacer una presentación de quien se encargará de dar seguimiento a la comunicación, ya sea la persona involucrada en una solicitud, un representante de ventas o un profesional independiente ofreciendo un servicio especializado.
Esto es necesario dado que, como mencionamos antes, muchos correos formales buscan establecer un primer contacto entre dos entidades que no han interactuado previamente.
Enseguida, debes tratar de condensar el propósito del correo en cuatro o cinco líneas de texto, como máximo. Con ello, estarás haciendo buen uso de la herramienta y el destinatario te lo agradecerá, ya que muy probablemente en su bandeja de entrada hay otros emails a los que debe prestarles atención.
Ejemplo 1: Mi nombre es Edgar Chávez y le escribo para postular mi candidatura al puesto de…
Ejemplo 2: Me llamo Alma Suárez y me comunico con ustedes para saber más acerca del citatorio que recibí…
4. Cuerpo del correo (más detalles de la solicitud o desarrollo del tema)
Ahora, es momento de desarrollar el tema a tratar o propósito del correo de forma clara, pero concisa.
Recuerda: un correo electrónico formal no debe ser extenso, salvo que la ocasión lo amerite. Por eso, sé directo, pero amable. Detalla, pero sin dar rodeos.
Aquí tienes algunos consejos de redacción para facilitar al lector escanear y localizar la información relevante de forma rápida:
- Aunque no hay una longitud específica para un correo electrónico formal, procura mantener el texto completo dentro del campo visual de una pantalla (ya sea que redactes en una computadora portátil o de escritorio).
- Si tu correo electrónico es relativamente largo, divídelo en párrafos cortos y no uses sangría.
- Usa negritas en las palabras o frases a las cuales quieras dar énfasis, sobre todo en un correo extenso.
5. Llamada a la acción
Aunque este paso aplica más para comunicaciones mercantiles, siempre es importante hacer patente lo que quieres que haga el destinatario con tu mensaje: que responda a tu solicitud con datos específicos, que devuelva tu mensaje o, al menos, que confirme de recibido.
Incluir este paso a seguir es lo que en marketing se conoce como call to action o “llamada a la acción”, es decir, al redactar un correo formal para solicitar algo debes agregar un enunciado que describa brevemente qué esperas que suceda o cómo debe continuar la comunicación.
Ejemplos: “quedo atento a tus comentarios”, “te escribiré un correo de seguimiento la próxima semana para afinar más detalles”, “indícame si así te parece bien”, “solicita una cotización”, “descarga nuestro catálogo”, etcétera.
6. Cierre
Al último, pero no por ello menos importante, está el cierre del mensaje. Esta será la última impresión con la que se quede tu destinatario. Algunos elementos para considerar en este punto son:
? Agradecimiento
Agradecer antes de despedirte es una forma excelente de cerrar la conversación por email.
Para corresponder a la atención de la persona que recibirá y dará seguimiento a tu comunicación, algunas frases que más se utilizan al redactar un correo formal son: “agradeciendo de antemano el favor de tu atención”, “sin más por el momento, agradezco el tiempo dedicado a responder este correo”, o un simple, pero efectivo: “muchas gracias”.
? Frase de despedida cordial
La manera más común de rematar el cierre de tu email formal es usando la frase “saludos cordiales”. Otras opciones de despedida que puedes usar:
- Atentamente.
- Cordialmente.
- Respetuosamente.
- Quedo al pendiente.
- Un cordial saludo.
- Excelente día.
✍️ Firma del correo (datos de contacto)
El broche de oro de todo correo profesional es la firma del remitente. En este espacio puedes incluir tu nombre, puesto y nombre de la empresa para la que trabajas, así como tus números de contacto y, si lo deseas, link hacia el sitio web y redes sociales de la compañía.
Los buenos gestores de correo corporativo te permiten la configuración de firmas, es decir, una función que agrega tus datos de contacto en los correos que envías de forma automática (o sólo en los que envías por primera vez). Además, puedes incluir una fotografía o logotipo.
Por último, pero no por ello menos importante, cuida la ortografía y la sintaxis de todas tus comunicaciones por correo electrónico, ya que un correo formal impecable dice mucho de tu credibilidad y puede abrirte muchas puertas a futuro.
Revisión y envío del correo
Antes de pensar siquiera en cómo enviar un correo formal, es imprescindible que revisen con detenimiento su contenido para garantizar tanto su claridad y como su corrección. La intención del email debe ser cristalina, pero además el mensaje debe estar transmitido de forma impecable.
- Los errores ortográficos o gramaticales pueden socavar su profesionalismo y afectar de forma negativa a la eficacia del mensaje. De hecho, una de las claves para identificar un correo de spam es precisamente localizar en él errores de este tipo, por lo que lo último que se espera de un correo electrónico formal es que esté mal escrito. Si es necesario, recurran a herramientas de revisión ortográfica y lean el mensaje en varias ocasiones, incluso en voz alta, para asegurarse de que está libre de errores y se entienda a la perfección.
- La inclusión de documentos adjuntos debe realizarse con precaución. Comprueben que son realmente relevantes para el mensaje y además asegúrense de hacer mención de al archivo o archivos en el cuerpo del mensaje para evitar confusiones o problemas de seguridad con archivos no esperados que el receptor pueda no esperar. Por supuesto, si anuncian en el cuerpo del correo formal que están adjuntando uno o varios archivos, verifiquen que realmente lo han añadido antes de hacer clic en ‘enviar’. ¡Nada da peor imagen que tener que enviar un segundo email con el archivo y pidiendo disculpas por el desliz!
- Además, asegúrense de utilizar las funciones de copia (CC) y copia oculta (BCC) con discreción, sobre todo para proteger la privacidad de los correos y evitar enviar información a personas para las que puede no resultar de interés. Si se trata de un correo comercial, comprueben que han añadido los emails de los destinatarios en el campo BCC, ya que solo así estarán protegiendo sus datos privados. ¡Desvelar correos ajenos añadiéndolos en copia normal podría ponerles en serios aprietos legales en multitud de países!
- Por supuesto, pongan especial atención en la despedida de correo formal. Asegúrense de contar con una selección de frases para terminar un correo formal que les permitan contar con un amplio abanico de opciones para que no parezca que siempre utilizan la misma fórmula. Nada demuestra menor interés que ser poco original en el cierre de un correo formal, ¡tengan mucho cuidado con este detalle!
Por suerte, una vez tengan dominado cómo escribir formalmente un correo electrónico y hayan revisado cada detalle, lo tendrán mucho más fácil: tan solo tendrán que hacer clic sobre el botón de ‘enviar’, ¡su mensaje estará en los buzones de entrada de los receptores en cuestión de segundos!
¿Cuál es la longitud ideal para un correo electrónico formal?
El estilo y el contenido a la hora de la redacción de un correo formal no son las únicas dudas de quienes deben escribirlo. De hecho, hay una duda mucho más terrenal que quita el sueño a muchas personas, ¿cuál es la longitud perfecta de un correo electrónico formal?
En realidad, no hay una cifra de palabras, ni siquiera una horquilla a tener en cuenta, ya que en realidad depende de cuál sea el propósito del mensaje y del contenido específico que se necesita comunicar. Sin embargo, lo normal es que, al tratarse de un tema formal, se agradezca que sea lo más breve dentro de la medida de lo posible.
A la hora de decidir cómo redactar un correo electrónico formal de forma efectiva, lo suyo es que sea lo suficientemente largo para cubrir todos los puntos que se desean tratar, y a la vez lo suficientemente corto para no perder la atención del lector. Usar párrafos cortos y puntos claros facilita la lectura y comprensión del correo. ¡Lo mejor es echar un vistazo a ejemplos de mensajes formales que tengan ya en sus bandejas de entrada!
Plantillas y ejemplos
Aunque lo ideal es que cada email formal sea único, al principio es aconsejable contar con una plantilla de correo electrónico formal que les permita salir del paso de forma sencilla y efectiva. Al final, un correo de este tipo no es más que una concatenación de enunciados formales combinados con algunos ejemplos de saludos formales, técnicas de persuasión y un poco de pompa.
Por eso a continuación vamos a ofrecerles algún ejemplo para redactar un correo formal en función de la situación para la que lo necesiten:
Solicitud de información a un proveedor
- Asunto: Solicitud de información de productos
- Cuerpo: Estimado/a [Nombre del proveedor],
Me dirijo a usted en representación de [Nombre de la empresa]. Estamos explorando nuevos proveedores y estamos interesados en [producto/servicio]. Agradeceríamos recibir detalles sobre sus productos, precios y condiciones de entrega.
Atentamente,
[Nombre]
[Cargo]
[Información de contacto]
Respuesta a una solicitud de información
Si han llegado hasta aquí buscando cómo redactar un correo formal para informar algo, deben saber que pueden aplicar las mismas directrices si inician ustedes la comunicación que si están respondiendo a una solicitud de información.
- Asunto: Respuesta a su solicitud de información
- Cuerpo: Estimado/a [Nombre],
Gracias por contactarnos. Con respecto a su consulta sobre [producto/servicio], le adjunto toda la información que necesita. No dude en contactarnos para cualquier consulta adicional.
Cordialmente,
[Nombre]
[Cargo]
[Información de contacto]
Notificación de un cambio importante
- Asunto: Notificación de cambio en [Aspecto de importancia]
- Cuerpo: Estimado/a [Nombre],
Le informamos de que, a partir de [fecha], [descripción del cambio]. Este cambio afectará [explicación breve del impacto]. Agradecemos su atención y comprensión.
Atentamente,
[Nombre]
[Cargo]
[Información de contacto]
Correo electrónico de campaña de marketing
- Asunto: Descubra lo nuevo en [Producto/servicio]
- Cuerpo: ¡Hola [Nombre]!
Estamos emocionados de anunciar nuestro último [producto/servicio]. Sus características innovadoras, como [mencionar características], han hecho que [beneficio del producto]. Visite nuestro sitio web o contáctenos directamente para recibir más información.
¡Esperamos haberle sorprendido!
Saludos,
[Nombre]
[Cargo]
[Información de contacto]
Si quieren aquí podrán aprender más sobre cómo escribir un correo electrónico de una campaña de marketing.
Solicitud de colaboración o ayuda en un proyecto
- Asunto: Petición de colaboración para [Proyecto]
- Cuerpo: Estimado/a [Nombre],
Me gustaría discutir una oportunidad de colaboración en un proyecto que estamos desarrollando y que creemos puede ser de mutuo beneficio. ¿Podríamos agendar una reunión para explorar esta posibilidad más a fondo?
Gracias por tener en cuenta esta oportunidad, nos honraría mucho su participación.
Quedando a la espera de noticias,
[Nombre]
[Cargo]
[Información de contacto]
Esta misma fórmula, por cierto, puede emplearse si buscan cómo redactar un correo formal para trabajo. Sin embargo, en esta ocasión preferimos recomendarles que envíen algo un poco más original, de cosecha propia, ¡sólo así se consiguen las mejores impresiones y oportunidades!
Correo electrónico personalizado y formal: combo perfecto
Como ves, aprender a redactar un correo formal es mucho más simple de lo que parece. Simplemente, debes tener bien claro el objetivo del mensaje y cuidar el tono de la comunicación, así como respetar el tiempo de las personas que van a recibirla.
Otro punto importante en la comunicación vía email es transmitir confianza a tus destinatarios con una , ya que nadie dará clic a un mensaje que venga de una dirección de correo sospechosa. Esto pasa mucho con los correos genéricos del tipo juanito1234@emailgratis.com.
Por eso, adquirir un correo electrónico personalizado con dominio propio no solamente es una necesidad, sino una inversión que casi inmediatamente te ayudará a generar una imagen de profesionalismo y prestigio.
Para obtenerlo, solo tienes que seguir 3 sencillos pasos:
- Registra tu propio nombre de dominio. Acude con un registrador de dominios confiable y elige entre las extensiones de dominio que mejor se adapten a tu actividad o industria.
- Contrata un paquete de correo corporativo. Elige entre los planes de correo disponibles dependiendo de tus necesidades (individual o empresarial, almacenamiento, cuentas adicionales, paquetería Office, etcétera).
- Configura tu correo personalizado en tu app de email favorita. Busca tutoriales para conectar tu correo con dominio propio a clientes de correo como Outlook o Apple Mail, o usa el webmail del proveedor de correo empresarial.
Conoce más detalles en este video:
Nota del editor: ¿Aún no cuentas con un dominio web propio? Registra hoy mismo tu extensión de dominio para usar con tu correo personalizado… ¡búscala aquí!
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