Google Sheets se ha convertido en una herramienta muy importante en el día a día de muchas empresas latinoamericanas gracias a sus grandes características. Este software permite coordinar a la perfección la colaboración en tiempo real, accesibilidad desde cualquier dispositivo y una integración perfecta con otras herramientas de Google.
¿Pero qué es Google Sheets, para qué sirve y cómo puede ayudarles a ustedes? ¡Sigan leyendo para descubrirlo!
Qué es Google Sheets
Google Sheets es una aplicación de hoja de cálculo de Google a la que pueden acceder a través de la web o de su app móvil. Forma parte de Google Workspace, y se distingue de otras opciones por características como las siguientes:
- Permite que diferentes usuarios trabajen de forma simultánea en el mismo documento.
- Es posible acceder a su almacenamiento en la nube desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
- Funciona a la perfección con Google Drive, Google Forms y Google Data Studio, entre otras muchas opciones.
- Ofrece una gran variedad de fórmulas y funciones para hacer análisis de datos.
- Utiliza macros y Google Apps Script para automatizar tareas repetitivas.
- Además, incluye herramientas para crear gráficos y tablas dinámicas.
Ventajas de usar Google Sheets
Google Sheets ofrece beneficios muy útiles a sus usuarios:
- Facilita la colaboración y mejora la eficiencia del equipo al permitir que varias personas trabajen simultáneamente en el mismo documento.
- Permite trabajar desde cualquier lugar con conexión a la red, ¡y desde cualquier dispositivo con pantalla!
- Funciona a la perfección con otras aplicaciones de Google, como Google Drive, Google Forms, Google Data Studio, etc.
Funciones y herramientas de Google Sheets
Ahora que han visto las ventajas de la hoja de cálculo de Google, les interesa saber que las funcionalidades y herramientas de Google Sheets les facilitarán infinidad de tareas.
Fórmulas básicas y avanzadas
Entre las principales funciones de la hoja de cálculo de Google, destaca que ofrece un amplio abanico de fórmulas.
Así, es posible usar fórmulas en Google Sheets como como SUM y AVERAGE, pero también otras más avanzadas como VLOOKUP o ARRAYFORMULA, que permiten realizar análisis complejos de datos.
Funciones de automatización
Otra de las características de Google Sheets es que utiliza macros y Google Apps Script para automatizar tareas como la actualización de datos y el envío de informes, lo que permite ahorrar tiempo y reduce la posibilidad de que se produzcan errores humanos.
Herramientas de visualización de datos
Google Sheets permite la creación de gráficos y tablas dinámicas para proporcionar una visualización lo más clara posible de los datos. Entre estas herramientas de visualización encontramos gráficos de barras, líneas o circulares, por citar algunos, que además son totalmente personalizables.
Uso de plantillas
Además, el software de hoja de cálculo de Google ofrece un gran número de plantillas que pueden personalizarse en función de las necesidades de cada usuario para todo tipo de proyectos, como presupuestos y planes de proyecto, calendarios o listas de tareas.
Comparativa Google Sheets vs. Excel
Google Sheets y Microsoft Excel son dos de las herramientas de hoja de cálculo más populares, cada una con sus propias ventajas y desventajas. ¡Por eso hemos elaborado una breve comparativa de la hoja de cálculo de Google vs. Excel!
| Característica | Google Sheets | Microsoft Excel |
| Coste | Gratis (con opciones de pago en Google Workspace) | De pago (forma parte de la suite Microsoft 365) |
| Colaboración en tiempo real | Excelente, permite múltiples editores simultáneos | Excelente, permite múltiples editores simultáneos y da acceso a multitud de herramientas que permiten agilizar y enriquecer el trabajo |
| Accesibilidad | Basado en la nube, accesible desde cualquier lugar | Basado en la nube, accesible desde cualquier lugar |
| Automatización | Scripts de Google Apps, integración con APIs | VBA (Visual Basic for Applications) |
| Funciones avanzadas | Limitadas, aunque están en constante evolución | Numerosas, potentes y fiables, perfectas para hacer análisis complejos |
| Capacidad de datos | Hasta 10 millones de celdas | Hasta 17 mil millones de celdas |
| Integraciones | Fácil con otras herramientas de Google | Se sincroniza a la perfección con herramientas de Microsoft como Word, PowerPoint o Teams, lo que lo convierte en la solución perfecta a la hora de trabajar |
Cómo empezar con Google Sheets
Usar Google Sheets es fácil si saben qué pasos seguir. ¡Descubran cómo sacarle el máximo partido a esta herramienta!
Crear y configurar una hoja de cálculo
Empezar a trabajar con Google Sheets es tan fácil como esto:
- Abrir Google Sheets y seleccionar ‘Nueva hoja de cálculo’.
- Personalizar su hoja añadiendo datos y configurando las celdas según necesiten.
Compartir y colaborar
Compartir una hoja de cálculo de Google es simple, solo hay que hacer clic en el botón ‘Compartir’ y añadir los correos electrónicos de los colaboradores.
Pueden establecer permisos de edición, comentarios o solo visualización, permitiendo una colaboración en tiempo real sin necesidad de enviar un solo archivo.
Consejos para organizar datos
Estos tips les vendrán de maravilla a la hora de trabajar en Google Sheets:
- Procuren organizar sus datos utilizando filtros y ordenando columnas.
- Usen la función de ‘Buscar y reemplazar’ para actualizar información rápidamente.
- Utilicen colores para destacar celdas importantes, ¡facilita la lectura y el análisis de los datos!
Ejemplos prácticos de uso de Google Sheets
Es posible utilizar Google Sheets con diferentes objetivos, ¡aquí les dejamos unos ejemplos!
- Crear cronogramas y listas de tareas.
- Asignar responsables y establecer fechas límite, todo actualizado en tiempo real.
- Usar funciones y gráficos para analizar datos.
- Integrar formularios con Google Forms en sus hojas de cálculo para recopilar y analizar respuestas con facilidad.
Google Sheets es una herramienta potente y flexible que, con la práctica, puede mejorar significativamente la eficiencia en la gestión de datos y colaboración. De todos modos, si no termina de convencerles para sus proyectos en Latinoamérica, ¡prueben la versión en línea de Excel incluida en Office 365!
