Internet ha cambiado por completo la forma de trabajar, permitiendo a profesionales y estudiantes de Latinoamérica y del resto del mundo colaborar desde cualquier lugar. Esto ha hecho que vivamos un auge del trabajo remoto gracias a las herramientas de colaboración en línea, fundamentales para optimizar la comunicación y la eficiencia en equipos de personas que no comparten ubicación.
Ahora bien, ¿qué son exactamente las herramientas colaborativas y cuáles son sus funcionalidades? ¡Eso es precisamente lo que vamos a contarles!
¿Qué son las herramientas colaborativas?
Las herramientas de trabajo colaborativo son aplicaciones diseñadas con el objetivo de facilitar lo máximo posible las tareas en equipo, permitiendo a sus miembros comunicarse, compartir información y coordinar acciones de la forma más eficiente.
La importancia de las herramientas de colaboración y comunicación, por tanto, reside en la capacidad de conectar a personas en diferentes ubicaciones, superando barreras de tiempo y espacio y fomentando además la productividad y la innovación en entornos tanto laborales como educativos.
Tipos de herramientas colaborativas
Las herramientas colaborativas digitales se clasifican en función de cómo operan en el proceso de trabajo en equipo, ¡y estas son algunas de las más comunes!
- Herramientas de comunicación: Facilitan la interacción en tiempo real entre los miembros del equipo.
- Herramientas de gestión de proyectos: Ayudan a planificar, organizar y supervisar tareas y proyectos.
- Herramientas de almacenamiento y compartición: Permiten almacenar, compartir y editar archivos en línea.
- Herramientas de gestión del conocimiento: Permiten crear y organizar información compartida.
Además, aunque no comparta las características de las herramientas de trabajo colaborativo, les recomendamos usar un buen servicio de correo profesional en Latinoamérica, ¡una gran forma de compartir datos y archivos sin exponerlos a posibles riesgos!
Beneficios de usar herramientas colaborativas
Conocer las ventajas y desventajas de las herramientas colaborativas es muy importante antes de decidir si utilizarlas o no y a cuáles recurrir.
Entre sus principales virtudes, las siguientes son algunas de las más importantes para nosotros.
- Permiten el intercambio de información en tiempo real, lo que permite reducir posibles malentendidos.
- Automatizan tareas y mejoran procesos.
- Facilitan el hecho de trabajar desde cualquier ubicación, adaptándose a diferentes horarios y necesidades.
- Toda la documentación se encuentra en un solo lugar que además es perfectamente accesible para todos los miembros del equipo.
- Fomentan el intercambio de ideas y la colaboración interdisciplinaria, lo que puede dar lugar a la obtención de soluciones más innovadoras.
Eso sí, incluso las mejores herramientas de colaboración pueden conllevar algunos contras.
- Requieren de una conexión a internet estable.
- La información compartida en línea puede ser vulnerable a accesos no autorizados.
Aún así, para nosotros está claro que merece la pena usar herramientas de colaboración en línea, ¡tan solo hay que tener algo de precaución y todo estará bien!
Ejemplos populares de herramientas colaborativas
Este tipo de software es imprescindible si desean optimizar la comunicación y la productividad en equipos de trabajo. ¡Descubran algunas de las herramientas colaborativas más usadas!
- Microsoft Teams: Plataforma que combina chat, videollamadas y almacenamiento de archivos, lo que simplifica y agiliza la colaboración en tiempo real.
- Office 365: Suite de ofimática en línea de Microsoft que permite crear documentos y trabajar en ellos de forma colaborativa con total garantía de seguridad y eficiencia.
- Slack: Aplicación de mensajería instantánea que permite la creación de canales para proyectos o equipos y se integra con multitud de herramientas externas.
- Google Workspace: Conjunto de aplicaciones como Google Docs, Sheets y Drive que permiten la edición de documentos en línea y el almacenamiento en la nube.
- Trello: Herramienta de gestión de proyectos basada en tableros Kanban, perfecta para organizar tareas y seguir el progreso del equipo.
- Asana: Plataforma que facilita la planificación y el seguimiento de proyectos, la asignación de tareas y el establecimiento de plazos.
- Zoom: Aplicación de videoconferencias que permite celebrar reuniones virtuales con varios participantes, compartición de pantalla y grabación de sesiones.
- Figma: Herramienta de diseño colaborativo que permite a distintos usuarios trabajar al mismo tiempo en interfaces y prototipos.
Cómo elegir la herramienta colaborativa adecuada para tu equipo
Ahora que tienen más claro cuáles son las herramientas de trabajo colaborativo que deberían empezar a utilizar, vamos a contarles en qué fijarse para seleccionar las más apropiadas para sus necesidades.
- Determinar qué funciones requieren, como comunicación, gestión de proyectos, almacenamiento de archivos o diseño colaborativo.
- Quédense con herramientas con interfaces intuitivas que faciliten su uso por parte de todos los miembros de su equipo.
- Asegúrense de que la herramienta se integre con las aplicaciones y servicios que ya utiliza su equipo.
- Comprueben que la plataforma pueda adaptarse al crecimiento y los cambios futuros del equipo o la empresa.
- Fíjense en las medidas de protección de datos que ofrece la herramienta.
- Analicen los costes asociados y si estos se ajustan a los recursos de los que disponen.
Buenas prácticas para usar herramientas colaborativas de manera eficaz
Antes de empezar a disfrutar de las opciones que aportan las mejores herramientas de colaboración, presten atención a estos tips que les facilitarán enormemente la labor.
- Formar a todos los miembros del equipo en el uso de la herramienta.
- Establecer normas claras sobre cómo y cuándo utilizar cada función de la herramienta para evitar confusiones.
- Mantener la comunicación abierta, hagan que todos los miembros se sientan cómodos compartiendo sus ideas.
- Actualizar la información lo máximo posible y de forma constante.
- Asignar roles y responsabilidades a cada usuario.
- Analizar cada poco tiempo la forma en que se está utilizando la herramienta y realizar los ajustes necesarios para mejorar su eficacia.
Las herramientas colaborativas son el presente y el futuro de nuestra era, ¡procuren no quedarse atrás en este sentido o terminarán lamentándolo más pronto que tarde!
