Quizá seas de los que piensan que los dueños de empresas o emprendedores que crean un correo electrónico con dominio propio sólo lo hacen por vanidad, y que un email genérico sirve para lo mismo… hasta que recibes un virus o pierdes información.
También, puede ser que creas que usar software libre y apps gratuitas para la comunicación y el trabajo de las diferentes áreas de tu compañía es una forma inteligente de generar ahorros… hasta que suben sus precios o dejan de funcionar.
Ante eso, te conviene saber que tu correo corporativo y una suite colaborativa de software de oficina como Microsoft Office 365 se combinan para darle a tu negocio poderosas herramientas de organización, productividad y ventas.
Sigue leyendo y conoce 7 razones de utilizar Office 365 y correo personalizado para gestionar las actividades digitales de tu empresa.
Beneficios de usar Office 365 con tu correo corporativo
Office 365 es una herramienta integral que, además de ofrecer aplicaciones de ofimática como Word, Excel o PowerPoint, proporciona grandes ventajas a la hora de gestionar cuentas de correo electrónico profesional.
Al integrar su correo corporativo con esta suite, además de conseguir una dirección personalizada que reforzará la imagen de su empresa, disfrutarán de funcionalidades que ni sospechaban que podían utilizar, ¡ha llegado la hora de aprender a mejorar la eficiencia y productividad de su equipo de trabajo!
1. Productividad sin barreras
Indudablemente, Office es el estándar mundial en software de oficina ya que programas como Word, Excel y Power Point son los referentes de la industria en cada una de sus categorías.
Pero lo que quizá no sabías es que Microsoft 365 es Office más servicios inteligentes en la nube y seguridad avanzada.
Así, las capacidades en la nube (almacenamiento y acceso a datos y programas en internet) de Microsoft 365 les permiten a sus usuarios acceder a todas sus herramientas de forma remota, ya sea a través de computadoras de escritorio o desde dispositivos móviles.
Pero no sólo eso ya que también tienes herramientas de colaboración digital como:
- Office móvil: aplicaciones para teléfonos iPhone y Android.
- Office en línea: versiones web de Word, Excel, Teams y más.
- Correos, contactos y calendario sincronizados entre todos tus dispositivos.
- 1 TB de almacenamiento seguro en línea.
- Edición colaborativa de documentos, sin importar el número de usuarios que acceden.
- Reuniones en línea ilimitadas y videoconferencias en HD.
Y lo más importante, Office 365 te permite reducir tiempos de trabajo ya que tu equipo no necesita cambiar de software o buscar herramientas compatibles para trabajar con datos compartidos.
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2. Comunicación mejorada
En esta época de trabajo remoto y home office, no hay duda de que la productividad a distancia de tu equipo se beneficia de tener una sola suite de negocios con software de oficina, apps de productividad y, sobre todo, un correo corporativo.
Así, al contratar y crear tu correo Office 365 también podrás crear direcciones de email personalizadas con el nombre de dominio de tu empresa para los miembros de tu equipo. Desde el plan Correo Plus, cada cuenta te ofrece ¡50 GB de almacenamiento!
Con esto, tu empresa proyectará una imagen más seria y profesional hacia el exterior, a la vez que harás más eficiente la organización al interior ya que puedes dedicar direcciones de email para áreas específicas como atención a clientes, soporte técnico, facturación y más.
Relacionado: Cómo crear un correo con dominio propio en 5 pasos.
Además, el cliente de correo Outlook tiene funciones integradas –como clasificar correos de baja prioridad o limpiar conversaciones (hilos de correos)– que les permiten a tus colaboradores mantener su bandeja de entrada libre de distracciones.
Y por si fuera poco, al utilizar Office 365 todos los emails y dispositivos de tu equipo están sincronizados con el calendario de citas y agenda de contactos de la compañía, de modo que podrás operar con una mejor coordinación ya que todos reciben notificaciones al momento.
Otras herramientas destacadas de Office 365 son:
- Skype: videoconferencias.
- Teams: mensajería instantánea, grupos de trabajo y llamadas.
- Yammer: red social privada para difundir noticias y comunicados.
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3. Acceso a archivos desde cualquier dispositivo
Otra ventaja de Office 365 y la nube es que, dondequiera que se encuentren o sea cual sea el dispositivo que utilicen, los miembros de tu equipo pueden acceder a sus archivos en todo momento.
De esta manera, más de un usuario puede abrir y editar un mismo documento de forma simultánea, simplemente con que tenga conexión a internet y esté dado de alta en la cuenta profesional Microsoft de la empresa.
Esto facilita el trabajo en equipo e incrementa la productividad ya que todos trabajan con archivos compartidos y un software que conocen y saben manejar.
4. Seguridad de datos de nivel empresarial
Sólo una cuenta profesional Microsoft Office 365 garantiza la seguridad de información de sus usuarios con las mismas herramientas que ofrece a sus clientes empresariales, algo que otras apps y software de ofimática no pueden. Así de contundente.
Y es que los planes Microsoft tienen más de 100 controles de seguridad y privacidad que brindan un acceso remoto eficaz y libre de riesgos.
Algunas de las características de seguridad del correo personalizado y Office 365 son:
- Filtro de spam de clase mundial para eliminar el correo no deseado de todos los emails.
- Exchange Online Protection: protección del correo para empresas ante software malintencionado (malware), virus o amenazas conocidas (como intentos de suplantación de identidad o phishing).
- Detección de ransomware (secuestro de datos) y recuperación de archivos importantes en OneDrive.
- Cifrado de datos en el buzón y tras el envío de mensajes.
- Grupos de seguridad y permisos personalizados para controlar accesos de usuarios.
Todo esto te ayuda a proteger la información de clientes, prospectos y proveedores, con lo cual evitas problemas legales por robo o pérdida de datos.
5. Actualizaciones continuas
Para prevenir errores, mejorar las herramientas y evitar fallos de seguridad, Office 365 se actualiza de forma constante.
Así, cada vez que Microsoft lance una nueva versión podrás instalarla automáticamente, de modo que los miembros de tu equipo siempre tendrán todas sus apps y programas actualizados, sin tener que preocuparte por adquirir costosas licencias de software cada año.
6. Reducción de costos
Dado que es un servicio todo en uno, la suite de Microsoft Office 365 minimiza el costo total de propiedad.
Además, como mencionamos en el punto anterior, las actualizaciones regulares vienen incluidas con tu plan anual de modo que sólo tendrás que pagar un bajo precio mensual o anual para que siempre tengas la versión más reciente.
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7. Asistencia técnica 24/7
Las herramientas de Office 365 y correo profesional GoDaddy son simples e intuitivas. Pero en caso de dificultad, el soporte técnico premium de Microsoft está disponible por teléfono y online.
Igualmente, GoDaddy cuenta con un galardonado equipo de Asistencia telefónica 24/7 en español que puede ayudarte con cualquier problema de configuración de tus cuentas de correo.
Como ves, Office 365 y el correo profesional GoDaddy te ofrecen una plataforma de productividad y colaboración que facilita las tareas de tus colaboradores en donde quiera que se encuentren, agilizando el trabajo y mejorando la competitividad de tu empresa.
Aprende más en: Ventajas de utilizar Office 365 y el correo empresarial de Outlook.
Cómo elegir el mejor plan de Office 365 para tu empresa
Seleccionar el plan apropiado de Office 365 es importantísimo para poder sacar el máximo provecho a los recursos que ofrece y garantizar que las herramientas disponibles se ajusten a las necesidades de su empresa. Elegir bien puede traducirse en mayor productividad, ahorro de costes y una mejor adaptación a las demandas del mercado. ¡Descubran qué deben tener en cuenta para poder sacar todo el provecho posible de la sinergia entre Office 365 y su correo!
- El tamaño de la empresa y el número de empleados que utilizarán las herramientas de la suite en línea de Microsoft, pues los precios suelen variar en función de la cantidad de personas que lo harán.
- Analizar si su equipo necesitará las versiones de escritorio de aplicaciones de ofimática o si bastará con las versiones web y móviles..
- Determinar si necesitan servicios como correo electrónico empresarial, almacenamiento en la nube o herramientas de colaboración como Microsoft Teams. Por ejemplo, el plan Microsoft 365 Profesional Empresarial incluye características de seguridad extra y también de gestión de dispositivos.
- También es importante tener claro de qué presupuesto disponen, pues los distintos planes adaptan sus precios en función de las funcionalidades que ofrecen.
- Elegir un plan que permita escalar o ajustar las funcionalidades en función del crecimiento o los cambios en las necesidades de su empresa.
- Deben tener en cuenta que el plan cumpla con las normativas de su industria, aunque Microsoft suele ser una excelente garantía en ese aspecto.
Una vez seleccionen su plan, solo necesitarán acceder a su correo, iniciar sesión en Office 365 y ya podrán disfrutar del mejor combo posible para su productividad, ¡es así de sencillo!
Diferencias entre los planes disponibles
Microsoft 365 ofrece gran variedad de planes específicamente diseñados para adaptarse a las necesidades de cada empresa, lo que hace que varíen sus funcionalidades y sus precios para que cualquier tipo de compañía pueda encontrar en ellos exactamente lo que busca sin que resulten prohibitivos para ninguna.
- Microsoft 365 Correo Esencial: Orientado a empresas que buscan una solución básica de correo electrónico profesional para pasar de Gmail a Office 365 con total garantía de calidad. Ofrece una dirección de correo personalizada que utiliza el dominio de la empresa, lo que mejora la credibilidad y el profesionalismo en las comunicaciones, e incluye 10 GB de almacenamiento para correo electrónico, suficiente para gestionar aproximadamente 50.000 mensajes de correo.
- Microsoft 365 Profesional online Esencial: Además de las características del plan Correo Esencial, este plan incorpora herramientas de productividad en línea como Word, Excel y PowerPoint, lo que facilita la creación y edición de documentos desde cualquier ubicación y dispositivo con conexión a internet. También incluye Microsoft Teams, una plataforma que permite reuniones, chats y colaboración en tiempo real, mejorando la comunicación interna y externa de la empresa. El almacenamiento de correo electrónico se amplía a 50 GB, permitiendo gestionar aproximadamente 250.000 correos electrónicos.
- Microsoft 365 Profesional empresarial: Este último plan supone una solución total para empresas que buscan aumentar su productividad y su flexibilidad sin sacrificar nada por el camino. Incluye todas las características del plan Profesional online Esencial, a las que añade la posibilidad de descargar las aplicaciones de Office, como Word, Excel y PowerPoint, en hasta cinco dispositivos por usuario. Eso les permitirá trabajar sin conexión a internet, sincronizando los cambios una vez que se restablezca la conexión. Además, proporciona otras interesantes herramientas de colaboración y mantiene el almacenamiento de correo electrónico en 50 GB.
Factores a considerar según el tamaño de tu negocio
La elección del plan de Microsoft 365 adecuado tiene mucho que ver con el tamaño de su empresa y de cuáles sean sus necesidades, por eso hemos elaborado una breve guía que les servirá para saber cuál de ellos se adaptará mejor a ustedes para que nunca paguen de más.
- Pequeñas empresas (1-10 empleados): Para negocios de menor tamaño que buscan una presencia profesional sin incurrir en altos costos, el plan Microsoft 365 Correo Esencial puede ser suficiente, pues proporciona una dirección de correo electrónico personalizada y un almacenamiento adecuado para gestionar las comunicaciones diarias. Ahora bien, si la empresa necesita además herramientas de productividad, el plan Microsoft 365 Profesional online Esencial puede resultar muy beneficioso.
- Medianas empresas (hasta 50 empleados): Conforme su compañía crezca, es normal que sus empleados vayan necesitando herramientas de colaboración y productividad. Por eso, para ellas, el más aconsejable de todos es el plan Microsoft 365 Profesional online Esencial, ya que permite a los empleados colaborar en tiempo real usando para ello aplicaciones web y Microsoft Teams. Además, la capacidad de almacenamiento ampliada garantiza que las comunicaciones y los documentos importantes sea siempre fácilmente accesibles.
- Grandes empresas (más de 50 empleados): Las compañias de mayor tamaño suelen necesitar soluciones más potentes que integren aplicaciones de escritorio y funcionalidades más completas. En este sentido, el plan Microsoft 365 Profesional empresarial es perfecto porque permite la instalación de aplicaciones de Office en un gran número de dispositivos por usuario, facilitando el trabajo tanto en la oficina como de forma remota. A esto hay que añadirle sus herramientas de colaboración y el gran almacenamiento de correo electrónico con el que cuenta.
Eso sí, no pierdan de vista su presupuesto y las opciones de escalabilidad que ofrece cada uno de ellos, pues es habitual que, con el tiempo, vayan necesitando cada vez más recursos. Por suerte, confiar en Microsoft 365 es un seguro de vida en este sentido, ¡así que no le den más vueltas y háganse con el plan que mejor se adapte a sus posibilidades para dar el salto de calidad que llevan tiempo buscando!
