Sabemos lo importante que una empresa es, por lo que es principal que sigas estos 7 útiles consejos para aprovechar tu correo corporativo.
No hace falta decir que millones de personas a escala mundial utilizan un sistema de email para mantenerse conectados y comunicados. Inclusive lo hacen para hacer citas, manejar una agenda o calendario, y poner orden en su vida personal o profesional.
7 consejos para aprovechar tu correo corporativo
Lo cierto, es que muy pocas personas realmente saben como hacer un buen uso de todas las características y beneficios de su plataforma de correo electrónico, sobre todo los empleados. Siempre es importante que te aprendas algunos trucos o tips simples que pueden ayudarte a ahorrar tiempo y a trabajar de una manera más efectiva, sin dejar de lado el tener una mejor colaboración con colegas y clientes.
Aquí te vamos a dejar esos siete sencillos tips para que te los aprendas y lleves tu productividad a un siguiente nivel, sobre todo si usas servicios profesionales como el de Microsoft Outlook.
- Lo primero es que limites las notificaciones de escritorio y selecciones que correos electrónicos son los más importantes para que se muestren de inicio. Normalmente la bandeja de entrada de correo electrónico puede ser un refugio seguro para la postergación de algún material para leer a futuro. Pregúntate: ¿Con qué frecuencia haces clic en tu bandeja de entrada, cuando ves una de aquellas notificaciones en la parte superior de la pantalla de tu computadora, smartphone o tablet?
Aunque para algunos esta práctica puede ser terriblemente molesta y los distraiga de sus tareas del día a día, aún así es importante recibir notificaciones sobre las alertas más importantes.
- Segundo, establece recordatorios con check in. El uso de registros programados con recordatorios asegura que nunca se te olviden esas citas o tareas que pueden costarte una sanción en el menor de los casos, o cerrar un negocio en el peor. Además, es importante que incluyas a los miembros de tu equipo en los recordatorios para alertaros también ante cualquier circunstancia.
- Tercero, casi todos los servicios tienen las opciones de poner recordatorios en colores para las notas de publicación. Úsalas. Si tienes un collage de muchos colores, colócalo alrededor de la pantalla para que nunca olvides esas fechas importantes, números telefónicos, etc. Normalmente se llaman notas adhesivas y son una gran herramienta.
- Cuarto, y una importante: programa los tiempos de reunión, pues algunas estadísticas señalan que 15 por ciento del tiempo colectivo de una organización se usa en reuniones. Muchas veces esto es pérdida de recurso humano.
A pesar de que las reuniones son una parte importante en las empresas para que sus equipos de trabajo desarrollen estrategias y planes de crecimiento, y se tomen decisiones, debes ser consciente de cómo pueden alejarte de otras tareas que pueden ser una mayor prioridad para el negocio. Tu plataforma de correo corporativo puede ayudarte a crear alarmas de tiempo. Prográmalas.
- Elimina y bloquea todos aquellos correos electrónicos que lleguen en cadena y que son desconocidos. Hasta por ciberseguridad es importante hacerlo. Evita siempre que tu bandeja de entrada se ve abrumada por una gran cantidad de mensajes que además ni vas a leer.
Puedes programar un servicio de antispam en el correo corporativo para evitar que mensajes de propaganda, publicidad o que suenen sospechosos se establezcan en tu bandeja de entrada, pues muchos de los ataques cibernéticos exitosos suceden por abrir sin querer mensajes de este tipo o por curiosidad. Protégete de este tipo de amenazas en tu plataforma empresarial.
- Es importante que comiences a crear carpetas de búsqueda y almacenamiento para todos aquellos mensajes que son importantes. Piensa siempre en cuáles son los correos electrónicos que más usas y a cuáles accedes con mayor frecuencia. Normalmente serán los de tu jefe, los de los miembros del equipo o de tus clientes más cercanos.
Evita estarte desplazando por toda la página buscándolos, mejor guárdalos en estas carpetas que son muy sencillas de crear. Solo es necesario que busques la pestaña de “crear nueva carpeta” y desde ahí podrás nombrarla, con el objetivo de que siempre puedas colocar mensajes que sean importantes o a los que debes acceder oportunamente ante una consulta o toma de decisión para cerrar un buen negocio.
- Elije la mejor vista de calendario para que puedas saber de una manera rápida que tiempo tienes libre para agendar reuniones, ya sea profesionales o familiares. Si trabajas con clientes o colegas internacionales, este truco es invaluable: puedes agregar una segunda zona horaria a su calendario para que puedas programar fácilmente las llamadas o las videoconferencias y asegurarse de que estén allí en el momento correcto.
Teniendo estos tips, podrás tener una mejor operación usando tu plataforma de correo corporativo. Recuerda que es muy importante que tengas un email profesional para que puedas llevar acabo estas tareas, pues aunque muchos de los servicios gratuitos te permiten usar este tipo de herramientas, la personalización y capacidad de almacenamiento es mayor cuando se paga por ello.
