Las aplicaciones en la nube colaborativas han modificado la forma en la cual trabajamos.
Evidentemente las oficinas no son lo que eran antes y el trabajo remoto es más y más común hoy en día. Atrás quedaron los días de papeles, agendas, teléfonos descompuestos con horarios de reuniones, olvidos de cuadernos o carpetas con los temas a tratar, memos o apuntes que no llegaban a nadie porque se perdían e infinidad de situaciones que sucedían.
Hoy en día los celulares, tablets y notebooks son parte esencial de nuestra infraestructura de trabajo y cada vez menos lo son equipos de escritorio. ¿Por qué sucede este fenómeno? Esto sucede por las aplicaciones en la nube colaborativas.
¿Qué son estas aplicaciones y por qué residen en la nube? Estas aplicaciones pueden ser clientes de correo, almacenamiento remoto de archivos, agendas grupales, planificadores de proyectos por nombrar algunas, ya que son miles y con las más diversas utilidades.
Cómo funcionan las aplicaciones en la nube colaborativas
Al generarnos un grupo de trabajo el cual, probablemente estará disperso por todo el país, si es que no está disperso por el mundo. Este grupo puede ser que, al estar repartido por el mundo, tenga distintos horarios de trabajo, por ejemplo, si estamos residiendo en Latinoamérica y una persona de nuestro grupo reside en Japón y otra en Italia, muy seguramente cuando uno esté despierto los otros estarán dormidos y viceversa.
Para mantener, por ejemplo, el esquema de trabajo “follow the sun” o “siguiendo el sol” nuestras aplicaciones colaborativas en la nube nos ayudan a tener todo sincronizado sin importar donde estemos, desde donde accedamos a la información o en qué dispositivo la veamos.
¿Por qué son “colaborativas”? La razón de esto reside en la famosa y misteriosa “nube”. Al estar nuestro grupo vinculado por una aplicación en un grupo de trabajo la “nube” opera como un concentrador que no importa donde está ubicado. Cualquier dato que modifiquemos en nuestra aplicación y al tener una conexión a internet, nuestra aplicación informará al servidor alojado en la nube que nuestro contenido ha sido editado o modificado haciendo que impacte en nuestro servidor los cambios haciéndolos visibles para todas las personas que estén relacionadas con nuestro grupo.
Esto permite que haya notificaciones y modificaciones en tiempo real, permitiendo que la noticia no tarde en llegar. Al suceder esto nos da la flexibilidad que las personas que toman las decisiones estén informadas en tiempo real de lo que sucede y ayudando a ganar tiempos que antes parecían imposibles.
Muchas de estas aplicaciones están programadas para hacer coincidir agendas a personas que están en distintas partes del mundo. Como ejemplo clave está en el cambio del uso horario y la facilidad de que la aplicación haga la conversión en tiempo real permitiendo que no haya errores en la hora de la junta o llamada.
Muchas veces, sucedía que las minutas de las juntas se perdían en emails, no se tenía una orden del día para la reunión o llegaba cuando la reunión había concluido. Esto va dejando de pasar, las reuniones se crean en la aplicación y el dispositivo móvil se encarga de avisarnos con antelación para que no se nos pase la hora y nos informa en tiempo real quienes estarán atendiendo la junta o si la misma se canceló.
Además de la junta, nos llegan por sincronización con la nube los temas a tratar, lo que nos permite manejar de manera más efectiva los tiempos de nuestros proyectos evitando reuniones que no se coordinan de forma eficaz y que terminan siendo un dolor de cabeza.
Estas aplicaciones en la nube colaborativas también tienen almacenamiento compartido de documentos, avisándonos quién ha editado y con qué, permitiéndonos saber si lo que se modificó en el documento es acorde a los documentos a entregar al cliente. Lo importante de este tipo de aplicaciones es saber quién y qué ha modificado en nuestro documento permitiendo un seguimiento más efectivo de los cambios en nuestro trabajo.
Con los puntos mencionados arriba, podemos darnos cuenta de que esta forma de trabajo ha venido para quedarse y probablemente con el tiempo haya una mejora sustancial y un aprendizaje más acelerado sobre esta forma de trabajo que hoy nos ocupa.
De momento no le vemos puntos en contra a esta forma de trabajo, ya que ayuda a reducir los caros espacios de oficina, reduce el tráfico y ayuda a tener un balance más armónico entre la vida profesional o laboral con la vida personal y familiar.
Espero que cada vez más empresas opten por esta forma nueva de trabajo con aplicaciones en la nube colaborativas y que muchos que aún no adoptaron esta forma de trabajo reflexionen, vean la velocidad y prontitud que sus negocios tomarían aquí y en cualquier parte del mundo.
