Cómo crear un correo electrónico para una empresa es una de las cosas más importantes que debes preguntarte a la hora de abrir un nuevo negocio.
Ha llegado la hora de dar la patada inicial para tu empresa. Todo se encuentra preparado: oficina lista, equipos listos, empleados en su lugar, pero probablemente haya un pequeño detalle que quizás no hayas terminado de ver: cómo crear un correo electrónico para cada colaborador de tu empresa. Si cuentas con alguien que sepa manejar perfectamente este aspecto técnico, entonces no deberías tener problema, pero hay algunas ocasiones en las que (sobre todo al ser un emprendedor) debes tomar cartas en el asunto y hacer tú las cosas. Aquí voy a tratar de ayudarte a que esto sea un poco más tranquilo de lo que esperas para que en cuestión de poco tiempo, tú y tu equipo se encuentren mandando correos.
Cómo crear un correo electrónico para cada colaborador de tu empresa en 5 pasos:
1. Define la estructura de nombres de correo para largo plazo:
Antes siquiera de abrir cualquier acceso al servidor de correo de tu página web, necesitas sentarte un par de minutos para pensar cómo es que quieres estructurar los correos de toda tu empresa. Puede que en un principio esto suene hasta un tanto raro ya que quizás únicamente cuentes con un par de colaboradores, sin embargo, a medida que tu empresa comience a ganar tracción y tengas que ir agregando más y más empleados a las filas, es posible que pueda haber casos en los que un par de personas se llamen o se apelliden igual. Esto hace cosas como asignar únicamente el nombre (juan@tupagina.com) o la primera letra del nombre (jvelazquez@tupagina.com) y su apellido pueda llegar a ser repetitivo. Normalmente la combinación más sencilla y segura a mediano y largo plazo es contar con el primer apellido y nombre juntos para que cada dirección sea única.
2. Define cuotas de almacenamiento de bandejas de entrada:
Hay algunas personas que necesitarán más del correo que otros. Por ejemplo, gente de ventas que necesita estar enviando y recibiendo varias decenas de mensajes diarios necesita contar con una capacidad amplísima de su bandeja de entrada y salida, mientras que algunos otros probablemente solo necesitarán enviar un par de correos ya que su trabajo se centra fuera del equipo.
Evalúa las necesidades y decide cuánto espacio dar a cada uno, y en caso de que tengas que ajustar, no te preocupes: lo puedes hacer en cualquier momento.
3. Crea contraseñas seguras:
Por más tonto que suene este punto, voy a hacer hasta lo imposible por insistir: Nunca subestimes la seguridad en línea de tu empresa. Hay cosas de terror donde lo que debería ser una contraseña segura termina siendo rebajada a la ya tan clásica fecha de cumpleaños o “contraseña123”, y esto no debería ser posible. De entrada, procura exigir que cada contraseña que usen tus empleados contenga por lo menos una mayúscula, un número y algún símbolo especial para que todo en conjunto haga una combinación decente que pueda por lo menos dar batalla a algún pirata informático.
4. Establece conexión con clientes de correo electrónico:
Ahora necesitarás conectar el servicio de correo con los clientes de correo electrónico que utilizarás tanto en tu computadora como en dispositivos móviles para que todo esté sincronizado a la perfección. Muchos de los servidores de correo te permiten descargar un archivo que con solo abrirlo podrá hacer la configuración de manera automática para que después de un par de clics puedas comenzar a bajar tus correos de manera sencilla. En caso de que no tengas mucha idea de cómo realizar este paso de manera automatizada, o si quieres un poco más de control haciéndolo manual, apóyate con el soporte técnico de tu proveedor de servidor de correo electrónico.
5. Respalda correos eventualmente:
Después de un rato de que uses tu correo (estoy hablando de un año más o menos) es bueno que tomes el tiempo para poder hacer un par de copias de seguridad de todos los correos de cada cuenta y guardarlos en un disco duro. Clientes de correo como Outlook tienen toda esta información guardada en un solo archivo, con lo que hacer la copia puede ser un proceso poco doloroso que puede salvarte de muchos problemas a futuro.
Los pasos para crear un correo electrónico para cada colaborador de tu empresa son mucho más sencillos de lo que podrías pensar.
Lo único que debes hacer es estructurar perfectamente tomando a consideración la intensidad de las cargas de correo de cada diferente área y poco a poco ir haciendo ajustes para que cada miembro del equipo tenga la solución perfecta a su medida. Recuerda invertir un poco en la adquisición de buenas herramientas de correo para que el flujo de trabajo de tu equipo sea muchísimo más efectivo y rápidamente puedas obtener un retorno de inversión para seguir haciendo crecer tu empresa a mediano y largo plazo.
