Para las empresas latinoamericanas es importante proyectar una imagen profesional y ofrecer un servicio ágil y eficiente y, ante esta necesidad, tener claro cómo hacer un correo empresarial es determinante para poder cumplir ambos objetivos.
Este tipo de herramienta de comunicación digital proporciona una vía de comunicación formal y personalizada tanto con clientes como con colaboradores, lo que permite mejorar la confianza en la marca y optimizar la organización interna. ¡Descubran todo lo que necesitan saber para crear un correo corporativo con dominio propio y exprimirlo al máximo en beneficio de su compañía!
¿Qué es un correo corporativo y cómo funciona?
Un correo corporativo es una dirección de email personalizada que utiliza el dominio de la empresa, como "@miempresa.com", en vez de servicios generalistas como Gmail o Yahoo, lo que supone su principal diferencia con un correo personal.
¿Y cómo funciona un correo corporativo? Muy fácil: aloja el correo en servidores profesionales que ofrecen características como almacenamiento en la nube, seguridad avanzada con encriptación y filtros de spam, y administración de múltiples cuentas.
Además, este tipo de correo profesional también facilita la integración con otras herramientas empresariales y garantiza que las comunicaciones sean más seguras y controladas.
Beneficios de utilizar un correo empresarial
Contratar un correo corporativo tiene un gran número de ventajas, y las que detallamos a continuación son algunas de las principales.
- Un correo electrónico corporativo personalizado refuerza la marca y genera confianza en los clientes porque proyecta una imagen más profesional.
- Mejora la seguridad de los datos, gracias a características como los filtros antispam y la autenticación de dos factores.
- Facilita la asignación de correos específicos para departamentos o distintos roles dentro de la empresa.
- Permite añadir cuentas y aumentar el almacenamiento conforme la empresa vaya creciendo, escalando en tiempo real y ahorrando en costes de mantenimiento.
Cómo crear un correo corporativo: Paso a paso
Tener claro cómo crear una cuenta de correo electrónico para empresa es sencillo si siguen los pasos adecuados. El proceso implica elegir un dominio, seleccionar un proveedor y crear cuentas individuales para los empleados o departamentos.
A la hora de plantear cómo hacer un correo empresarial, es importante prestar atención a los nombres de usuario, que deben ser claros y profesionales, ya que representarán a su compañía en las comunicaciones externas. Además, aunque es posible crear un correo corporativo gratis, es más aconsejable optar por un correo corporativo contratado con un proveedor de confianza como GoDaddy, ya que garantiza un servicio seguro, estable y escalable.
1. Obtén un dominio web propio
Sin un dominio web no podrás crear tu propio correo profesional. Así de simple. Toda presencia online comienza por este elemento, compuesto de una palabra o frase (como el nombre de la empresa, p. e.j. portafolio) y una extensión (.co en el caso de Colombia) que definen tus coordenadas en internet.
Es conveniente que pienses en un nombre de dominio conciso, creativo y corto, para que tus páginas web y direcciones de correo tengan mayor impacto.
¿Y dónde lo puedes obtener? Puedes registrar tu dominio en segundos. Sólo debes entrar al buscador de dominios del proveedor que prefieras, luego ingresar la(s) palabra(s) con la que quieres registrar tu sitio web y revisar la disponibilidad. ¡Prueba el de GoDaddy ahora!
Tip. Si el dominio que buscas ya está ocupado, prueba con nuevas extensiones de dominio con las que puedas crear direcciones de email llamativas y personalizadas. Ejemplos de estos dominios son: .shop (para una tienda online), .garden (para un negocio relacionado con las plantas) o .beauty (si es algo de belleza).
Recuerda: si un dominio está registrado a tu nombre, nadie más podrá usarlo y puedes transferirlo cuantas veces quieras con el proveedor de email de tu preferencia.
Relacionado: Aprende más sobre los dominios de internet.
2. Investiga opciones de proveedores y planes
En la actualidad, hay una gran cantidad de proveedores que ofrecen planes de email para empresas con diferentes capacidades y precios. En esencia, la decisión sobre el paquete que más conviene a tu operación se reduce a las siguientes dos opciones:
- Plan de hosting + correo electrónico. Es la opción más robusta y amplia que existe en el mercado ya que además de darte la posibilidad de generar cuentas de correo, podrás hospedar tu propio sitio web.
- Servicio de gestión y administración de correo empresarial. Es la opción ideal para usuarios que quieren enviar correos con una imagen profesional, pero no quieren adentrarse demasiado en el tema técnico.
En cualquier caso, siempre puedes probar con un plan de correo electrónico individual y a partir de ahí ampliar la cantidad de cuentas conforme tu equipo vaya creciendo.
Aprende más en: 5 tips para contratar al mejor proveedor de correo electrónico.
3. Selecciona un plan de cuentas de email y almacenamiento
Elige un plan acorde a tus necesidades de almacenamiento para que sólo inviertas en lo que realmente vas a utilizar. Esto dependerá del tamaño de tu empresa y de la oferta que tenga tu proveedor pues, como dijimos en el punto anterior, hay paquetes en los que debes pagar por cada cuenta de correo, y existen otros que incluyen más cuentas y servicios asociados.
Para que te des una idea: la capacidad promedio para un correo empresarial ronda los 10 gigabytes (GB), pero también puedes encontrar planes de 25 GB, 50 GB o hasta de 1 terabyte (TB).
Considera estas opciones:
- Si eres un profesional que trabaja como freelance puedes optar por un correo individual. Esta modalidad te permite crear un correo con dominio propio a un bajo costo (por ejemplo “contacto@marioperez.com”. Además, esta modalidad te ofrece por lo general 10 GB de almacenamiento para el correo electrónico y funciona con la aplicación de email de tu elección, más otras funciones.
- Para negocios nuevos o en proceso de crecimiento, lo más recomendable es optar por un paquete grupal. Con él obtendrás un mayor número de cuentas personalizadas. La ventaja será que tus colaboradores tendrán su propia cuenta para enviar correos con su nombre, sin olvidar el dominio de tu sitio web. Te puede ofrecer alrededor de 25 GB y entre sus diversas ventajas es que tienes la posibilidad de asignar tareas a los miembros de tu equipo.
Aprende más en: ¿Cuánto cuesta un correo con dominio propio en GoDaddy?
Ahora bien, en GoDaddy existe un Plan Profesional Comercial que incluye todo lo que se conoce como Office 365. Es ideal para empresas más grandes ya que pueden tener hasta 300 cuentas de email. Proporciona confiabilidad garantizada, asistencia técnica telefónica 24/7 y seguridad de datos de clase mundial con filtro de correo no solicitado. Los planes que manejamos son:
- Correo Esencial.
- Correo Plus.
- Esenciales Para Negocio en Línea.
- Comercio Profesional.
Migra tu correo electrónico y tus contactos a Microsoft Office 365 y consigue un email seguro, asequible y 100% profesional.
4. Define la estructura de los correos personalizados
Independientemente de si se trata de un proyecto en solitario, una marca personal o una startup, antes de crear un correo con dominio propio para ti y tus colaboradores debes considerar cómo será la estructura formal de cada cuenta, pensando en una imagen uniforme y profesional. Aquí tienes cuatro opciones:
- Sólo nombre: juan@midominio.co. Es el tipo de cuenta más popular, ya que genera una conexión personal con los clientes y mantiene la privacidad del empleado al no revelar su apellido.
- Nombre + inicial de apellido: juanp@midominio.co. Muy útil cuando tienes dos colaboradores con el mismo primer nombre.
- Inicial de nombre + apellido: jperez@midominio.co. La segunda opción más popular de email para empresas. Es un poco más formal que la anterior y tiene menos posibilidades de tener usuarios duplicados.
- Nombre completo: juanperez@midominio.co. Es la más popular entre ejecutivos y agentes de ventas y bienes raíces, así como la más formal y que genera mayor nivel de recuerdo.
Adicionalmente, puedes crear cuentas institucionales de email para las diferentes áreas de tu empresa como info@midominio.co o ventas@midominio.co.
Recuerda que la estructura de tu correo institucional debe ser fácil de recordar y debe generar una buena impresión.
5. Ingresa al panel de control y crea las cuentas individuales
¡Manos a la obra! Es momento de activar las “casilla de correo” (es decir, crear las cuentas de email con dominio propio que necesitas), así como de asignarle a cada una los GB de almacenamiento para enviar y recibir mensajes y archivos.
Para ello sólo tienes que visitar la página de tu proveedor de correo empresarial, iniciar sesión en tu cuenta e ingresar al panel de control para que te familiarices con las opciones que tienes para crear cuentas de correo empresarial como son: agregar usuarios, cambiar contraseñas o eliminar cuentas.
A partir de este punto básicamente ya sólo te estarás dedicando a la administración y mantenimiento de tus cuentas. Verás que poco a poco te irás convirtiendo en un experto gestor de los correos electrónicos de tu empresa.
6. Configura tu cliente de correo
Como con cualquier correo electrónico, el email para empresas también puede instalarse en dispositivos móviles. Así, muchos clientes de correo (es decir, programas como Outlook o Apple Mail) te permiten acceder a tus cuentas desde PC, Mac, tablet y smartphone, para que nunca estés desconectado y puedas sincronizar todos tus mensajes.
Aquí un ejemplo de configuración para dispositivos Android:
¿Cómo crear un email personalizado en GoDaddy?
Ahora que sabes cómo puedes obtener tu correo con dominio propio, te compartimos en unos sencillos pasos cómo configurarlo en GoDaddy:
- Ingresa sesión en tu cuenta de GoDaddy.
- Da clic en más y selecciona la opción “Correo electrónico y Office”.
- Elige el tipo de plan.
- Ya elegido, ve a la sección “Mis productos” en la pestaña de tu cuenta.
- Verás tu plan elegido en la sección de “Correo electrónico y Office”.
- Clic en configurar, elige el dominio y elige si quieres la renovación de tu dominio o no .
- Escribe el correo con la estructura que prefieras.
- Escribe tu contraseña y coloca un correo empresarial alternativo.
- Una vez des clic en continuar, se estará creando tu nueva cuenta de correo personalizado y listo, ya puedes recibir y enviar emails.
Si te surgieron algunas dudas, mira este video tutorial:
Y antes de concluir, te recomendamos revisar dos factores clave al elegir a tu proveedor de correo con dominio propio: la confiabilidad del servicio y la asistencia técnica. En ambos puntos, GoDaddy lo tiene cubierto.
Por un lado, nuestro correo empresarial cuenta con sistemas de seguridad líderes en la industria (como encriptado de 256 bits, protección contra virus y rechazo de correos no solicitados) para mantener tu bandeja de entrada limpia y protegida. Además, tenemos un centro de asistencia telefónica con el respaldo de expertos, listos para resolver tus dudas las 24 horas y los 7 días de la semana.
Te dejamos este webinar de GoDaddy para que conozcas más sobre el correo personalizado y el dominio ideal para tu negocio.
Proveedores de correo corporativo con dominio propio
Estamos seguros de que ya les habrán venido a la mente algunos ejemplos de correos de empresas, pero, antes de continuar, deben saber que existen tanto proveedores de correo electrónico empresarial gratuitos como de pago, y que cada una de estas opciones ofrece distintos beneficios en función de las necesidades de cada negocio.
Entre las opciones de pago están servicios como el que les ofrecemos en GoDaddy, desde menos de $2 al mes con integración de Microsoft Office 365. Además, también existen otros proveedores de pago fiables, como Google Workspace o Microsoft 365, que ofrecen una suite completa de productividad y seguridad.
En cuanto a cómo crear un correo corporativo gratis, Zoho Mail es una opción fiable que permite crear correos con dominio propio y hasta cinco cuentas de usuario. Además, GMX ofrece hasta 65 GB de almacenamiento con una política de seguridad ajustada al RGPD.
Si deciden crear una cuenta de correo electrónico corporativo gratis, procuren tomar las siguientes precauciones:
- Recurrir a proveedores de confianza, que ofrezcan funciones como autenticación de dos factores y filtros de spam.
- Los servicios gratuitos pueden tener limitaciones de espacio, por lo que es básico prestar atención a la gestión de almacenamiento.
- Llevar una gestión segura de las credenciales, evitando compartir contraseñas entre diferentes cuentas.
Seguridad en el correo electrónico corporativo
Proteger el correo corporativo es indispensable para mantener la confidencialidad y la seguridad de la información empresarial. ¡Asegúrense de hacer esto bien!
- Implementar la autenticación de dos factores, que añade una capa extra de seguridad al requerir un código adicional para poder iniciar sesión.
- Cifrar el contenido de los mensajes en tránsito, para que no pueda ser interceptado.
- Configurar filtros avanzados de spam, para evitar la recepción de correos maliciosos o potenciales amenazas.
- Usar contraseñas complejas y cambiarlas con regularidad, para evitar intrusiones no autorizadas.
Con esto ya saben cómo crear un correo empresarial tan útil como blindado, ¡ya tienen todo lo que necesitan para sumar esta herramienta digital a su estrategia empresarial con garantías!
