Nota del editor: Registra el dominio para usar con tu correo:
En la esfera de los negocios por internet, el correo electrónico personalizado ha demostrado ser una herramienta muy efectiva para ganar credibilidad ante los posibles consumidores. Y es que según datos compartidos por Uplers Email, el correo electrónico es la herramienta de marketing con mejores resultados en retorno de inversión... ¡con hasta un 4,300%!
No obstante, tener un dominio de correo electrónico por sí solo no garantiza que automáticamente transmitas mayor confianza en tus clientes potenciales, ni tampoco que el nombre de tu marca obtenga mayor reconocimiento.
Por ello, en esta ocasión te queremos dar los mejores consejos para que las direcciones de email de tus colaboradores siempre tengan una apariencia profesional, y al mismo tiempo para que tengas mayor control sobre este activo digital de tu empresa.
Dominios de correo electrónico: reglas básicas
Si estás leyendo esto, cabe asumir que estás en proceso de contratar un servicio de correo electrónico con dominio propio. Entre las razones para invertir en esta opción, en lugar de seguir usando un email gratuito, hay tres ventajas prácticas que debes tener en cuenta. Estas son:
-
Proveedor confiable
Compara las opciones de almacenamiento, seguridad de datos y respaldo técnico que ofrecen los diferentes proveedores web.
Desde luego que hay diferencias de calidad y servicio en los paquetes disponibles pero, al decidirte por una compañía proveedora de hosting y dominio, no se trata sólo de una cuestión de precio, sino de garantizar que tu dominio y el nombre de tu marca estén protegidos (y qué mejor manera de hacerlo que con el registrador de dominios más grande del mundo, GoDaddy).
Adicionalmente, con un servicio de correo personalizado tienes herramientas de seguridad –como antivirus y filtros de correo no deseado– que te ayudan a bloquear los mensajes potencialmente peligrosos.
-
Estructura estandarizada
Ya con el dominio asegurado, tienes a tu disposición todas las direcciones que quieras poner antes de la arroba (@). Pero, ¿cómo empezar?
Lo más importante antes de crear los correos de tu empresa es definir un formato único en su estructura, de modo que exista coherencia y uniformidad en todas las cuentas de correo que vayas a crear.
Con esto en mente, aquí te compartimos las configuraciones más populares de correo con dominio propio:
Sólo nombre
juan@tudominio.com
sarah@tudominio.com
Sólo apellido
mendez@tudominio.com
juarez@tudominio.com
Nombre e inicial del apellido
juanm@tudominio.com
juan.m@tudominio.com
sarahj@tudominio.com
sarah.j@tudominio.com
Inicial del nombre y apellido
jmendez@tudominio.com
j.mendez@tudominio.com
sjuarez@tudominio.com
s.juarez@tudominio.com
Nombre y apellido completos
juanmendez@tudominio.com
juan.mendez@tudominio.com
sarahjuarez@tudominio.com
sarah.juarez@tudominio.com
Direcciones genéricas
info@tudominio.com
ventas@tudominio.com
contacto@tudominio.com
soporte@tudominio.com
facturacion@tudominio.com
Personaliza el remitente
Adicionalmente, el correo personalizado te permite establecer una regla para que todas las cuentas en tu dominio muestren el nombre del remitente en el buzón de entrada de tus contactos.
Esto permite que aquellas personas que reciban tu correo puedan identificar a simple vista que se trata de un mensaje de tu compañía, y así sepan qué esperar incluso antes de abrir el mensaje.
En ese sentido, hay tres formatos recomendados para los nombres de remitente:
- Nombre y apellido completos: Juan Méndez <juan@bicicletasmendez.com>
- Nombre y empresa: Juan @ Bicicletas Méndez <juanm@bicicletasmendez.com>
- Nombre de la empresa y correo genérico: Bicicletas Méndez <info@bicicletasmendez.com>
-
Redireccionamiento de los correos
Que puedas crear las direcciones de correo que quieras con tu dominio propio no quiere decir que debas hacer una cuenta para cada departamento o área de tu empresa y asignarle espacio de almacenamiento.
Y es que esto puede ser impráctico. Por ejemplo, el equipo de marketing de tu empresa tendría que ingresar a dos diferentes direcciones de correo (la del encargado, jmendez@tudominio.com, y la del departamento en sí, marketing@tudominio.com), tanto para checar los mensajes entrantes como para enviar emails de ciertas campañas, perdiendo tiempo valioso.
Para evitar esto, los correos profesionales tienen dos características muy útiles: los alias virtuales y las direcciones de reenvío.
En el primer caso hablamos de una dirección alternativa, usualmente de las genéricas, que te permite crear una identidad para que un equipo dentro de tu empresa pueda enviar y recibir correos desde esta dirección, sin tener que usar sus direcciones individuales.
Una vez creadas estas identidades o alias, tu correo empresarial te permite dirigir automáticamente los mensajes entrantes a las direcciones de correo electrónico que tú decidas. Estas son las direcciones de reenvío.
Por ejemplo, puedes hacer que el alias webmaster@tudominio.com reenvíe todo el correo electrónico a jmendez@tudominio.com, la persona encargada del mantenimiento la página web de tu empresa. Y a su vez, el usuario de jmendez@tudominio.com puede enviar respuestas desde webmaster@tudominio.com.
Esto tiene la ventaja adicional de que no necesitas asignar espacio de almacenamiento para los alias, además de que la información personal de tu colaborador estará protegida.
Correo 100% personalizado: errores a evitar
Ya que hablamos de formatos recomendados y ventajas de las direcciones de correo electrónico con dominio propio, conviene que pongas atención a algunos errores comunes que podrían hacer que tu email pierda profesionalismo e imagen.
- Evita direcciones muy largas. No siempre vas a tener colaboradores con nombre y apellido cortos (Juan Méndez, Sarah Juárez), por lo que usar el formato de nombre completo para todas las direcciones no es lo ideal. Trata de apegarte al formato corto lo más posible.
- No utilices números. Aunque puede ser una manera fácil de diferenciar las direcciones de colaboradores con el mismo nombre y apellido, esto puede restar uniformidad a las demás cuentas. Como en el caso anterior, prueba alternar formatos con cada colaborador.
- Evita los apodos. Aunque hay diminutivos agradables (como “Cris” en lugar de Cristina), no todos van a transmitir la formalidad deseada. Evítalos cuando puedas.
Para concluir, te queremos recordar que, más allá de la confianza y la imagen profesional que proyectas hacia el exterior, invertir en un servicio de correo electrónico con dominio propio te ayuda a mantener la eficiencia y la seguridad en el manejo de tu información al interior de tu empresa, por ejemplo, con filtros anti-virus y rechazo de correos no deseados, así como con el respaldo de un equipo de expertos.
