Ya con tu página web creada, es momento de aprovechar el potencial completo de tu servicio de hosting y crear una cuenta de correo electrónico.
En caso de que te preguntes por qué deberías crear un E-mail específico con el nombre de tu página si es que ya tienes uno gratuito, puedo asegurarte que hacerlo tiene muchos beneficios no sólo para la manera en que manejas tu correo, sino para la imagen de tu empresa.
Vamos a ver cómo crear una cuenta de correo electrónico en algunos sencillos pasos desde el panel de control de tu servicio de hosting tomando en cuenta estos consejos:
- Decide el nombre de la cuenta de correo electrónico: ¿en serio? ¿Un paso completo es pensar el nombre de mi correo? Sí, por más que esto te pueda sorprender, debes tratar de pensar con una mentalidad abierta algunas cuestiones de estructura dentro de tu empresa.
Si llegas a expandirte de manera grande y tu personal crece, cada uno de ellos deberá tener su propia cuenta de correo electrónico, y aquí es donde pueden salir algunos pequeños inconvenientes: empleados con el mismo nombre o combinaciones de nombres y apellidos que pueden ser largas o confusas para leer pueden ser un problema.
Decide qué formato asignarás a las cuentas de correo para evitar tener que hacer migraciones a futuro y perder así tiempo y correos valiosos. Unos cuantos minutos de planeación pueden ayudar mucho a largo plazo.
- Crea una contraseña segura y guarda esta información cuidadosamente: no está de más recalcar que tu empresa puede ser objetivo de ataques cibernéticos de hackers. Procura establecer normas claras para que tus empleados puedan asignar sus propias contraseñas con un nivel de seguridad fuerte, y disminuir los riesgos de perder información o acceso a su correo.
Para terminar de asegurar todo, establece un período de restablecimiento de contraseñas cada 6 meses que sea forzoso, así reducirás riesgos y estarás a salvo de manera recurrente.
- Asigna capacidad al buzón de entrada: aceptémoslo, siempre hay algún departamento que requiere algún tipo de atención en especial con su correo. Ya sea un gerente que debe tener copias de los correos de su equipo, el departamento de mercadotecnia que debe enviar y recibir archivos de mayor tamaño, o quizás atención a clientes que estará recibiendo una cantidad gigante de mensajes diario.
Tú puedes asignar qué capacidad de bandeja de entrada tendrá cada cuenta dependiendo de las necesidades de tus empleados, y podrás ampliarla sin problema en casos realmente necesarios.
- Configura el cliente de correo electrónico en tu computadora: ya con todo configurado en el servidor de tu página web, es hora de pasar a la computadora, donde podrás usar alguno de los populares clientes de correo electrónico para poder revisar tu correo electrónico de manera fácil y rápida. Hay algunas alternativas a las que puedes acceder para revisar tu correo en el propio servidor llamadas webmails; sin embargo, la mayoría de sus interfaces son algo toscas y no ofrecen una experiencia agradable al usuario.
Queremos velocidad y eficiencia.
Tanto para Mac como para la siempre confiable PC, hay opciones de clientes de correo electrónico populares como Outlook, Mail, Thunderbird u Opera (por mencionar algunos).
Algunos más complejos que otros, pero además de poder checar tu correo directo en tu computadora sin abrir tu navegador, te ofrecerán la posibilidad de buscar, filtrar, organizar y configurar mensajes con mucha más facilidad.
Si tienes muchas citas por agendar puedes sincronizar tu calendario, enviar recordatorios a clientes o agregar nuevos miembros para que todo esté en sincronía.
Una vez que tengas el programa de tu elección instalado, lo único que debes hacer es descargar la configuración del cliente en la misma sección donde creaste la cuenta en el servidor y abrir el archivo. En cuestión de un par de minutos estarás listo para mandar correos.
- Sincroniza tu correo en tu Smartphone con una aplicación de correo electrónico: poder conectar tu cuenta con tu teléfono es una gran ventaja que debes aprovechar en seguida. Al igual que con los clientes de correo para PC o Mac, existen algunas opciones instaladas por defecto para poder checar tu correo, tanto para el sistema operativo iOS como Android.
Procura checar diferentes opciones gratuitas y de paga que puedes encontrar directamente en sus respectivas tiendas electrónicas que te ofrecerán funciones más complejas que las que normalmente tienen las otras apps.
Ya con la aplicación que elegiste instalada en tu teléfono, tendrás que hacer la configuración de manera manual para poder conectarte a tu correo electrónico y sincronizar todos tus correos. La información para hacer esta conexión se encontrará en la misma página en la que descargaste el archivo de configuración para el cliente de correo de tu computadora en el paso anterior.
En caso de que tengas alguna duda en este paso, te recomiendo que te acerques con alguien que tenga un poco de conocimiento técnico en esta parte para que te pueda ayudar.
El que puedas manejar tu correo electrónico con una cuenta con nombre y dominio propio da una imagen totalmente profesional a tu empresa.
En muchas ocasiones este será el primer paso para hacer contacto con otros negocios y clientes potenciales, y no sabes si esa oportunidad se vaya a volver a repetir pronto.
Aprovecha al máximo cada correo que envíes y poco a poco tu sitio y marca irán ganando notoriedad con cada bandeja de entrada que toquen.
