Si consigues un correo electrónico con dominio propio, tendrás a tu alcance una excelente herramienta para profesionalizar tu negocio. Sin embargo, es importante que conozcas las formas que existen para acceder e interactuar con él.
Debes saber que el webmail y el cliente de correo electrónico son las dos opciones más comunes para trabajar con tu email. Esperamos que este artículo te sirva de punto inicial para conocer la diferencia entre ambos.
Empecemos con lo básico: ¿qué es webmail?
Supongamos que contratas un plan de hosting que te ofrece el servicio de correo empresarial con tu nombre de dominio. Por ejemplo, tu sitio web es www.nombredenegocio.com y puedes tener la dirección personalizada “tunombre@nombredenegocio.com”.
Bueno, cuando creas tu cuenta de correo electrónico en el servidor web, el servicio de hosting creará un acceso para que puedas leer y redactar tus correos usando lo que se conoce como webmail.
Webmail es un sistema de acceso al correo electrónico basado en la web; es decir, que para ver tus correos necesitas acceder desde tu navegador. Si alguna vez has revisado tu correo electrónico gratuito (de cuentas como Gmail, Outlook o Yahoo) en tu computador, ya has convivido de alguna manera con un webmail, la única diferencia aquí es que te conectas al servidor de tu hosting y no al servidor de la compañía que te ofrece el email gratuito.
Para acceder al webmail necesitas ingresar a una dirección web (es decir, un link), que el administrador de tu correo empresarial te proporcionará. Esta dirección apuntará directamente al servidor de tu página web y te presentará una interfaz muy sencilla donde deberás colocar tu usuario y contraseña, básicamente como en cualquier otro servicio.
Una vez que ingreses, y en caso de que esta sea la primera vez, deberás seleccionar la herramienta de webmail que prefieras usar. Hay diferentes opciones, pero no temas. En lo personal, después de sufrir un rato entre elegir una u otra alternativa, llegué a una conclusión: entre las tres opciones que me ofrecía mi servicio de hosting -Roundcube, Squirrelmail y Horde Mail-, la que más se asemejaba a lo que yo creía que “debía” obtener era Roundcube.
Mientras la utilicé (aunque fue poco tiempo), finalmente pude sentirme menos frustrado ante su diseño, distribución, facilidad de uso y funciones disponibles. Sin embargo, no voy a entrar en detalles sobre cómo funciona, ya que prefiero hablar de…
Qué son los clientes de correo electrónico
Desde hace algunos años he trabajado por mi cuenta y en diferentes ambientes de trabajo con clientes de correo electrónico, principalmente con Outlook, que es uno de los más populares.
Pero bueno… debes saber que un cliente de correo electrónico es un software que instalas en tu computador (sea Mac o PC) para poder revisar tus correos sin necesidad de abrir tu navegador. Lo único que necesitas es ingresar algunos datos que el administrador de correos de tu página web debe compartirte, como:
- Servidores de entrada.
- Servidores de salida.
- Protocolos IMAP o POP3.
- Entre otros.
Sé que suena complicado, pero en el proceso de instalación esto resulta simplemente en copiar y pegar información.
Una vez que tengas todos los datos necesarios, así como tu usuario y tu contraseña confirmados, lo único que debes hacer es esperar a que comiencen a “caer” los correos en la bandeja de entrada del programa y estarás listo para redactar o recibir mensajes desde la aplicación.
La gran ventaja de trabajar, por ejemplo con Outlook, es que puedes sincronizarlo perfectamente con tu ritmo de trabajo, integrando calendarios, contactos, recordatorios, filtros y asignando prioridades a ciertos correos, entre otras funcionalidades que, aún después de utilizarlo por años, probablemente no te des cuenta de que están ahí, como la maravillosa función de recuperar un correo que aún no ha sido leído e inclusive cambiarlo por otra versión nueva (si tienes Office 365 o Microsoft Exchange).
El cliente de correo electrónico es una herramienta cómoda y poco complicada que, sin duda, cambiará la manera en la que trabajas.
Y al final de cuentas, ¿qué diferencias hay entre webmail y cliente de correo electrónico?
- Para revisar, enviar, crear y eliminar correos electrónicos en webmail necesitas acceder desde un navegador (como Chrome, Firefox, Safari o Internet Explorer, por mencionar algunos) y tener conexión a internet. Para hacer lo mismo en un cliente de email, necesitas descargar la aplicación de tu preferencia en tu computador, y también requieres de conexión a internet para sincronizar los nuevos correos.
- Los clientes de correo electrónico son ideales si tienes múltiples direcciones de email con dominios diferentes, y necesitas gestionarlos todos en un mismo lugar.
- Por otro lado, con webmail puedes tener un solo inbox para todas tus cuentas, así no necesitas acceder a cada cuenta de manera separada.
- Un cliente como Outlook es funcional para acceder a tus correos pasados incluso sin tener conexión a internet. Mientras que con un webmail, aunque descargues la app para tu celular, es posible que no puedas revisar ciertos correos si no tienes datos móviles o WiFi.
- Si prefieres conectarte a tu navegador en vez de descargar una aplicación, el webmail es una excelente opción. También es útil si no puedes descargar aplicaciones porque utilizas un computador que no es tuyo.
- Si tienes una cantidad limitada de espacio para almacenar tus mensajes en línea, con un cliente de correo electrónico puedes descargarlos a tu computador.
- Con un cliente de correo puedes integrar apps como Dropbox, Cloudapp, tu calendario y otras herramientas.
- Con webmail puedes sentirte tranquilo de resguardar tus correos electrónicos digitalmente en caso de que necesites utilizar un computador compartido.
Conocer estas diferencias es vital para que puedas evaluar cuál es la mejor herramienta para tu flujo de trabajo y para el de tus empleados. Si ocupas un correo empresarial, con la herramienta adecuada verás cómo tu ritmo de trabajo se vuelve más eficiente.
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