Organizar el trabajo es primordial para asegurar el éxito de cualquier proyecto y cumplir además con los plazos estipulados para ello. Las iniciativas empresariales cada vez son más complejas, por eso, cada vez más compañías recurren a Microsoft Project para planificar, ejecutar y monitorear sus proyectos de la forma más eficiente posible.
Conocer los componentes de Microsoft Project y saber cómo usar su software les ayudará a conseguir mejores resultados. ¡Se lo contamos!
¿Qué es Microsoft Project y para qué sirve?
MS Project es un software de gestión de proyectos que permite planificar tareas, gestionar recursos y hacer un seguimiento detallado de cada aspecto de un proyecto. Por eso, es muy utilizado en sectores como la construcción, la tecnología y la consultoría, ya que facilita la coordinación de equipos y proyectos complejos.
Lo que hace especial a esta metodología para elaborar propuestas con Microsoft Project, es su capacidad para ajustar la planificación conforme los recursos cambian, lo que permite evitar retrasos, sacar un mayor provecho el tiempo de que se dispone y también al presupuesto con el que cuenta cada iniciativa.
Principales características de Microsoft Project
¿Han llegado hasta aquí buscando cuál es la función de Microsoft Project? Lo primero que necesitan saber para comprenderlo, y para diferenciar esta opción de otras herramientas similares a Microsoft Project, son sus excelentes características.
- Visualización de proyectos mediante el diagrama de Gantt, lo que facilita la comprensión de los plazos y la secuencia de tareas.
- Gestión de recursos y asignación de tareas, para controlar el uso eficiente de los recursos de que se dispone.
- Control del tiempo y cronogramas, para planificar y ajustar los plazos.
- Integración de Microsoft Project con Office 365 y otras herramientas de Microsoft.
- Funcionalidades de colaboración en línea a través de Microsoft Project Online, lo que permite coordinar equipos incluso si trabajan en remoto.
Cómo usar Microsoft Project
Utilizar Microsoft Project es fácil siguiendo los pasos apropiados para ello. Su interfaz intuitiva y bien estructurada facilita la gestión de proyectos complejos, lo que les permitirá planificar y asignar recursos de la forma más eficiente posible.
Introducción a la interfaz de Microsoft Project
La interfaz de Microsoft Project está diseñada para que el usuario tenga acceso rápido a las herramientas que necesita. Esto incluye una barra de herramientas de acceso rápido, pestañas para cambiar entre vistas y el Gráfico de Gantt, que ofrece una visualización clara de las tareas y sus dependencias.
Pasos para crear un nuevo proyecto desde cero
Teniendo claro cómo activar Microsoft Project, comenzar a trabajar con él resulta tan sencillo como seguir estos pasos.
- Hacer clic en ‘Archivo’ y seleccionar la opción ‘Nuevo’.
- Configurar las fechas de inicio y fin.
- Introducir las tareas en la vista de tabla.
- Añadir recursos en la pestaña ‘Recursos’.
- Guardar el proyecto para comenzar a trabajar en él.
Cómo asignar tareas, recursos y fechas límite
En MS Project es posible asignar tareas a los recursos directamente desde el Gráfico de Gantt. Para ello, basta con seleccionar la tarea, luego el recurso en el campo correspondiente y ajustar las fechas límite en función de las necesidades del proyecto.
Cómo realizar el seguimiento del progreso de un proyecto
Para hacer seguimiento del progreso de un trabajo, Microsoft Project ofrece opciones como la actualización de la línea base y el monitoreo a través del Gráfico de Gantt. De este modo podrán comparar el avance real con el plan original y ajustar las tareas en función de sus necesidades.
Versiones y costos de Microsoft Project
Pueden hacerse con Microsoft Project mediante un pago único mediante suscripciones. Por ejemplo, con la solución Office 365 que ofrecemos en GoDaddy, tendrán acceso a MS Project y a muchas más herramientas profesionales desde tan solo $7.99 por usuario/mes.
¿Y cuánto cuestan las diferentes versiones de Microsoft Project? Su costo dependerá del plan que elijan, ¡estos son sus precios!
- Project Standard 2021: $719.99 por licencia.
- Project Professional 2021: $1,409.99 por licencia.
- Project Plan 1: $10.00 usuario/mes.
- Project Plan 3: $30.00 usuario/mes.
- Project Plan 5: $55.00€ usuario/mes.
Decidan qué tipo de solución se ajusta mejor a sus aplicaciones de Microsoft Project y no se lo piensen más, ¡será una de sus mejores inversiones!
Ejemplos de proyectos realizados en Microsoft Project
Microsoft Project puede ser utilizado en gran variedad de sectores.
- Por ejemplo, en el mundo de la construcción, permite gestionar proyectos como la planificación de cronogramas y la asignación de recursos.
- En el sector tecnológico, ayuda a coordinar el desarrollo de software, desde el diseño hasta su implementación final.
- Además, en marketing permite gestionar campañas, controlar plazos y distribuir tareas entre los equipos, lo que facilita la medición de resultados.
Descargar Microsoft Project y empezar a utilizar sus herramientas cambiará por completo la forma de organizar el trabajo de su empresa. ¡La ayudará a crecer sin darse cuenta y lo hará, además, permitiéndole ofrecer productos y servicios de mayor calidad!
Ventajas y desventajas de Microsoft Project
Microsoft Project puede aportar grandes beneficios a cualquier empresa, pero también existen ciertos detalles, menos positivos, que les conviene conocer antes de arrojarse a sus brazos.
Ventajas:
- Su interfaz amigable facilita la navegación y el uso de herramientas complejas.
- Permite optimizar la asignación de recursos y cronogramas.
- Es compatible con Office 365 y SharePoint.
- Además, mejora la coordinación en equipos remotos.
Desventajas:
- Requiere de tiempo para dominar todas sus funciones.
- La inversión que requiere puede estar fuera del alcance de algunas pequeñas empresas.
Requerimientos y cómo instalar Microsoft Project
No se necesitan demasiados requerimientos para instalar Microsoft Project, pero sí conviene conocerlos para no tener problema alguno a la hora de empezar a utilizarlo.
- En Windows, se necesita un sistema operativo como Windows 10 o posterior, con al menos 4 GB de RAM.
- En Mac, por su parte, necesitarán un sistema compatible con Office.
En cuanto a cómo instalar Microsoft Project en su equipo, solo necesitarán seguir estos pasos:
- Descargar el instalador del software.
- Abrir el archivo de instalación y seguir las instrucciones que aparecerán en pantalla.
- Iniciar sesión con su cuenta de Microsoft.
- Configurar las opciones de su proyecto y empezar a trabajar.
Tengan en cuenta que conocer los principales comandos de Microsoft Project les permitirá ahorrar mucho tiempo. ¡Cuanto antes los aprendan, más tiempo ahorrarán a la hora de planificar y sacar adelante sus proyectos!
