Qué es SharePoint y cómo mejora la colaboración empresarial

El trabajo remoto y la colaboración interdepartamental se han convertido en dos de los pilares de las empresas modernas, por lo que contar con herramientas de productividad de calidad es primordial para todas las que quieren aspirar a funcionar como una. En este sentido, Microsoft SharePoint lleva tiempo demostrando su valía a las compañías latinoamericanas que buscan sacar el máximo provecho a sus recursos.

Al facilitar la creación de sitios web internos, la gestión de documentos y la automatización de flujos de trabajo, usar SharePoint online permite mejorar la eficiencia y la comunicación entre equipos con independencia de cuál sea su ubicación geográfica. Además, su integración con la suite de Microsoft 365 lo convierte en una de las mejores herramientas de colaboración empresarial, ¡por eso vamos a contarles todo lo que necesitan saber para empezar a utilizarla!

Qué es SharePoint y para qué se utiliza

Microsoft SharePoint es una plataforma de colaboración empresarial integrada en la suite Microsoft 365 que funciona como un excelente gestor de contenidos basado en el navegador web.

¿Y para qué sirve SharePoint? Al utilizar este software, cualquier empresa puede crear sitios web internos, más conocidos como intranets, que sirvan como puntos centrales para almacenar, organizar y compartir información de la forma más segura posible.

Además, permite gestionar documentos, facilitando que los equipos trabajen juntos en archivos y proyectos desde cualquier ubicación y dispositivo, y ayuda a reducir el tiempo y los errores en los procesos empresariales, mejorando tanto su eficiencia como su productividad.

Beneficios clave de SharePoint en el entorno empresarial

Cuando se utiliza bien, SharePoint ofrece una serie de virtudes que toda empresa latinoamericana que busque mejorar su productividad y colaboración interna puede aprovechar.

Facilita la colaboración entre empleados, permitiéndoles trabajar juntos en documentos y proyectos desde cualquier ubicación y dispositivo.
Asegura que todos los documentos estén organizados, accesibles y actualizados, lo que reduce el riesgo de duplicación y pérdida de información.
SharePoint permite diseñar flujos de trabajo automatizados que ayudan a reducir el tiempo y los errores en los procesos empresariales.
Se integra perfectamente con otras aplicaciones de Microsoft 365, como Teams y Outlook, así como con toda la suite de Office 365.
Ofrece sólidas características de seguridad que permiten proteger la información sensible y gestionar quién tiene acceso a qué datos.

Tener claro cómo crear un sitio SharePoint en Office 365 no solo mejora la colaboración y la gestión de la información, ¡también contribuye a generar una cultura empresarial más conectada y eficiente!

Funcionalidades esenciales para mejorar la gestión de equipos

Hacer login en SharePoint abre un nuevo mundo de posibilidades para optimizar la colaboración y la eficiencia a la hora de gestionar equipos.

Permite almacenar, organizar y compartir documentos de forma segura, permitiendo a todos los miembros acceder a la información actualizada y evitando la duplicación de archivos.
Facilita el seguimiento de cambios en los documentos, permitiendo volver a versiones anteriores si es necesario y manteniendo un historial detallado de modificaciones.
Automatiza procesos empresariales como aprobaciones y revisiones de documentos para reducir el tiempo y minimizar posibles errores humanos.
Se integra perfectamente con Teams, permitiendo la colaboración en tiempo real y facilitando la comunicación de los equipos de trabajo.
Ofrece potentes capacidades de búsqueda que permiten a los usuarios encontrar rápidamente documentos, personas o información específica dentro de la compañía.
Además, permite la creación y personalización de sitios de equipo según sus necesidades, facilitando el acceso a recursos y herramientas muy útiles para cada tipo de proyecto.

Cómo implementar SharePoint en una empresa

Para empezar a utilizar esta herramienta es necesario llevar a cabo una planificación cuidadosa y una ejecución apropiada, ¡y estos son los principales pasos que deben seguir!

Analizar las necesidades de su empresa para identificar los objetivos que se desean alcanzar con SharePoint, como mejorar la colaboración, gestionar documentos o automatizar procesos.
Elegir el método de implementación entre local (on-premises) o en la nube (SharePoint Online).
Planificar la estructura de la información para definir cómo se organizarán los sitios, bibliotecas y listas para facilitar el acceso y la gestión de los datos.
Configurar permisos y seguridad para que únicamente las personas autorizadas puedan ver o editar información sensible.
Formar a los empleados para que puedan sacar el máximo provecho de la plataforma.

Además, si no saben cómo crear un SharePoint en Office 365, les gustará saber que solo tienen que fijarse en esta breve guía:

Iniciar sesión en su cuenta de Office 365 y hacer login en SharePoint.
Hacer clic en ‘+ Crear sitio’ y elegir entre ‘Sitio de grupo’ o ‘Sitio de comunicación’.
Asignar un nombre al sitio, configurar el nivel de privacidad y añadir miembros.
Personalizar el contenido con bibliotecas de documentos, listas y otros elementos web que faciliten la colaboración y el acceso a la información.

¡Seguro que no pensaban que usar SharePoint les resultaría así de sencillo!

Consejos para aprovechar al máximo SharePoint

Para sacar el máximo partido a SharePoint es imprescindible adoptar prácticas sencillas que complementen sus funciones básicas. Por eso hemos reunido algunos tips que mejorarán la experiencia del usuario y potenciarán la productividad, ¡y además son muy fáciles de implementar en el día a día de cualquier empresa latinoamericana!

Conectar SharePoint con Power BI para crear dashboards que faciliten el análisis de datos en tiempo real y permitan apoyar sus decisiones.
Aprovechar la integración con PowerApps para automatizar tareas y mejorar la colaboración interna.
Determinar normas y políticas claras que permitan administrar y mantener el contenido, garantizando coherencia y seguridad en la organización.
Organizar reuniones en las que poder recoger feedback de los empleados que permita ajustar las configuraciones de la plataforma.
Sacar provecho de los metadatos para etiquetar y clasificar los documentos.

Lo mejor es que todos ellos son fácilmente implementables, por lo que solo hay que dedicarles un poco de tiempo al principio, ¡pero lo compensarán con todo lo que les aportarán!