Küçük işletmelerin salgın ile gelen değişikliklere uyum sağlayabilmeleri için ipuçları

Dünya genelindeki girişimciler ve işletme sahipleri soru işaretleri ile dolu bir süreçten geçiyorlar, ancak zaman paniğe kapılma zamanı değil. Küçük işletmenizi mevcut salgın ile gelen değişikliklere ve salgının etkilerine karşı hazırlamak için yapabileceğiniz birçok şey var.

Küçük işletmeler, salgın ile gelen değişikliklere nasıl ayak uydurabilirler?

1. Güvenilir kaynaklardan salgın hakkında bilgiler toplayın.
2. Bir salgın sonrası değişim planı yapın.
3. Sosyal mesafe uygulayın.
4. Müşterilerinize ne söyleyeceğinizi düşünün.
5. Müşterilerin sizinle iletişim kurmasını kolaylaştırın.
6. Müşterilerinize yardımcı olacak içerikler hazırlayın.
7. Salgın ve işletmenizdeki değişiklikler hakkında e-postalar hazırlayarak müşterilerinizle iletişim kurun.
8. Sosyal medyada aktif olun.
9. Destek verici topluluklardan faydalanın.
10. Her şeyden önce sağlığınızı koruyun.

1. Güvenilir kaynaklardan salgın hakkında bilgiler toplayın

İnternette, özellikle şu sıralar, salgın hakkında bilgi bulabileceğiniz birçok kaynak var. Ancak en güncel ve doğru bilgilere ulaşmak için Sağlık Bakanlığı gibi resmi ve güvenilir kaynaklara danışmaya özen gösterin. Başlangıç olarak, Sağlık Bakanlığı’nın YouTube sayfasında konu ile ilgili eğitici videolarını inceleyebilir, Halk Sağlığı Genel Müdürlüğü’nün salgın özelinde oluşturuğu web sitesine bakabilir ve anlık güncellemeler için Sağlık Bakanı Dr. Fahrettin Koca’nın Twitter hesabını takip edebilirsiniz.

2. Salgın sebebiyle yapacağınız değişiklikleri planlayın

İlk olarak, salgın sebebiyle işletmenizde ne gibi değişiklikler yapmanız gerekeceğini değerlendirin.

İş yapma şeklinizi değiştirmeniz gerekecek mi?

• Bir plan hazırlayın ve ne gibi konularda eyleme geçmeniz gerektiğini belirleyin. İşletmeniz için kritik olan işlemleri sürdürmek için gerekirse bazı uygulamalarınızı değiştirin. Örneğin, alternatif tedarikçiler belirleyebilir, müşterilere öncelik verebilir veya bazı işlemlerinizi geçici olarak askıya alabilirsiniz.
• Müşteri öncelikli bir yaklaşım benimseyin. Şimdi, özellikle mevcut müşterilerinizle ilgilenme zamanı. Onlara, desteklerini ne kadar takdir ettiğinizi gösterin. Bu salgın krizinde onlara nasıl yardımcı olabileceğinizi düşünün. Örneğin bazı işletmeler bu süreçte bedava ya da freemium ürünler sunuyor, ürünlerin ücretsiz deneme sürelerini uzatıyor ya da müşterilerine indirim kuponları sağlıyor.
• İşletmenizi etkileyebilecek olası kapanış ve iptallerden haberdar olmak için yerel kaynakları takip edin. Örneğin okulların kapanması okul saatlerine göre çalışma rutinlerini ayarlayan çocuk bakıcılarını etkileyecektir.
• İşletmeniz için tek bir tedarikçiye güveniyorsanız, tedarik zincirinizi çeşitlendirmeyi düşünün.
• İşletmenizi yönetmenin belirli bir yönüne odaklanmanız gerekiyorsa diğer görevler için dış kaynak kullanmayı düşünün. Örneğin, müşterilerinize göndereceğiniz e-postaları ya da blogunuzda yayımlayacağınız yazıları yazması için bir freelance yazar ile anlaşabilirsiniz. Veya telefonlarınıza cevap vermek ve takviminizi yönetmek için bir sanal asistan kiralayabilir, sizde böylece işin daha kritik yönlerine odaklanabilirsiniz.
• Seyahat planlarınızı değiştirin. En son bilgiler göz önüne alındığında, neredeyse tüm taşımacılık şirketleri seyahat tarihlerinde değişiklik teklif ediyor, hatta tüm müşterilerine para iadesi seçeneği sunuyor.

Çalışanlarınızı nasıl destekleyeceksiniz?

Çalışanlarınız varsa, salgın sırasında onları desteklemek için değişiklikler yapmanız gerekecek mi? İşte, düşünmeniz gerekenlerden bazıları:

• Attığınız adımları çalışanlarınızla paylaşın. Ekibinizle salgın ve işletmenizdeki değişiklikler ile ilgili güncel haberleri paylaşabilmek için kolayca erişebilecekleri bir SSS (Sık Sorulan Sorular) sayfası hazırlayın.
• Mümkünse uzaktan çalışma ya da home ofis çalışmalarına izin verin. Birçok şirket, uzaktan çalışmaya imkan sağlayabilmek için ücretsiz veya indirimli araç ve hizmetler sunuyor.
• Ücretli izin ve hastalık izni politikalarını gözden geçirin.
• Onları dinleyin ve empati kurun. Çalışanlarınız da herkes gibi salgın hakkında endişeleniyor. Onlara kulak verin ve endişelerine elinizden gelen en iyi şekilde cevap vermeye çalışın.

Salgın, işinizin finansmanını nasıl etkileyecek?

Bu virüsün işletmenizi ekonomik olarak nasıl etkileyeceğini düşünmemek neredeyse imkansız. Ancak finansal sorunlarınızı hafifletmek için atabileceğiniz bazı adımlar var.

• İşletmenizin tahmini nakit akışını belirleyin. Gerekirse bir finans uzmanıyla birlikte çalışın.
• Vergi yükümlülüklerinizi kontrol edin. Gelir İdaresi Başkanlığı’nın koronavirüs salgını ve bu kapsamda alınan tedbirlerden doğrudan etkilenen mükellefler için hazırladığı tebliğe buradan ulaşabilirsiniz.
• Kira ve tedarik ödemelerinizi geciktirip geciktiremeyeceğinizi araştırın.
• Acil durum fon seçeneklerini araştırın.

3. Sosyal mesafe uygulayın

Restoran, kuaför veya çizgi roman mağazası gibi fiziksel bir işletmeniz varsa bu biraz zor olabilir. Zor, ama imkansız değil.

Örneğin, doğrudan temastan kaçınabilir, masalar arası mesafeyi açabilir, işletmenizde aynı anda çok fazla kişinin bulunmaması için çalışanlarınızın çalışma saatlerinde değişiklikler yapabilir ve nakit kullanımını azaltabilirsiniz.

İlgili yazı: Sosyal mesafe önlemlerini işletmenizde nasıl uygulayabilirsiniz?  

4. Müşterilerinize ne söylemek istediğinize karar verin

Pek çok işletme, salgın sebebiyle ne gibi değişiklikler yaptıkları konusunda müşterilerini güncel olarak haberdar ediyor. Siz de benzer bir şey yapmak isteyebilirsiniz. Bu bir e-posta ya da blogunuzda veya web sitenizde yayımlayacağınız bir güncelleme şeklinde olabilir.

Müşterilerinize söyleyecekleriniz şunları içerebilir:

• Destekleri için onlara teşekkür edin.
• İşletmenizin neler yaptığını ve bunun onları nasıl etkilediğini açıklayın.
• Hizmet şartları da dahil olmak üzere yaptığınız değişiklikleri ayrıntılı bir şekilde anlatın.
• Varsa, güncellenmiş geri ödeme ve iade politikalarınızdan bahsedin.
• Sizinle nasıl iletişim kurabileceklerini belirtin.
• Onlara hep birlikte bu işin içinde olduğumuzu söyleyin.

5. Müşterilerinizin sizinle iletişim kurmasını kolaylaştırın

Müşterilerinizin salgın süresince sizinle iletişim kurmasını kolaylaştırmanıza yardımcı olmak için atabileceğiniz bazı adımlar şunlardır:

• Web sitesi. İletişim bilgilerinizin web sitenizin her sayfasında görünür bir şekilde yer aldığından emin olun.
• İşletme rehberleri. Google Benim İşletmem gibi işletme rehberlerinde iletişim bilgilerinizin güncel olduğundan emin olun.
• E-posta. Müşterilerinizle olan tüm e-posta yazışmalarınızda güncel iletişim bilgileriniz bulunsun. Gönderdiğiniz e-postalara direkt olarak yanıt yazabilmelerine de izin verin.
• Sosyal medya. Müşterilerinizin ve diğer işletme sahiplerinin sizinle iletişim kurmak için sosyal medya hesaplarınızı kullanabileceklerini bilmelerini sağlayın. Web sitenize, e-postalarınıza ve blog yazılarınıza, işletmenizin aktif olduğu Facebook, Instagram, Twitter gibi sosyal profillerinizin bağlantılarını ekleyin.
• Mesajlaşma uygulamaları. Facebook Messenger ve Twitter Chats givi araçları kullanmak ve müşterilerinize size hangi saatler arasında bu uygulamalardan ulaşabileceklerini bildirmek, sizinle gerçek zamanlı iletişim kurmalarına yardımcı olur.
• İşletmenize özel telefon hattı. Size ulaşabilecekleri bir telefon numarası sağlayarak müşterilerinizin sizinle iletişim kurmasını kolaylaştırabilirsiniz. Normal çalışma saatleri dışında da telefona cevap veriyorsanız, bunu da onlara bildirin.
• Tabela. İşletmenizin fiziksel bir mağazası varsa, güncel iletişim bilgilerinizi görünmesi kolay bir tabela ile belirtmeyi ihmal etmeyin.
• Online randevu. Böyle bir hizmet sunuyorsanız, müşterilerinizi online araçları kullanarak randevu alabileceklerinden ya da randevularını değiştirebileceklerinden haberdar edin.

İlgili yazı: Müşterilerinizle kolayca iletişim kurmak için ne yapmalısınız?  

6. Müşterilerinize yardımcı olacak içerikler hazırlayın

Müşterilerinize yardımcı olan ve size güvenlerini artıracak içerikler oluşturarak zamanınızı değerlendirin.

• Blog yazıları. Müşterilerinizi işletmenizdeki değişiklikler hakkında nasıl bilgilendireceğinizi anlatabilir ya da uzman olduğunuz bir konuda onların da evde uygulayabilecekleri tavsiyeler verebilirsiniz. Örneğin, yemek blogu olan bir restoran sahibi misiniz? Evden kendi yemek bloglarını nasıl başlatabileceklerini anlatın.
• Video. Yukarıdaki blog yazılarından yola çıkın ve onlar hakkında hikayeler anlatın. Videolar sadece bilgi vermek için değil hikaye anlatmak için de mükemmel araçlardır. Ayrıca, iş arkadaşlarınızla video görüşmeleri yapmayı da düşünün.
• Podcast. Görüntülü yayınlar yapmak istemiyorsanız bunun yerine bir podcast başlatabilirsiniz. Bunun için telefonunuzdaki ses kaydedici uygulamasını ya da Audacity, GarageBand ve hatta Skype ve Call Recorder (bir Skype eklentisi) gibi programları kullanabilirsiniz.
• Web semineri. Web seminerleri satış yapmadan, müşterilerinize işletmenizin sundukları hakkında bilgi vermenin harika bir yoludur. Ücretli web semineri paketleri arasında GoToWebinar, Microsoft Teams Live Events ve Zoom; ücretsiz seçenekler arasında Google Hangouts ve YouTube Live bulunuyor.
• Sosyal paylaşımlar. Şimdi çoğu insan evinde kaldığı için herkes Facebook, Twitter ve Instagram’I daha fazla takip ediyor. Bu yüzden sizin de müşterilerinizin oldukları yerde bulunmanız mantıklı. Onlarla bu kanallar üzerinden etkileşime geçip sohbetler başlatın.

Birçok insan gergin, bu yüzden onlarla normal konuşmalar yaparak salgın ile hayatlarına giren değişikliklerle başa çıkmalarına yardımcı olun.

Şimdi ağırlıkla ürün odaklı iletişim yapmanın zamanı olmasa da, insanlarla insan olarak ilişki kurmak için harika bir zaman. Hikayelerinizi, blog yazılarınızı ve videolarınızı onlarla paylaşın. Bunlar bilgilendirici, açıklayıcı, eğitici ve (belki de) eğlendirici içerikler olduğu için sosyal medyada paylaşmaya değer.

Ayrıca bu, müşterilerinize bir kaynak görevi görmek için de doğru zaman.

Onlara dikkat edin, belirli sektör terimleri için uyarılar (Google Alerts) oluşturun ve ardından bu terimlerin kullanıldığı gönderilere yanıt verin. İnsanların soruları veya fikirleri olabilir, bu da onlarla etkileşime geçmeye değer.

7. Salgın ve işletmenizdeki değişiklikler hakkında e-postalar hazırlayarak müşterilerinizle iletişim kurun

COVID-19 tüm dünyayı etkileyen bir krize neden oluyor. Her ülke bu durumu farklı bir şekilde ele alsa da ortak olan bir şey var: Hepimiz bu işin içindeyiz. Bu yüzden, müşterilerinizle bu dayanışma duygusunu güçlendirmek için yapacağınız her şey takdir edilecektir.

Müşterilerinize salgın ile ilgili gönderdiğiniz e-postalarda hemen konuya giriş yapın. Mesajlarınızda şunları yapabilirsiniz:

• COVID-19’un dünyayı ve işletmenizi nasıl etkilediğinden bahsedin.
• Salgın sonucunda ne gibi değişiklikler yaptığınızı anlatın.
• Bu zorlu süreçte müşterileriniz için ne yapmayı planladığınız konusunda açık olun.
• COVID-19’un müşterilerinize hizmet etmenizi nasıl etkileyebileceğini tartışın.

8. Sosyal medyada aktif olun

Birçok insan, özellikle sosyal tecrit uyguladıkları için, bilgi edinmek ve dünyayla bağlantı kurmak için sosyal medyaya yöneliyor. Siz de müşterilerinizle ilişki kurmaya ve sürdürmeye devam etmeniz için sosyal medyadan faydalanabilirsiniz.

• Sosyal medya profillerinizi çalışma saatleriniz ya da sunduğunuz hizmetlerdeki değişiklikler ile güncelleyin. Çalışma saatlerinizin azalması ya da işletmenizi kapatmanız gibi önemli güncellemelerin kolayca görülebilmesi için bu gönderileri profilinizin üst kısmına sabitleyin.
• Gerçek zamanlı güncellemeler paylaşın. Sadece e-posta göndermek yerine, işletmenizin salgın sürecini nasıl yönettiği hakkında gerçek zamanlı güncellemeler vermek için müşterilerinizle sosyal medya üzerinden bağlantı kurabilirsiniz.
• Blog yazıları ve videolar gibi yardımcı içerikler paylaşın.
• Soru sorarak ve cevaplayarak topluluk oluşturun.
• Sosyal varlığınızı güncel tutmak için otomasyon ve planlama araçlarından faydalanın.

9. Destek verici topluluklardan faydalanın

Evet, şu anda herkes arasına sosyal mesafa koymaya çalışıyor, ancak bu işletmeler ve müşteriler ile bir topluluk oluşturmak için çaba göstermeyeceğimiz anlamına gelmiyor. Online topluluklar, tabii ki.

• Stratejik ortaklıklar oluşturun. Diğer yerel işletmelerle ortaklık kurmak için yeni fırsatlar arayın.
• Profesyonel ve ticari kuruluşlara katılarak aktif olun.
• Online forumlara ve toplantılara katılın.
• Diğer küçük işletmeleri destekleyin. Müşterilerinize onlara yardımcı olabileceğini bildiğiniz işletmeleri tavsiye edin. Ortaklıklarınızı duyurun.
• Bir akıl hocası bulun.

10. Her şeyden önce sağlığınızı koruyun

Dünyada olup bitenlere ve salgın yüzünden evlere kapanmamıza ya da en azından sosyal mesafe uygulamamıza rağmen, akıl, beden ve ruh sağlığını korumak ve geliştirmek için önlemler almak hâlâ önemlidir.

Sağlık ve wellness üzerine çalışan bir işletmeyseniz, müşterilerinizin size her zamankinden çok ihtiyacı var. Örneğin randevu lıp yüz yüze görüşmek yerine online terapi seansları sunabilir veya canlı yayından yoga, nefes terapisi gibi dersler verebilirsiniz.

Sağlık profesyonelleri zor zamanlarda herkesin farklı tepkiler gösterebileceğini ama salgının stres ve anksiyete sorunlarına sebep olabileceğini belirterek, kendinize ve etrafınızdakilere bakmanıza yardımcı olacak öneriler sunuyor.

• Salgın hakkında haber ve sosyal medya tüketiminizi sınırlayın.
• Her gün fiziksel egzersiz yapmaya zaman ayırın. Evinizden bile esneme egzersizleri, yoga yapabilir ya da YouTube’dan egzersiz videolarını takip edebilirsiniz.
• Dengeli ve sağlıklı beslenin.
• Yeterince uyuyun.
• Alkol ve uyuşturucu maddelerden kaçının.
• Mümkün olduğunda rahatlamak için zaman ayırın ve/veya sevdiğiniz bir aktiviteyi yapın.
• Telefonda ya da görüntülü sohbet olarak arkadaşlarınızla konuşmak için zaman ayırın.

Bunlar kendi sağlığınızı korumak için yapabilecekleriniz. Ancak çalışanlarınızı ve iş ortaklarınızı da düşünmelisiniz. Örneğin;

• COVID-19 hakkındaki doğru bilgileri çalışanlarınızla paylaşın.
• Esnek çalışma saatleri sunun.
• İş yükü beklentilerini azaltın.
• Mümkünse ücretli izin/hastalık izni/aile izni gibi imkanlar sunun.
• Egzersiz ve beslenme ipuçlarını mümkün olduğunca paylaşın.
• Kısaca, ekibinizi elinizden geldiğince destekleyin.

Özet olarak

COVID-19 krizi, dünyanın her yerindeki bireyler ve işletmeler için hayatın aksamasına sebep oluyor. Ancak hepimiz aynı gemideyiz. Bu yazıda bahsettiğimiz stratejilerden işletmenize uygun olanları benimsemek, salgının etkilerini yönetmenize yardımcı olabilir.

Bir GoDaddy müşterisiyseniz, yardıma ihtiyacınız olduğunda bizimle iletişime geçmekten çekinmeyin.

Bu yazıya Ashley Grant, Brandi Johnson, Brenda Barron, Dan Hughes, Elizabeth Leer ve Erik Deckers katkıda bulundu.