Potansiyel bir müşteri bana bir web sitesinin ne kadara mal olacağını sorduğunda aklıma “Bir ip ne kadar uzundur?” sorusu geliyor. Bir ip herhangi bir uzunlukta olabilir, belki 40 cm’dir, belki de 40 metre… Ölçene kadar bilemezsiniz. Web siteleri de böyledir – maliyetini öğrenmek için ölçmeniz yani kapsamını belirlemeniz gerekir. Sonra da kurulum aşaması boyunca kapsamın dışına çıkmadığınızdan ve bütçeniz dahilinde kaldığınızdan emin olmak için ölçüm yapmaya devam etmelisiniz. Bu, başarılı proje yönetimi için uygulamanız gereken yöntemlerden sadece biri. Aşağıda sizin için daha fazla ipucu hazırladık.
Başarılı proje yönetimi nasıl yapılır? Web geliştiriciler için 3 önemli adım
Bu yazı, projelerinizi zamanında bitirmeniz ve bütçeyi aşmamanız için nasıl bir süreç izleyebileceğinizi belirlemenize yardımcı olacak. Bunlar benim ve ekibimin zor yoldan öğrendiğimiz dersler:
- Detaylı bir iş kapsamı oluşturun.
- Müşterilerinizle düzenli olarak iletişim halinde olun.
- İletişiminizi geliştirin.
Hadi başlayalım.
1. Detaylı bir iş kapsamı oluşturun
İş kapsamı, biri için yapmayı düşündüğünüz işin bir özetidir. Genellikle yapılacak işin tanımını, zaman çizelgesini ve maliyetini içerir.
İş kapsamı, proje için önemli beklentileri belirler. Bu önemli bir unsurdur çünkü her projenin, planlandığı gibi gitmediği takdirde başvurulacağı, tüm tarafların onayladığı bir kaynağa sahip olması gerekir.
Başarılı bir proje yönetimi için ilk adım olan iş kapsamının mümkün olduğunca detaylı olması gerekir. Sadece “bir web sitesi oluşturmak” demek yetmez. Bu, projenizin mahvolmasına neden olabilir. Hatta “5 sayfalık bir web sitesi oluşturmak” demek bile yetmez. Neden mi? İşte size “beş sayfalık bir web sitesi oluşturmak” kapsamının doğuracağı birkaç soru:
- Her sayfanın kendine özgü, özel bir tasarımı olacak mı?
- Her sayfa ne uzunlukta olacak?
- Sayfaların içeriğini kim yazacak?
- Her sayfada ne kadar içerik olacak?
- Fotoğrafları kim sağlayacak?
- Proje için fotoğraf çekimi yapan biri var mı? Varsa kim?
- Site mobil uyumlu olacak mı yoksa tamamen farklı bir mobil yaklaşımı mı olacak?
- Web sitesi kurma kısmına SEO çalışması da dahil mi?
- Web sitesi nerede barındırılacak?
- Müşteri, web sitesinde olmasını istediği tüm içeriklerin yasal haklarına sahip mi?
İyi hazırlanmış bir iş kapsamının bu soruların hepsine ve daha fazlasına cevap vermesi gerekir.
İşte, başarılı bir şekilde proje yönetimi nasıl yapılır konusunu öğrenirken, kendi iş kapsamınızı oluşturmanıza yardımcı olabilecek bir taslak:
- Proje bilgileri: Müşteri kim ve işi yapan kim?
- Proje özeti: Proje ne zaman başlayacak ve bitecek? Projenin çözmesinin amaçlandığı iş hedefi nedir? Proje beklenen iş hedefine nasıl bir çözüm getirecek? Projenin riskleri nelerdir (kısa teslim tarihi, bilinmeyen karışıklıklar)? Projenin teslim tarihleri (içerik teslimi, tasarımın tamamlanması, sitenin açılması) nelerdir? Bunların her biri nasıl teslim edilecek?
- Proje süreci: Bu projenin yapılma sürecinin nasıl olacağını açıklayın.
- Bütçe: Proje için net bir bütçe hazırlayın ve müşterinin tüm maliyetleri ve paranın nereye gittiğini anlayabilmesi için kalem-kalem ayırın.
- Proje kilometre taşları: Hem kendinizin hem de müşterinin, projenin belirlenen zaman ve bütçeye uygun ilerlediğini anlayabilmesi için belirlenecek kilometre taşları nelerdir?
- Proje yönetimi: Müşterinizle ne sıklıkta ve nasıl iletişim kuracaksınız? Müşteri kapsam dışında bir şey istediğinde ne olacak?
- Varsayımlar: Müşteriler için yapılan her projede bazı şeyleri varsayarsınız. Örneğin, müşterinin içerikleri üzerinde yasal haklara sahip olduğunu ve bu içerikleri başka web sitelerinden çalmadığını varsayıyor olabilirsiniz. Bu varsayımları ayrıntılı olarak listelediğinizden emin olun.
- Kabul: Müşterinin belgeyi resmi olarak imzaladığı bir sayfa bulunması gerekir, böylece müşterinin bu sözleşmeyi kabul ettiği kesin olarak belirlenmiş olur.
Bu yazımıza da göz atabilirsiniz: Web tasarım projeleri için teklif nasıl hazırlanır?
2. Müşterilerinizle düzenli olarak iletişim halinde olun
Bir işe başlamak ve tamamlanana kadar müşteriyle hiç konuşmamak bir projede yapacağınız en kötü şeylerden biridir. Çok çalışıyor bile olsanız, müşteri bunu göremediği için hiçbir şey yapmadığınızı varsayabilir ve gittikçe tedirgin olabilir.
Müşteri ile düzenli olarak iletişim kurmak, müşteriye projeyle ilgili gerekli bilgilerin verilmesini sağlar.
Bu hem size, hem de parasını ödedikleri işe duydukları güvenin artmasına yardımcı olur. Ayrıca, yaptıkları yatırım konusunda kendilerini iyi hissetmelerini sağlar.
Daha büyük projeler için, haftalık veya 2 haftada bir yapılacak bir iletişim planı oluşturun. Sideways8’deki ekibimiz, müşterilerle haftalık olarak görüşüyor ve o hafta yapılan çalışmaları ve gelecek hafta tamamlanması beklenen çalışmaları rapor ediyor.
Bu toplantıların ve raporların yapılması zaman alır, ancak bu zamanın ayrılması, müşterilerinizin projeyle ilgili olan (veya olabilecek) endişelerinin büyük ölçüde azalmasını sağlar. Müşteriyle sık ve düzenli iletişim halinde olmak, proje boyunca gerekirse küçük düzenlemeler yapmamıza da olanak sağlar. Böylece büyük sürprizlerle karşılaşmazsınız.
Başarılı proje yönetimi için proje durum raporu taslağı
Proje yönetimi nasıl yapılır konusunu öğrenirken, proje durum raporu hazırlamak için aşağıdaki gibi bir taslaktan faydalanabilirsiniz:
- Proje başlığı: İki tarafın da hangi projeden bahsedildiğinden emin olması için başlık atın.
- Proje vizyonu: Bu, proje için neler yaptığınızı açıklayan bir cümledir.
- Projenin sağlığı: Proje saat bazında ise, o güne kadar kaç saat harcandı? Bütçede kaç saat kaldı? Projenin yüzde kaçı tamamlandı? Projenin tamamlanmasına tahminen kaç saat kaldı?
- Bu hafta/ay tamamlananlar: Son proje durum raporunuzdan beri tamamlananların bir özetini yazın.
- Tamamlanacaklar: Bu rapor ile bir sonraki rapor arasında geçecek zamanda nelerin yapılması gerektiğinin bir özetini hazırlayın.
- Sorunlar/engeller: Sizi, işi teslim tarihine kadar yetiştirmenize engel olan şeyleri listeleyin. Örneğin, müşteri web sitesi içeriklerini zamanında size ulaştırmıyorsa, burada belirtin.
- Yaklaşan kilometre taşları: Bu rapor ile bir sonra hazırlayacağınız rapor arasında ulaşmanız gereken kilometre taşlarını listeleyin.
Proje durum raporu hazırlamak birkaç nedenden dolayı önemlidir. İlki, müşteriler e-postaları o kadar da dikkatli okumayabilirler ve sadece göz gezdirirken önemli ayrıntıları atlayabilirler. İkincisi, müşteriler telefon görüşmeleri sırasında da ayrıntıları kaçırabilirler. E-postaları, Slack gibi mesajlaşma uygulamalı, çocukları, köpekleri vs. dikkatlerini dağıtabilir. Üçüncüsü, bu raporlar herkesin onayladığı iş kapsamına giden kalıcı bir iz oluşmasını sağlar.
Bu raporlar, projenin neresinde olduğunuzu anlamanıza yardımcı olmanın yanı sıra, müşteriniz projeyle ilgili herhangi bir konudan memnun olmadığında size rehberlik ederler.
Haftalık bir durum raporu oluşturmak haftada 30 dakikanızı alabilir, ancak yapmadığınız takdirde çekeceğiniz baş ağrısı ve iletişim kopukluğu sorunları, rapor hazırlarken harcadığınız zamana değer.
3. İletişiminizi geliştirin
Projelerin zamanı ve bütçeyi aşmadığından emin olmanın son yolu, iletişiminizi bütünsel olarak geliştirmektir. Genellikle iletişimin kolay olduğunu varsayarız, ancak işimizde yaptığımız en zor şeylerden biridir. İletişiminizi geliştirmeye zaman ayırmak, işinizi her alanda etkiler, ama özellikle müşterilerinizle olan ilişkilerinize faydası olur.
İletişim, iyi dinleyerek başlar.
Bu, müşteriniz anlatacaklarını bitirinceye kadar konuşmalarına izin vermek ve bu arada bir yandan kendi vereceğiniz cevabı düşünmeden ve özellikle de lafa atlamadan, gerçekten dinlemek için bilinçli bir çaba göstermek anlamına geliyor. Çoğu müşteri, bir proje hakkında o anda akıllarına gelenleri söylerler, bu yüzden diyeceklerini bitirinceye kadar konuşmalarına izin vermezseniz, önemli detayları kaçırabilirsiniz.
Bana sormam öğretilen en iyi sorulardan biri şudur: “Bununla ne demek istiyorsunuz?” Müşteriniz bir proje hakkında belirsiz bir şey söylediğinde bu soruyu sorun ve cevabını not alın. Müşteriler sıklıkla sizin ilk başta düşündüğünüzden farklı bir şey söylemek istemiş oluyorlar.
Bir müşteri ile konuşurken, onlardan duyduklarınızı onlara geri söylemeyi atlamayın. Birini ayrıntılı olarak dinlemeyi ve sonra ona “söylediklerini sana tekrar edebilir miyim?” demeyi çok seviyorum. Sonra anlattıkları her şeyi özetliyorum ve doğru anlayıp anlamadığımı soruyorum. Bunu yapmak, onlara düşüncelerini başkasının ağzından duyma ve böylece farklı bir şekilde değerlendirme fırsatı veriyor. Ayrıca genelde daha iyi bir düşünme süreci ve daha iyi çözümlerin geliştirilmesini sağlıyor. Ve hiç olmazsa, müşterinin ne söylediğini dinlediğimi ve söylenenlerle ilgilendiğimi bilmesini sağlıyor.
Toplantılar ya da telefon görüşmeleri sırasında not almak da önemlidir.
Bir konuşmanın tüm önemli detaylarını hatırlayamazsınız. Not almak, bir şeyleri kaçırmadığınızdan emin olmanın tek yoludur. Ayrıca, elle not almak daha iyi dinlemenize ve anlamanıza yardımcı olur.
Bir toplantıdan (ya da telefon görüşmesinden) sonra müşterinize notlarınızın, çıkarımlarınızın ve yapılacakların (hem onların hem sizin) olduğu özet bir e-posta gönderin. Böylece müşterinizle başka bir temas noktası da yaratabilir ve güven oluşturabilirsiniz. Bu ayrıca toplantı sırasında onları dinlediğinizi ve ihtiyaçlarına özen gösterdiğinizi belli eder. Kendi sorumluluğunuzda olan ve karşı tarafın sorumluluğunda olan işlerin listelenmesi projeye dahil olan herkesin yapılacaklar konusunda hemfikir olması açısından da önemlidir. Bunu özet bir iş kapsamı ya da proje güncellemesi olarak düşünebilirsiniz.
Başarılı proje yönetimi için özet e-posta taslağı
Başarılı proje yönetimi nasıl yapılır konusunda ilerleme kaydettikçe, toplantı notlarını e-posta ile paylaşmak için aşağıdaki gibi bir taslak kullanabilirsiniz:
- Toplantı konusu: Toplantı ne hakkındaydı?
- Önemli notlar: Toplantı sırasında aldığınız en önemli notlar ve öğrendiğiniz en önemli konular nelerdi?
- Görevler: Hangi işleri yapmakla sorumlusunuz ve teslim tarihleri ne zaman? Müşteri hangi işleri yapmaktan sorumlu ve teslim tarihleri ne zaman?
- Sonraki adımlar: Bu toplantı sonrasında proje genelinde atılacak bir sonraki adımlar neler?
Bir projenin bütçesinden şaşmayacak ve zamanında tamamlanacak şekilde proje yönetimi yapılması iletişime ve gerekli olan her şeyin belgelenmesine dayanır. Eğer iyi iletişim kurarsanız ve her şeyi ayrıntısıyla belgelerseniz, sorun yaşamazsınız. Bunları yapmazsanız, her şey kontrolden çıkabilir. Seçim sizin.
