Bir web tasarımcı olarak müşterinizle resmi ilişkiler kurabilmek için teklif nasıl hazırlanır sorusunun cevabını bilmeniz gerekiyor. Potansiyel müşterilerinizle telefonla ya da e posta üzerinden konuşuyor veya yazışıyor olabilirsiniz, ama sıra işi almaya geldiğinde bir proje teklifine ihtiyacınız olacak.
Bir web tasarım teklifine neden ihtiyacınız var?
Proje teklifi, müşterinize sunacağınız çözümleri ve fiyatlandırmanızı içeren, yasal olarak bağlayıcı olmayan bir pazarlama aracıdır. Tabii, projenin temellerini içeren ve yasal olarak bağlayıcı olan çalışma bildirimi ya da ilgili taraflar arasındaki teknik ilişkiyi yönlendiren hizmet sözleşmesi gibi başka belgeler de vardır. Ancak şimdilik, proje teklifine ve teklif nasıl hazırlanır konusuna odaklanacağız.
Teklif nasıl hazırlanır, teklifinizde olması gerekenler nelerdir?
Ajansım Sideway8 için hazırladığımız tekliflerde şu an 10’dan fazla bölüm bulunuyor. Bunların bazıları kısa maddeler halinde listeler, bazıları ise 2 sayfa süren açıklamalar halinde oluyor. Şimdi teklif nasıl hazırlanır bölümlerine tek tek değinip en önemli kısımlarını açıklayacağım.
- Projeye Genel Bakış
- Proje Taslağı
- Standart Özellikler ve Projeye Özel Özellikler
- Zaman Çizelgesi ve Yatırım
- Varsayımlar
- Fikri Mülkiyet
- Şartlar ve Koşullar
- Onaylama
Hadi başlayalım.
1. Projeye Genel Bakış
Projeye Genel Bakışta, müşteriniz ve projeyi yapan (siz) hakkında genel bir bilgi vererek başlayıp işin ne zaman yapılacağı ve yapılacak işin tanımından da kısaca bahsedebilirsiniz. Son kısım kısaca şöyle olabilir; “Müşterinin hedef pazara etkin bir şekilde ulaşabilmesi için X, Y ve Z eklenmiş yeni bir web sitesi yapılacak.”
Teklifinizin şu anda bir bitiş tarihi yoksa, eklemenizde fayda var. Bir teklifinizde fiyat belirtip, size 2 yıl sonra geri dönen bir müşterinin sizden aynı fiyatı beklemesini istemezsiniz. Eğer piyasadaki konumunuzu güçlendiriyorsanız, bu sonradan sizi zarara uğratabilir.
2. Proje Taslağı
Bizim proje taslaklarımızda şu bölümler bulunuyor:
- Keşif ve Strateji
- Tasarım ve Yapım
- Kalite Kontrol ve Test
- Sitenin Yayınlanması
Her bölümde o aşamada ne yaptığımızı genel olarak 2-3 paragraf ile açıklıyoruz. Burada sizin projenizde yer vermeyeceğiniz bir aşama varsa o bölümü kaldırabilirsiniz.
3. Standart Özellikler ve Projeye Özel Özellikler
Özelliklere iki ayrı bölümde yer veriyoruz. Standart Özellikler, formlar, temel bir takvim, Google Analytics gibi unsurları içeriyor. Projelerimizin yüzde 95’inde WordPress kullandığımız için takvim ya da form oluşturmayı standart kabul ediyoruz. Bu unsurlara tekliflerimizde değiştirmeden yer veriyoruz.
Değiştirilecek özellikleri de Projeye Özel Özellikler kısmında belirtiyoruz. Örneğin, bir üçüncü taraf etkinlik takvimi API’sı entegre etmeniz gerekiyorsa, bu kısma ekleyebilirsiniz. Ya da CRM (müşteri ilişkileri yönetimi) yazılımına bir form eklemeniz gerekiyorsa, onu da bu kısımda belirtebilirsiniz. Hiçbir şeyi atlamamaya dikkat edin!
4. Zaman Çizelgesi ve Yatırım
Zaman Çizelgesi ve Yatırım, proje tekliflerimizin iki ayrı bölümü ama birbirleriyle yakından ilgililer. Projelerimizde her zaman başlangıç tarihi ve teslim tarihi belirtiyoruz. Ama proje içindeki her aşamanın ne kadar süreceğini (Proje Taslağı bölümündeki aşamalar gibi) belirtmek de önemli. Örneğin, “Keşif ve Strateji birinci aşama olacak ve iki hafta sürecek” gibi. Bunu her bölüm için yapmalısınız.
Zaman çizelgesi rahat ya da benim deyimimle “gerçekçi” olabilir, böylece yatırım da gerçekçi olur. Veya müşteri siteyi/ürünü daha erken isteyebilir, bu yüzden zaman çizelgesi kısalır ve fiyat artar.
“Kapsam kayması”nın projenin başlarında ortaya çıkabileceğini aklınızda bulundurun ve müşterilerinizin bu terimi bilmelerini sağlayın. Müşterinin proje başladıktan sonra yapacağı her eklentinin proje kapsamını genişleteceğinin ve bunun zaman çizelgesine ve fiyata yansıyacağının bilincinde olması gerekiyor.
5. Varsayımlar
Bariz olan (veya olduğunu düşündüğünüz) şeyleri bile listeleyin. İşte örnek olabilecek bazı genel varsayımlar:
- Sitenin hosting’i --- ‘den sağlanacak. (GoDaddy, tabii ki.)
- Alışık olduğumuz araçları ve eklentileri kullanacağız. Müşteri belirgin bir aracın kullanılmasını isterse, bu proje kapsamını değiştirebilir.
- Bulut nesne depolama alanı ya da Google Map API gibi herhangi bir üçüncü taraf ödemesi müşteri tarafından karşılanacak.
- Müşteri, stok görselleri tedarik edecek ya da satın almamıza izin verecek.
6. Fikri Mülkiyet
Fikri Mülkiyet hakları Hizmet Sözleşmesi’nde yer alır ancak teklif nasıl hazırlanır sürecinde de belirtmekte fayda var.
Yazdıklarınızı proje bittikten sonra da kullanabileceğinizden emin olun.
WordPress temaları için kendi hazırladığımız bir çerçevemiz var ve birlikte çalıştığımız büyük şirketlerden bazıları bu çerçeve üzerine kurulmuş bir web sitesi satın aldıkları için kodun tüm kullanım haklarını da onlara vermemizi istiyor. Bu hakkı onlara verirsek, kendi yazdığımız kodu bir daha kullanamayız.
Konsepti sadeleştirmek için müşterilerimize, “Bu kısım sizin kod ile ne isterseniz yapabileceğinizi, bizim de kod ile ne istersek yapabileceğimizi belirtiyor” diyorum. Bu konuda esneklik gösteremeyiz, çünkü bu kod bizim günlük olarak sürekli kullandığımız bir araç.
7. Şartlar ve Koşullar
Bu bölümde aşağıdaki unsurlar bulunuyor:
- Ödeme şartları
- Ücretler ve gecikmeler
- Hazırlanan şablonların, iş akışı belgelerinin, görsellerin vs. lisanslanması
- Müşteri revizyonlarının (kapsam kayması) ücretlendirilmesi
Ödeme şartlarımız yıllar içinde çok daha belirgin bir hale geldi. On yıl önce ödemenin yarısını önden, kalan yarısını ise site tesliminde alıyorduk. Bir sitenin içeriklerinin hazırlanması için 2 yıl ve 2 ay harcadıktan sonra bu sistemden vazgeçtik.
İşin yüzde 95’ini tamamladıktan sonra müşterinin bir “Hakkımızda” sayfası içeriği yazmasını beklemek pek de verimli olmuyor.
Ödeme şartlarını, yaptığınız işlerin karşılığını alacağınız şekilde bölümlere ayırmanızı önemle tavsiye ediyorum. Yani temelde önce paranızı alın, sonra işi yapın, tam tersini değil.
Tabii ki yapacağınız projeye uygun fiyatlandırmalara ihtiyacınız var, ama bu benim size rehberlik edebileceğim bir alan değil. Her proje farklıdır, bu yüzden hepsinin fiyatı da farklı olacaktır. Ancak yeniden başlama ücretlerini atlamayın. Eğer müşteri bir projeyi geciktirirse, projeye yeniden başlamak ve belirli bir yere getirebilmek size zamana mal olacaktır. Harcayacağınız bu zamanın da ücrete eklendiğinden emin olun.
8. Onaylama
Ana hedefimiz bu, değil mi? Burası müşteri imzasını istediğiniz yer. Böylece teklif nasıl hazırlanır aşamalarını tamamlamış oluyorsunuz.
Müşterinin kendini daha rahat hissetmesi için ekleyebileceğiniz, ekibinizin fotoğrafları gibi bonus bölümler de var. Ayrıca sağlayabileceğiniz “ek hizmetleri” de belirtip dilerlerse projenin kapsamını (ve tabii ki ücretinizi) artırmalarına yardımcı olabilirsiniz.
Teklif nasıl hazırlanır: Harika projeler harika tekliflerle başlar
Eminim şirketinizin hali hazırda bir teklif taslağı vardır. Ancak tekliflerinizin daha kapsamlı olmasını sağlamak için bu yazıda bahsettiğimiz bölümlerin birkaçını eklemeyi de düşünebilirsiniz.
Ayrıca, işinizi sağlama almak için hazırlayacağınız teklifi bir avukatın kontrol etmesini istemekte de fayda var. Böylece gelecekte herhangi bir yasal anlaşmazlık olduğunda kendinizi ve işinizi korumaya alabilirsiniz.
